淺談檔案管理信息平臺(tái)的深化與應(yīng)用

文/河南省遂平縣人民檢察院 李紅 潘恒亮

淺談檔案管理信息平臺(tái)的深化與應(yīng)用

文/河南省遂平縣人民檢察院 李紅 潘恒亮

信息時(shí)代的到來(lái)使得紙質(zhì)檔案遭到電子檔案的沖擊，電子檔案的使用率越來(lái)越高，并且不斷替代紙質(zhì)檔案，檔案管理也日益從常規(guī)的手工管理過(guò)渡到數(shù)字化以及信息化的管理模式，并且成為檔案管理的主要方法。

檔案管理；信息平臺(tái)；概述；作用；應(yīng)用

檔案管理可以說(shuō)是社會(huì)發(fā)展的重要組成內(nèi)容，對(duì)社會(huì)活動(dòng)當(dāng)中的各種信息進(jìn)行具體的記載，并且為人們對(duì)檔案的應(yīng)用提供便利。檔案管理是單位常規(guī)管理工作之一，管理質(zhì)量以及管理措施對(duì)單位的形象會(huì)產(chǎn)生一定程度的影響。

一、檔案管理概述

隨著信息化以及網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的來(lái)臨，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)當(dāng)中，并且成為必不可少的一種技術(shù)資源。在這一背景下，信息技術(shù)為檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供了新的方式。檔案管理的信息化程度日益提高，逐漸發(fā)展成為各個(gè)行業(yè)各個(gè)單位最為常用的檔案管理方式。檔案管理的信息化可以說(shuō)是當(dāng)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢(shì)。現(xiàn)代化的檔案管理工作當(dāng)中，檔案收集、檔案保存以及檔案整理都已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，從而在各個(gè)工作環(huán)節(jié)可以最大限度發(fā)揮人力、財(cái)力以及物力的價(jià)值，以最低的成本換取最理想的工作效益。

檔案管理平臺(tái)作為一個(gè)綜合性的平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)各種檔案資料的集成、整合以及分享。在應(yīng)用數(shù)字化檔案管理平臺(tái)后，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化以及在線使用，最大限度發(fā)揮檔案的作用，這樣一來(lái)才可以實(shí)現(xiàn)文件管理并且應(yīng)用現(xiàn)代化的管理理念。在檔案管理的時(shí)候，還需要參考世界標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)新理念的同時(shí)不斷創(chuàng)新管理方法，從而提高利用檔案資料的水平與質(zhì)量，為單位的管理以及生產(chǎn)決策提供信息支撐。不過(guò)在檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)過(guò)程當(dāng)中還存在一些問(wèn)題，檔案管理設(shè)備以及軟件不夠現(xiàn)代化，并且軟件管理系統(tǒng)的數(shù)字化和智能化水平較低。除此之外，因?yàn)殪`活性不夠，無(wú)法有效適應(yīng)機(jī)構(gòu)改變給檔案管理提出的要求，用戶在查詢使用檔案信息過(guò)程當(dāng)中的效率較低。部分單位使用的軟件質(zhì)量較差，在具體應(yīng)用環(huán)節(jié)容易導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的丟失。

二、檔案管理信息平臺(tái)的應(yīng)用

（一）已有檔案信息的信息化。在檔案管理信息系統(tǒng)當(dāng)中應(yīng)當(dāng)引進(jìn)文件模型，把檔案管理的核心轉(zhuǎn)移到檔案文件生成以及管理的時(shí)候，要提高檔案管理的質(zhì)量與效率。這就要求工作人員做好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，尤其是要做好文件壽命周期當(dāng)中的全面管理，直到檔案文件歸檔保存或者是銷毀。為真正實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，各個(gè)單位需要從以下幾個(gè)環(huán)節(jié)著手開展。首先是保證單位或者是企業(yè)自己開發(fā)或者購(gòu)買的各種管理軟件可以滿足檔案管理的要求。其次是企業(yè)單位需要改造已有的各種管理軟件，從而保證同檔案平臺(tái)的對(duì)接，確保檔案平臺(tái)能夠系統(tǒng)獲取檔案文件，最大限度發(fā)揮檔案管理的監(jiān)控職能。再次是在檔案文件管理過(guò)程環(huán)節(jié)，需要確定各個(gè)部門檔案管理的具體內(nèi)容、范圍以及職責(zé)，尤其是要提供檔案收集以及管理的接口，從而實(shí)現(xiàn)檔案文件的綜合性管理。最后是要做好工程項(xiàng)目檔案還有機(jī)械設(shè)備檔案的管理，特別是需要在工程項(xiàng)目施工的時(shí)候就明確檔案管理的范圍以及內(nèi)容、整理的規(guī)則，從而盡可能避免人為因素產(chǎn)生的不良影響，確保檔案管理的同步進(jìn)行。

（二）樹立新型檔案管理理念。在檔案管理的過(guò)程當(dāng)中需要樹立新型的管理理念，其中最為主要的是知識(shí)管理。這是現(xiàn)代化管理的新理念。在這一理念的指導(dǎo)下，單位需要把檔案當(dāng)作知識(shí)資源，檔案管理工作的中心也從文件管理過(guò)渡到檔案信息的管理，綜合使用各種現(xiàn)代化的知識(shí)管理措施，不斷改進(jìn)文件檔案收集、鑒定、整理以及服務(wù)等活動(dòng)。所以檔案文件的信息平臺(tái)需要具備以下幾個(gè)方面的功能。首先是資源應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)全面具體的覆蓋。一些檔案在傳統(tǒng)上并沒有引起工作人員的重視，但是這些檔案同樣擁有有價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)還有信息，需要加以整理，才可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位各種知識(shí)資源的共享。其次是要豐富檔案管理技術(shù)，比如訂閱檔案、推送檔案、收藏檔案以及其他的服務(wù)。推送檔案可以為用戶提供所需要的各種檔案資料，確保用戶可以及時(shí)獲取所需要的各種檔案治療。訂閱檔案則是讓用戶訂閱特定主題的檔案，信息平臺(tái)上出現(xiàn)用戶訂閱主題的檔案，就給用戶發(fā)送消息提醒。收藏檔案同專題檔案有一定程度的類似，將特定主題的檔案統(tǒng)一到一個(gè)文件夾里面。其他檔案服務(wù)主要是為用戶提供檔案的查詢，這樣一來(lái)用戶就能夠在不同的使用場(chǎng)景便捷地查詢自己需要的檔案資料。再次是實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化。在采集檔案資料后，信息平臺(tái)就需要分析檔案資料，從而不斷豐富平臺(tái)檔案內(nèi)容，也滿足用戶的需要做好準(zhǔn)備。

（三）紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)變。各個(gè)企業(yè)或者是單位，需要使用各種掃描設(shè)備實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，通過(guò)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行處理、錄入、歸檔、掛接以及質(zhì)量審查等作業(yè)流程，實(shí)現(xiàn)掃描文件的糾偏、去污以及格式轉(zhuǎn)換。通過(guò)一系列的處理措施，將紙制文檔轉(zhuǎn)化成為能夠供用戶瀏覽使用的數(shù)據(jù)。

綜上所述，在檔案管理持續(xù)改進(jìn)的進(jìn)程中，數(shù)字化信息平臺(tái)的使用可以說(shuō)是提高檔案管理質(zhì)量的要求。信息平臺(tái)的應(yīng)用有著不可替代的長(zhǎng)處，有利于提高檔案管理的效率，因此需要引起人們的重視。

［1］彭孟艷.檔案管理信息平臺(tái)的深化與應(yīng)用［J］.數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2015（05）:98.

［2］黃朝暉.淺談文書檔案管理信息電子化應(yīng)用［J］.蘭臺(tái)世界，2015（S3）:44-45.

［3］盧思宇.檔案管理信息化平臺(tái)的深化與應(yīng)用［J］.黑龍江檔案，2014（04）:134.