淺議新時期如何做好養老機構檔案管理工作

文/湖北省襄陽市社會福利院 武娟

淺議新時期如何做好養老機構檔案管理工作

文/湖北省襄陽市社會福利院 武娟

現階段，我國已經處于老齡化的狀態，同時，因為人們本身養老觀念的轉變，所以，養老機構的數量也逐漸增加，有效地緩解了老年人養老的問題。由此可見，強化養老機構檔案管理工作，推動其穩定發展，這已經成為社會福利化的關鍵。文章詳細地分析了養老機構的檔案管理工作，并且針對其中存在的問題提出了相應的改革措施，希望能夠做好養老機構的檔案管理工作。

新時期；養老機構；檔案管理工作

隨著社會經濟的快速發展，人口發展的速度也隨之提高，所以對人口年齡結構產生了一定程度的影響，導致老齡化現象的出現，與此同時，養老問題也逐漸受到人們的重視與關注，成為亟待解決的社會問題。而養老機構的產生有效地緩解了這一問題，但是，在其檔案管理工作中卻始終存在問題。因此，需要采取相應的措施，保證新時期養老機構的檔案管理工作正常開展。

一、養老機構檔案管理工作的問題

（一）檔案管理意識薄弱。在建立養老機構各種類型檔案材料的時候，會涉及多個部門，所以，也逐漸提高了檔案管理工作人員的工作要求，需要保證根據具體的要求來收集并整理，甚至是處理材料。但是，在現實工作當中，養老機構對于檔案管理工作的重視程度嚴重不足，而且管理意識也十分薄弱，同時，大部分的檔案管理人員都是兼職，而專業的管理人才卻嚴重匱乏。這樣一來，就使得合成材料所需的時間過長，很容易使檔案材料丟失或者是混亂。

（二）檔案管理制度不完善。當前，在養老機構的管理工作當中，制度種類很多，其中包括業務制度、后勤制度和財務制度等等，然而，大部分養老機構的檔案管理制度卻存在問題。所以，這樣就會導致檔案管理工作不明確，其統一性與規范性的特點并不明顯，所以，很難把檔案管理和養老機構發展相互關聯。而在此背景下，資料的完整性也會受到影響，進而導致資料內容的缺失與遺漏，最終只會使得養老機構中的重要歷史資料得不到相應的保存。

（三）檔案管理工作人員自身素質不高。當前，在養老機構中從事檔案管理工作的工作人員，絕大多數都是在其他部門中調取并兼職管理的，所以，其自身的檔案管理素質與專業理論水平都十分缺乏。根據實際的調查結果表明，絕大多數的養老機構檔案管理工作人員，其學歷并不高，而且知識結構也不健全，甚至檔案管理技術也很落后，所以，在信息時代的檔案事業發展中，傳統的檔案管理方式已經難以滿足其需要。除此之外，檔案管理人員自身的業務素質不高主要表現為服務缺乏主動性。而且，在養老機構檔案管理工作的專業工作人員數量有限，且素質不高，所以，嚴重地影響了整體工作的動力與其素質的提升。

（四）檔案管理不科學且設備落后。在我國社會經濟與科技快速發展的背景下，計算機與網絡技術逐漸被應用在各個領域當中。與此同時，電子文件與無紙化辦公的方式也有效地轉變了傳統的檔案管理模式。然而，卻因為客觀因素的制約與影響，導致當前養老機構在檔案管理工作方面的投入不足，很多養老機構都采用的是手工組卷的模式，所以，在檔案的保管以及保護方面存在一定的不足之處。

二、新時期完善養老機構檔案管理工作的具體措施

近年來，老齡化人口的數量逐漸增加，所以，使得養老機構任務也更加繁重。但是，因為檔案管理工作相對落后，因此，對于養老機構的進一步發展產生了嚴重的影響。為了更好地完善其檔案管理工作，就一定要采取相應的措施，進而確保滿足新時期養老機構檔案管理工作的相應需求。

（一）增強養老機構檔案管理意識。在單位發展的過程中，檔案的作用十分重要，不僅能夠詳細地記錄其發展的歷史，同時也是推動其可持續發展的重要信息資源。所以，不斷強化養老機構工作人員檔案管理意識，特別是領導人員的檔案管理意識，已經成為推動檔案管理工作開展的重要前提。與此同時，還應該把檔案管理工作和養老機構發展相互聯系與結合，確保養老機構的工作人員能夠深入地了解并認識檔案形成的重要作用。

（二）建立健全養老機構規章制度。在檔案管理工作開展的過程中，建立并健全養老機構的規章制度是重要的工作環節。所以，養老機構應該充分地利用自身特點，并且與相關的法律法規相互結合，不斷規范并統一不同類型檔案的管理工作，使得檔案管理制度的各個環節更加完善，推動其進一步地發展。

（三）提高檔案管理工作人員自身素質。在養老機構中，不斷提升檔案管理工作人員的素質水平十分重要。而養老機構中的領導人員則應該充分地意識到檔案管理工作人員素質在機構未來發展和建設過程中的重要影響。當前，檔案管理工作人員需要重視自身素質水平提高的重要性，并且利用多種形式和渠道來不斷學習檔案管理的知識，積極參加專業培訓，進而不斷增強其檔案管理工作的能力，更好地為養老機構發展做出巨大的貢獻。除此之外，還應該不斷改善檔案管理工作人員自身管理的觀念，使其服務意識提升，保證檔案管理工作更加規范。第一，管理工作人員需要提高對檔案的利用意識。在開展檔案管理工作的過程中，不只要對資料進行收集、整理和保管，而最重要的是要對其進行充分開發和利用，所以，最重要的就是要對檔案進行歸檔整理，并且總結出相應的材料，更方便進行查閱和使用。第二，應該不斷提高管理人員開放意識，將已經整理完成的材料編輯成冊，同時詳細地列出目錄內容，針對專題目錄需要利用計算機來整理和保存，進而有效地增加查閱的速度。第三，不斷提高管理工作人員服務意識。在養老機構檔案管理工作開展的過程中，管理人員一定要將被動服務轉變為主動服務，并且及時地了解并掌握相關信息內容，主動提供并利用所具備的檔案資料，使得服務質量得到提升，并且提高工作的效率，使得檔案資料的利用率得以提升。

（四）加大對養老機構檔案管理工作物資投入力度。因為傳統的檔案管理模式已經難以同當前社會的發展需求相適應，所以，在開展檔案管理工作的時候，需要積極地利用現代科技，進而更好地為養老機構提供所需服務，更好地開發并利用檔案的資源，進而為機構工作人員提供相應的信息資料。另外，還應該適當地加大檔案管理工作物資的投入，充分利用現代化的管理設備，與經濟和法律等多種手段進行結合，有效地提高檔案管理工作人員自身的素質能力。

三、結束語

綜上所述，在養老機構中，檔案管理工作是其日常工作內容之一，但同樣具有關鍵的作用，不僅能夠推動機構管理工作的發展，同時，也是其改革和發展的重要紐帶。所以，不僅要保證養老機構的領導更加重視檔案管理工作，還需要積極地培養檔案管理工作人員自身的知識水平與專業素質，進而為其提供更優質的管理服務，使得養老機構得到進一步的發展。

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