鄉鎮基層規建環所檔案管理的現狀及對策探討

文/重慶市涪陵區龍潭鎮規劃建設環境保護所 郭利佳

鄉鎮基層規建環所檔案管理的現狀及對策探討

文/重慶市涪陵區龍潭鎮規劃建設環境保護所 郭利佳

檔案管理工作是基層規建環所的基礎工作，是規建環所工作中的重要組成部分。隨著社會經濟的快速發展，粗放的檔案管理已經不能滿足當前發展的需要，建立完善檔案管理制度和提高人員素質已經是基層規建環所正在面臨和急需解決的問題。本文通過對規建環所案管理的現狀進行分析和研究，并對其提出相應的解決對策，以期為基層規建環所的檔案管理提供新的觀念和思路。

檔案管理；規建環所現狀；對策

檔案管理工作是基層規建環所的基礎工作，是規建環所工作中的重要組成部分。隨著社會經濟的快速發展，粗放的檔案管理已經不能滿足當前發展的需要，目前存在檔案管理的認識不足、檔案管理制度不健全的和人員素質不高等問題，這些現狀是基層規建環所正在面臨和急需解決的問題。本文就鄉鎮基層規建環所檔案管理的現狀及相應對策作簡要的闡述，希望對基層站所檔案管理工作提供有益的建議。

一、鄉鎮基層規建環所檔案管理工作的現狀

（一）對檔案管理的認識不足。受傳統認識影響，認為只有鄉鎮政府才需要檔案管理，基層站所檔案管理工作既不在上級檢查的范圍之內，也不受鄉鎮政府的約束，工作的好壞并沒有什么區別，甚至不做也可以。因此，鄉鎮基層站所普遍不重視檔案管理工作，投入的人力財力不足，很多檔案得不到有效的保護。

（二）檔案管理意識不強。檔案意識不強導致歸檔文件材料不齊全、不完整、不全面，多數基層站所內各工作人員無檔案管理意識，不重視日常工作中原始材料的收集保管，導致很多重要材料遺失或不知去向，到年終歸檔時只能有多少就歸檔多少。有的工作雖然非常重要，但因為沒有注意材料的收集，所以也就無法歸檔。另外，由于各業務人員對檔案管理的認識不同，最終形成歸檔文件材料不齊全、不完整的不利局面。

（三）檔案管理體制不健全。沒有按照《檔案法》的相關規定來做檔案管理工作，出現了各自為政的情況，導致重要檔案資料散存在個人或領導手里，給檔案工作順利進行造成困擾，不僅影響檔案資料的完整性，同時檔案的有效性也受到一定影響。重要檔案資料未移交當地政府檔案管理人員入庫，導致大量寶貴資料丟失，影響檔案資料的完整性和有效性。

（四）無專業檔案管理人員。鄉鎮基層規建環所檔案管理工作涉及規劃、建設、環境保護、綜合行政執法等，面廣，內容繁多，要求具備相應的專業知識、技術水平檔案管理人員專職管理。然而鄉鎮基層規建環所檔案管理是由各工作人員兼職，各自為政，沒有專職的檔案管理人員。同時這些人員只有負責工作的專業知識而缺乏必要的檔案管理專業素質，對檔案管理的整個工作不熟悉，程序不清楚，不能有效完成檔案的收集、整理、入檔、管理等工作，這必然會影響檔案管理工作的質量。并且這些兼職人員還有本職工作，導致檔案管理工作滯后或停滯。

二、鄉鎮基層規建環所檔案管理工作的改進對策

（一）強化檔案管理認識。檔案是一個單位過去和現在工作的全面反映，是具有保存價值的歷史記錄。實踐中，單位常常要根據以往的檔案資料來查找數據、依據和獲取經驗，所以，加強對《檔案法》的宣傳力度，要將對檔案管理的認識貫穿在日常工作中，認清基層規建環所檔案的作用和重要性，認清其史料價值、參考價值和服務價值。

（二）提高檔案管理意識。檔案是珍貴的事件記載，是重要的工作記載，是重要的史料、憑證和參考，具有唯一性和不可再生性，一旦毀壞或遺失，將很難彌補。具體而言，要加強檔案管理人員的責任意識、規范意識、服務意識和反饋意識，并將這些意識滲透于工作中，貫穿于工作的各環節，對于涉及重要工作和事件的檔案，要及時收集，積累并逐一分類，選擇合適的地方放置，確保檔案的安全、齊全、完整。

（三）完善檔案管理制度。要立足實際，不斷健全和完善檔案管理制度，建立高效的管理機制和可操作的程序，建立健全檔案管理人員崗位責任制，明確檔案管理人員的責任和義務。按照《檔案法》和有關業務規范標準，建立健全檔案管理收集、立卷歸檔、移交、檔案保管、保密、利用等檔案管理工作制度，盡可能的細化和明確責任，并使其具有可操作性，使檔案管理工作有法可依、有制可循。

（四）設立專業檔案管理人員。在鄉鎮基層站所中基本沒有專業、專職的檔案管理人員，都是由工作人員自己負責整理。由于不是專業的檔案管理人員，不懂得相關的法律和制度規范，在整理的過程中很難完整和齊全。加之，日常工作繁忙，人員流動大，很多檔案會隨著時間的推移和資料的累加而丟失。

要解決這一問題，就必須配備專業的專職檔案管理人員。對人員素質要求應該要有相應專業知識，熟悉檔案管理相關法律、制度和規范要求，對資料收集整理具有相關工作經驗的人員，并且要細心認真負責地投入到工作中。

三、結語

鄉鎮站所要采取措施解決現在檔案管理工作存在的問題，從認識、意識、制度和管理人員素質上下功夫，抓好每一步工作，環環相扣，就一定能改變檔案管理工作目前無序和混亂的現狀。