論新時期供電企業(yè)檔案安全管理

文/國網(wǎng)浙江杭州市余杭區(qū)供電公司 陳菊芬

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論新時期供電企業(yè)檔案安全管理

文/國網(wǎng)浙江杭州市余杭區(qū)供電公司 陳菊芬

【摘要】檔案安全管理是檔案事業(yè)發(fā)展的重大戰(zhàn)略，是電力記憶得以實現(xiàn)的保證。只有擁有了安全的企業(yè)檔案，企業(yè)的歷史記憶才能傳承，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理工作才能得以順利開展，企業(yè)的利益才能得以很好維護。而要實現(xiàn)企業(yè)檔案的安全，首先要樹立企業(yè)全體員工強烈的企業(yè)責(zé)任感和檔案意識，其次要有行之有效、切實可行的管理制度，同時，要積極開展現(xiàn)代化建設(shè)并科學(xué)運用現(xiàn)代化建設(shè)成果，最終實現(xiàn)企業(yè)檔案的安全。本文在分析新時期供電企業(yè)檔案安全管理內(nèi)涵與特點的基礎(chǔ)上，提出了加強檔案安全管理的對策建議，對相關(guān)理論研究和實踐工作具有重要參考意義。

【關(guān)鍵詞】檔案；安全；內(nèi)涵；對策

改革開放幾十年，市場經(jīng)濟讓人們深深感知了檔案是寶貴的信息財富，它為人們的生產(chǎn)與經(jīng)營，為人們的維護經(jīng)濟利益做出了巨大貢獻。作為經(jīng)濟命脈的供電企業(yè)，如何搞好企業(yè)檔案管理，確保檔案的安全，顯得尤為重要，應(yīng)作為企業(yè)一項極其重要工作，必須抓緊抓好。

一、新時期檔案安全的內(nèi)涵及特點

（一）檔案安全的內(nèi)涵。檔案安全是一項系統(tǒng)工程。從具體內(nèi)容上來看，檔案安全應(yīng)該包含檔案實體安全、檔案信息安全、檔案內(nèi)容安全以及檔案載體安全等方面。檔案安全應(yīng)該多層次多方面的，從所要實現(xiàn)的目標(biāo)上看，檔案安全必須從管理和技術(shù)上保證安全策略得以完整準(zhǔn)確地實現(xiàn)，安全需求得以全面準(zhǔn)確地滿足，這就需要針對檔案安全目的進行條件創(chuàng)造、氛圍營造的一系列制度安排，主要包括思想觀念和安全理念的更新，規(guī)章制度、保護技術(shù)手段等的統(tǒng)籌安排。

（二）新時期檔案安全的特點。從檔案管理工作實踐來看，檔案安全問題貫穿整個檔案收集、整理、保管與利用，貫穿于檔案工作的方方面面。同時，隨著新設(shè)備的應(yīng)用，信息技術(shù)在檔案工作中的快速發(fā)展，檔案保護的特點也越來越多：

1.涉及方方面面。檔案保護不僅表現(xiàn)在文件從形成、歸檔到利用整個過程之中，還表現(xiàn)在基礎(chǔ)建設(shè)、紙質(zhì)文件數(shù)字化、電子文件系統(tǒng)，突發(fā)性自然災(zāi)害等各種情況，這一系列過程及突發(fā)狀況都會給檔案保護工作帶來威脅，給檔案安全造成隱患。

2.載體形式越來越多。現(xiàn)在的檔案載體種類很多，有文書檔案、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案（包括照片檔案、多媒體檔案、實物檔案）、數(shù)字檔案、移動硬盤等各種各樣檔案，而每一種載體又各自不同，所涉及的保護手段也各不相同。

3.保護技術(shù)越來越高。由于檔案載體的多樣性，檔案保護技術(shù)需要更多的專業(yè)知識，有物理、化學(xué)、生物等要求，也有檔案管理軟件的要求，還有信息技術(shù)及維護的要求、各種各樣的專業(yè)技術(shù)，不論是哪種載體，要保護好檔案不被損壞，就必須提高技術(shù)要求，使檔案完整安全。

二、供電企業(yè)檔案安全管理的現(xiàn)狀

供電企業(yè)科技檔案占了整個企業(yè)檔案的絕大部分，一個工程的建設(shè)，它從開始到結(jié)束會涉及許多單位部門及人員，其中有設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位，而這些單位的資料不可能在同一人手中，這樣檔案資料的安全就存在一定的隱患。特別是10千伏及以下的工程資料，因為每年工程量大，涉及人員較多，有些資料形成不規(guī)范、保存比較隨意，等歸檔時，有些資料遺失找不到，檔案員就要幾番上下補充整改歸檔資料卻難達理想效果，使企業(yè)檔案安全事倍而功半。另外，隨著辦公自動化程度越來越深入，電子文件數(shù)量越來越多，以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化的存儲，這都給檔案安全管理帶來了新的挑戰(zhàn)。那么，我們?nèi)绾螌崿F(xiàn)企業(yè)檔案的安全呢？

三、新時期加強供電企業(yè)檔案安全管理的建議

面對檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢，針對檔案安全面臨的新問題，應(yīng)該從提高認識、加強監(jiān)管、完善體制、強化教育、培養(yǎng)人才等方面下功夫求突破，全面推進企業(yè)檔案安全管理，確保檔案的絕對安全。檔案安全在檔案工作中處于極其重要的位置，是檔案工作的生命線，各檔案部門必須時刻牢記，常抓常新。不僅要保證檔案在保管環(huán)節(jié)的安全，而且要保證檔案在利用環(huán)節(jié)的安全；不僅要保證檔案實體的安全，而且要保證檔案信息的安全。

（一）健全檔案機制 。企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，在公司領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心下，我公司綜合檔案室組建于1986年，1996年通過省級認定，1997年12月份通過國家二級驗收。歷屆領(lǐng)導(dǎo)都非常重視檔案建設(shè)，專門下文建立公司檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由總經(jīng)理親自分管，辦公室具體負責(zé)對全公司檔案的收集、整理、歸檔、保管、提供利用等工作，下屬各單位、部門均配備了專、兼職檔案員。將檔案工作納入全公司工作計劃和目標(biāo)管理，根據(jù)形勢發(fā)展和工作需要，及時研究、部署、檢查檔案工作，解決工作中的困難和重要問題，落實工作經(jīng)費，組織和督促檔案業(yè)務(wù)建設(shè)和管理，加強檔案工作隊伍建設(shè)，為檔案安全工作做好有力保障。

（二）提高檔案意識。“加強責(zé)任感，提高檔案意識”，這是不論企業(yè)檔案發(fā)展到哪一階段都應(yīng)當(dāng)強調(diào)的主題。“企業(yè)責(zé)任感”是前提，“檔案意識”為保障，因為只有具有較強企業(yè)責(zé)任感的職員，才會對所做的工作瞻前顧后，才會自覺地形成并保存工作中的重要資料。在這一前提下，再同時具有較強的檔案意識，就能把他形成并保存的重要資料安全移交歸檔。在工作中，每個生產(chǎn)、管理人員都要樹立“我是為企業(yè)辦事”的觀念，我今天完成的工作（工程），要考慮以后該項工作（工程）的檢查、驗證、審核、檢修、管理等工作的可開展性，即要形成完整、規(guī)范、合乎事實的檔案資料，并且，在我手里形成的資料，不但要自己找得到，而且要他人找得到，后人找得到，更不能將資料散失，應(yīng)把安全歸檔工作作為本職

工作的一個重要組成部分。

（三）完善管理辦法和制度。開展檔案法規(guī)、制度宣傳教育活動，提高全員檔案意識。宣傳貫徹落實上級檔案管理部門已制定的檔案管理辦法和各項制度，加大檔案工作考核力度，在強化執(zhí)行力，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化方面下功夫。并根據(jù)各單位實際情況進一步修訂完善有關(guān)檔案管理辦法、制度、細則等。特別要注重安全措施的組織實施，安全標(biāo)準(zhǔn)及安全制度的制訂等。在制度的實施過程中要注意以下兩點：

1.保障實體安全。 一個工程等該形成的具有憑據(jù)、參考價值資料所涉及的單位部門人員及其完整正確與否，最清楚的是該工程的主管。所以，如果工程等的資料歸檔工作不納入工程主管的工作職責(zé)，那么檔案管理員的工作會非常被動，并且該企業(yè)檔案的安全會較差。并且，就幾個檔案員（基層單位的話就個把人），對付接收移交資料、歸檔整理、利用服務(wù)、安全維護已忙得不可開交，況且工程很多，更別說要面對全企業(yè)的重要事項與工程，要從根本上解決問題，就得做到：各崗位專職規(guī)范形成資料，各部門領(lǐng)導(dǎo)、工程主管審核其資料的完整并督促安全歸檔，并將這項工作納入崗位職責(zé)與經(jīng)濟責(zé)任考核，甚至職責(zé)跟蹤負責(zé)。使各崗位專職尤其是各部門領(lǐng)導(dǎo)、工程主管將資料完整、安全歸檔工作落實于職責(zé)、落實于計劃、落實于日常工作中。

2.保障信息安全。保障檔案信息安全是企業(yè)各項工作順利開展的有力支撐。檔案信息安全保障有兩個基本方面：檔案信息系統(tǒng)安全保護和用戶信息保護。要確保檔案信息不泄漏給非授權(quán)的用戶、實體，在應(yīng)用數(shù)據(jù)加密的基礎(chǔ)上，還要運用故障應(yīng)急方案和多種預(yù)防性技術(shù)，做好數(shù)據(jù)維護、數(shù)據(jù)備份。電子文件是一種易被改動、易被竊取、易于傳播、易于消失的信息，特別是它還是一種不能直接識讀而必須依賴于特定的設(shè)備和軟件才能被讀取的信息，必須在不斷攻克相關(guān)關(guān)鍵技術(shù)的同時，建立完善的管理制度和規(guī)程，解決好電子文件的保真、保密、保存、保讀取等巨大難題。根據(jù)本公司實際情況制定周密細致、便于操作、切實可行的突發(fā)性災(zāi)害事故應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對火警、防臺防汛、地震、信息管理系統(tǒng)受侵害、意外事故等。

（四）加強基礎(chǔ)安全設(shè)施。加強檔案室及檔案庫房基礎(chǔ)安全設(shè)施建設(shè)，做好密集架、溫濕度自動設(shè)備的規(guī)范裝置工作，嚴格按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，把綜合檔案室（館）建成面積達標(biāo)、設(shè)施完善、功能齊全、安全保密、服務(wù)便捷、節(jié)能環(huán)保的檔案保管基地。切實改善檔案保管保密條件。嚴格按照有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)加快改造或新建、擴建檔案庫房，進一步提高檔案庫房的安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，采用先進的安全保密技術(shù)、設(shè)備和材料，改善檔案保管保密條件，確保檔案安全。

時代在不斷地進步，科技在不斷地發(fā)展，我們供電企業(yè)的檔案安全管理工作任重而道遠。我們要充分應(yīng)用新時期的科技條件，不斷探索安全管理的新途徑，讓電力記憶安全可靠地傳承下去，為供電企業(yè)的發(fā)展作出最大的貢獻。

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