自治區疾控中心業務檔案管理的實踐

文/新疆維吾爾自治區疾病預防控制中心 杜曉梅

自治區疾控中心業務檔案管理的實踐

文/新疆維吾爾自治區疾病預防控制中心 杜曉梅

自治區疾控中心擁有著龐大的社會公共衛生資源，有效的利用這部分資源，能夠促進該區域的疾病防控工作的全面發展。本文主要通過分析探討疾控中心現狀，提出相應的改進對策，以求完善自治區疾控中心業務檔案的管理工作。

自治區疾控中心；業務檔案管理；現狀；對策

一、引言

疾控業務檔案是指疾控機構在履行職能、處理事務和日常管理中直接形成的、具有保存價值的文件，內容涵蓋了疾病預防控制、公共衛生服務和公共衛生管理等各方面工作，它們為疾控中心的各項活動提供有效的憑證和真實記錄。疾控業務檔案不僅包括紙質檔案還包括電子檔案及其他形式檔案。做好自治區疾控中心業務檔案管理工作有利于該自治區的疾病防控工作的進行。

二、自治區疾控業務檔案管理現狀

（一）紙質業務檔案管理。自治區疾病預防控制中心是一個公益性的全額撥款事業單位，肩負著自治區疾病預防與控制、突發公共衛生事件預警與處置、疫情監測與處置、檢驗檢測與衛生學評價、健康教育與健康促進、預防醫學科研和培訓等各項工作任務，是全自治區疾病預防控制業務指導中心、預防醫學研究中心、科研培訓中心和信息管理中心。該單位的領導層重視檔案工作的管理，為此專門建立了相應的檔案管理小組，根據各個部門的責任，建設了檔案管理網絡體系。結合實際的工作，建立健全了相應的管理制度。對紙質檔案進行統一集中的管理，并且對其進行科學規范的分類處理。現有的紙質業務檔案管理體系已經不能滿足現有工作的需求，需要結合實際情況進行相應的改進完善。

（二）電子業務檔案管理。隨著社會信息化的不斷發展，自治區疾控中心也建立了較大規模的信息網絡。該網絡包括一些疾控業務系統，他們的工作主要是進行業務信息的搜集、數據的同步方面的工作。此外，內部管理系統部署了財務核算管理系統、數據共享系統、檔案管理系統等多個信息系統。但是這些系統的建設沒有結合檔案工作的特殊性和技術性，導致各業務信息系統、辦公自動化系統不能與檔案管理系統有效的銜接，對于電子業務數據無法進行有效的管理。辦公自動化系統所產生的電子信息也無法納入檔案管理系統，不能實現信息的交互、共享。

因此，自治區疾控中心收集管理各業務系統所產生的業務電子文件。自從2003年非典之后，疾控中心就開始了電子數據的搜集，主要包括活動或項目形成的材料。后來，疾控中心開始以光盤為載體進行信息數據的歸檔，開始對文本、數據、圖像等各種形式的業務電子文件進行接收管理。盡管，每年在電子業務歸檔上對歸檔的范圍、內容、時間提出了一定的要求，但是在實際工作中的執行情況卻并不理想。普遍存在歸檔電子文件少，整理不規范等現象。為了規范管理該部分的工作，中心將電子文件、文本信息的歸檔管理納入年度檔案的考核。因為傳統紙質檔案的影響，導致檔案管理員不是很重視電子檔案的管理，在現在的信息化時代，這樣的做法顯然是不合理的。科學規范的檔案管理理念，能夠促進業務檔案管理工作的進行。

三、改進完善疾控業務檔案管理的對策

（一）加強電子業務檔案的收集歸檔。目前，疾病防控中心僅以光盤為載體對電子業務文件進行收集，針對此種情況，我們應該加強對電子文件用途的宣傳教育，讓管理人員摒棄重視紙質檔案而忽視電子檔案的觀念，同時對中心的檔案管理員進行系統規范的電子業務文件管理的知識培訓；定期對檔案管理工作進行審核，并且將審核工作納入到檔案工作的年度工作中去，整體的提升歸檔意識。加強對業務電子檔案形成的所有環節的監控，提高歸檔質量。對于不規范、不合格的電子文件，不予接收。

（二）解決各系統之間不能銜接的問題，建立電子業務檔案的安全保障體系。在網絡建設、數據系統的建設工作中要注意檔案工作的特殊性和技術性，以求解決各業務系統與檔案管理系統無法銜接的問題。確保電子文件的安全及完整，同時實現檔案信息的交互、共享。在銜接上要科學規范化，確保在工作進行中不會出現中斷的情況。電子業務文件主要包括業務系統安全、電子文件安全等，在管理上要嚴格按照相關制度進行管理，設置分級管理，確保檔案的安全性。針對電子文件規模的不斷擴大，應該換用磁盤作為載體對數據進行收集。各種重要的電子業務檔案數據，要在中心保留備份，并且定期進行核查，確保數據的完整有效。

（三）加快紙質檔案的數字化工作，加強中心各部門的合作。對于之前未實現保存的紙質檔案全部數字化，建設完善保存文件目錄和全文數據庫，使得用戶操作起來更加方便、容易。因為疾控業務涉及范圍廣、工作繁重，所以工作不僅只是檔案部門的，要各個部門相互配合。首先是對于信息的交流溝通，在這方面各個部門還需要再加強交流溝通。并且在之后的工作中，主要以檔案部門為主其他部門配合的形式進行工作。在業務檔案管理的過程中，檔案部門應該主動工作，及時地提出電子文件的歸檔要求及其他需要注意的部分及各個部門應該怎樣配合，便于各部門盡早準備，進行工作的配合。

四、結語

對于自治區疾病防控中心的業務檔案管理工作，應該更加的規范科學。因為這關系著該自治區疾病防控工作進行的好壞，我們只有做好了疾病防控，才能有效地避免一些疾病的困擾。我們應該有效的利用疾病防控業務檔案這部分的資源，為公共衛生做出貢獻。

［1］米東榮.疾控業務檔案管理實踐中的問題及應對策略［J］.辦公室業務，2015（06）:57-58.