探究企業(yè)檔案管理社會化問題

文/山東省鄒平縣集祥房地產(chǎn)開發(fā)有限公司 高寶梅

探究企業(yè)檔案管理社會化問題

文/山東省鄒平縣集祥房地產(chǎn)開發(fā)有限公司 高寶梅

近些年我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，我國的企業(yè)也逐漸發(fā)展成熟。企業(yè)檔案管理對企業(yè)的持續(xù)發(fā)展具有直接的影響，企業(yè)檔案有效地記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史，針對企業(yè)的發(fā)展成果，企業(yè)檔案擁有第一手材料。要想提高企業(yè)的工作質(zhì)量和工作效率，就要將企業(yè)檔案管理形式進行創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理社會化，可以將企業(yè)檔案管理的科學性進行有效地提高。本文主要針對企業(yè)檔案管理社會化進行有效的論述。

企業(yè)；檔案化管理；社會化

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展走勢分析的重要資料，也可以有效地代表企業(yè)的發(fā)展形勢，因此企業(yè)檔案管理是非常重要的。利用我國傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理制度，無法適應現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展趨勢，利用不合理的檔案管理制度，對于企業(yè)的發(fā)展具有不良的影響。近些年企業(yè)檔案管理呈現(xiàn)社會化趨勢，企業(yè)管理檔案的成本得到節(jié)省，檔案管理更加科學化和精細化。企業(yè)檔案管理社會化，使企業(yè)相關的內(nèi)容變得更加透明，促進企業(yè)的發(fā)展。

一、企業(yè)檔案社會化管理的合理性分析

（一）降低企業(yè)的管理成本。檔案處理工作是企業(yè)必備的工作，要想利用自己的部門員工對檔案進行處理，那么工作量就會加重，企業(yè)的運營效率也會降低。針對企業(yè)的管理方面，要想將企業(yè)的運營效率不斷加快，那么企業(yè)檔案處理工作必須實現(xiàn)社會化的管理，將企業(yè)的管理成本有效地降低。一方面，可以將企業(yè)的人力和財力成本進行降低，另一方面，可以將中介檔案管理的運營效率有效地提高，其服務的對象比較集中，其服務流程也非常合理，也可以將中介檔案服務公司的管理成本進行有效地降低。針對檔案外包工作，就業(yè)機會不斷增多，使社會的分工合作更加合理，使企業(yè)的管理成本降低，促進企業(yè)的產(chǎn)品創(chuàng)新和研發(fā)。

（二）提高檔案資源的利用率。企業(yè)主要是利用外包檔案公司，有效的管理檔案，借用中介公司的人力資源，可以有效對接人才，使人才的利用效率不斷提高。利用外包公司，可以充分利用企業(yè)的檔案資源，這樣一來，檔案資源可以擁有更多的管理服務，具備更多的檔案，那么就會具備更多的 信息量，可以大規(guī)模的整合外包檔案資源，以企業(yè)利益為前提，那么市場就會具備更多的信息資源，市場人才庫就會具備更多的資源。總之，檔案社會化模式屬于一種新型的模式，可以有效地促進企業(yè)更好的運營，使現(xiàn)代管理更好的發(fā)展，使資源的利用效率不斷提高，使資源得到高效利用。

二、企業(yè)檔案管理社會化的表現(xiàn)

（一）實現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理。實現(xiàn)檔案管理的社會化，可以集中統(tǒng)一管理所有檔案，有效地實現(xiàn)檔案管理社會化。在社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展過程中，衍生出企業(yè)檔案管理社會化，和傳統(tǒng)的檔案管理模式進行比較，二者具有很大的不同。針對傳統(tǒng)的檔案管理，企業(yè)的內(nèi)部相關機構(gòu)主要負責員工的檔案。在實際管理過程中，需要以員工的級別和文化程度為基礎，有效的劃分企業(yè)的相關機構(gòu)。利用這種管理模式，很容易就出現(xiàn)管理混亂的情況。企業(yè)檔案管理社會化，可以有效地集中管理員工檔案，由相關的機構(gòu)集中統(tǒng)一管理員工的檔案，使檔案實現(xiàn)管理科學化。

（二）檔案管理科學化。企業(yè)知識資產(chǎn)中非常重要的一個部分就是企業(yè)檔案。企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動的基礎工作就是企業(yè)檔案的管理工作。企業(yè)檔案管理社會化的重要紐帶就是企業(yè)的資產(chǎn)，可以實現(xiàn)統(tǒng)一的管理，使檔案的完整性和準確性以及安全性得到有效的保證。

針對傳統(tǒng)的檔案管理工作，自身存在很多不足之處，通常采用的方法就是利用一臺微機軟件進行處理，但是檔案管理并沒有適應檔案網(wǎng)絡化的發(fā)展需要。利用的檔案管理手段比較落后，這樣一來，檔案工作就會受到不良的影響，逐漸增長的檔案利用需求無法得到滿足。企業(yè)對于檔案管理的工作缺乏重視，在實際管理過程中，并沒有完善的管理方案，檔案的管理缺乏科學性。檔案管理社會化可以將上述問題進行避免，檔案管理的準確性要想得到提高，在檔案管理的過程中，可以實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理和數(shù)據(jù)化管理，將檔案管理的工作效率在很大程度上進行提高。一些企業(yè)具有一些流動性比較大的員工，這樣一來員工的檔案管理就會變得更加煩瑣，檔案管理社會化，可以使企業(yè)流動人員的檔案管理提供更加方便的檔案管理服務，利用網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)管理技術，可以將人員流動檔案管理的程序得到簡化。

（三）避免出現(xiàn)自帶檔案的現(xiàn)象。自帶檔案的現(xiàn)象，很容易就使檔案流失，這樣一來，人員檔案管理就會面臨更多的困難。企業(yè)在錄用人員的過程中，不夠重視人員的檔案，員工檔案在員工自己那里，就會出現(xiàn)棄檔的情況。檔案對于員工是非常重要的，不僅職位的升遷需要用到檔案，保險業(yè)務的辦理也會需要檔案。企業(yè)檔案管理社會化，將自帶檔案現(xiàn)象進行有效地避免。相關的社會管理機構(gòu)利用檔案托管普查的方式，可以保證員工沒有出現(xiàn)自帶檔案的情況。

三、結(jié)束語

企業(yè)發(fā)展的重要記載就是企業(yè)檔案，企業(yè)檔案可以為企業(yè)的發(fā)展到來分析資產(chǎn)，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，為了促進企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展，使社會檔案管理得到創(chuàng)新，社會檔案管理機構(gòu)實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化和數(shù)字化，我國企業(yè)檔案發(fā)展的重要內(nèi)容就是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的社會化。

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