提高檔案管理科學化水平路徑探索

文/山東省濱州市博興縣博昌街道辦事處 曹紅梅

提高檔案管理科學化水平路徑探索

文/山東省濱州市博興縣博昌街道辦事處 曹紅梅

檔案管理是檔案事業中十分重要的組成部分，近年來隨著信息科技的發展與進步，檔案管理手段和方法已經得到了很大的提升。提高檔案管理科學化、專業化、標準化水平成了當前檔案管理應該研究的方向。在實際的工作中如何切實提高檔案管理的科學化水平仍是一個重點，也是一個難點。

檔案管理；科學化水平；提高路徑

當前，隨著信息時代的到來，先進的計算機技術改變了人們管理信息的傳統方式。以往的檔案管理方式不僅效率低下、十分耗時，工作的準確性也有較大的問題。因此，面對新的社會形勢，檔案管理工作也必須做出相應的改變，運用先進的技術來提高自身的工作水平，滿足現代化檔案管理工作的實際需要。

一、檔案管理工作的現狀

檔案管理是指對各類檔案信息進行統一有序的存放和管理，以便提供方便快捷的檔案服務。不管是在高校還是在社會企業中，檔案管理工作都十分重要。因為檔案信息能夠為單位的決策以及行為提供必要的參考信息，提高各單位的管理效率，從而促進單位的發展與進步。檔案管理在我國由來已久，經過不斷的發展與完善，也初步建立起了檔案管理的層級制度。但是在實際的工作中，檔案管理仍然面臨著很多問題，阻礙了檔案管理科學化的進程。下面本文將對這些問題進行簡單的分析：

（一）缺乏正確的認識。檔案管理作為管理重要信息資源的工作，并不是可有可無的。而當前一些單位在發展中往往忽視了對檔案的管理。檔案管理的目的并不單純在于將信息存檔歸放，更重要的是檔案管理是一種提供訊息，服務于單位整體發展的一個組成部分。因此，工作人員不能忽視對檔案的管理工作，更應該認識到檔案管理的實質和作用，才能夠發揮檔案信息的最大用處。而當前一些檔案管理人員自身不僅缺乏深刻的認識和端正的工作態度，在檔案管理的專業能力上也有很大的欠缺，導致管理工作一直保持在落后的水平上。

（二）檔案管理方法落后。檔案管理是一項專業化的工作，管理方法的有效性直接決定了管理的最終效果。受制于工作條件和外部環境，檔案管理工作的管理方法還停留在十分傳統的舊方法上。這主要是因為相關人員沒有及時學習借鑒先進的管理經驗和管理技術，同時各單位由于重視不夠，在這方面的投入花費都嚴重不足。人工化的管理模式不僅管理效率低下，而且很容易出現管理混亂。嚴重時，還會出現檔案泄露或者遺失的情況，對于信息的安全構成極大的威脅。

二、提高檔案管理科學化水平的路徑

針對以上問題，檔案管理工作必須借用先進的信息技術，實現傳統管理方式的改革與升級。全面提高檔案管理工作的科學化、標準化、專業化水平，使檔案管理真正發揮信息源的積極作用。以下措施能夠切實促進檔案管理的科學化進程：

（一）樹立正確的管理理念。正確的管理理念是指導實踐的必要基礎。對檔案管理工作的正確認識應該是全方位、多層次的。首先各單位應該認識到檔案管理工作的重要性和必要性，給予足夠的資金支持和人才支持，挖掘檔案管理對于單位發展的促進作用。同時要認識到檔案管理工作不能只依靠人工式的管理，現代社會的信息管理條件下對檔案管理工作已經提出了全新的要求。其次是檔案管理的工作人員應該樹立正確的認識，以認真積極的工作態度不斷加強自身的專業能力，熟練掌握信息技術的使用，將之運用于檔案管理的工作實踐中去。為了適應檔案管理的新形勢，必須樹立服務型的管理理念，以實際的客戶需求為導向。

（二）建設完善的管理體系。檔案管理是一項十分復雜的工作，必須依靠完善的管理體系才能實現有效的管理。盡管當前各單位在構建管理體系方面已經做出了不少努力，但仍有很大的進步空間。在檔案管理的制度建設上，必須以科學化為指導思想，制定一系列有效的管理制度。對于制度建設中不足的地方，要根據實踐的經驗及時予以糾正和補充；不斷完善運行機制中空白的地方。這就需要將日常的檔案管理行為上升到理論化、制度化的高度，依靠制度的客觀性和穩定性來維持管理工作的有效性。而制度化的管理也更有利于管理工作人員的行為，激發工作人員的工作熱情。檔案管理制度的實施也需要進行監督，而監督又需要新的監督制度，也需要工作人員的廣泛參與。

不管是制度建設還是先進技術的引進，最終都是為了實現檔案管理的科學化。當然，科學化并不是一成不變的，而是隨著社會和時代不斷進步的。因此，檔案管理體系也應該是動態向上的，通過不斷的探索來調整管理機制，大膽進行改革創新，努力保持與檔案事業一致的步調。

（三）優化檔案管理方式。優化檔案管理的方法是提高科學化水平的直接途徑。一方面，管理手段的優化是至關重要的部分。由人工管理到電子化信息管理的過渡就是朝著科學化水平前進的必要步驟，因為電子化管理能夠以公正客觀補足傳統檔案管理方式中的不足，也是信息時代的今天對檔案管理提出的必然要求。先進的管理方法在歸檔信息、存檔備份工作上更注重系統之間的關聯性，能夠實現更多信息源之間的結合，從而實現檔案管理的核心價值。另一方面，檔案管理方式的革新往往意味著檔案不僅可以以紙質形式保存，還可以以電子信息的方式保存。兩種保存方式提高了檔案管理的安全性和可靠性。但是在實際的管理工作中，信息的安全問題不容忽視。紙質檔案必須防范遺漏、自然條件的侵蝕等問題，而電子檔案也必須防范電腦病毒、黑客等風險。

［1］鄧丹.關于提高檔案管理科學化水平的路徑選擇的探究［J］.經營管理者，2014（26）:298.

［2］李鐵英，徐華妹.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇［J］.經營管理者，2015（04）:317.

［3］呂清.分析如何提高檔案管理科學化水平的路徑選擇［J］.東方企業文化，2015（21）:183.