論如何強化公文管理信息化建設

文/國網內蒙古東部電力有限公司 張毅 紅輪；國網內蒙古東部電力有限公司電力科學研究院 關悅

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論如何強化公文管理信息化建設

文/國網內蒙古東部電力有限公司 張毅 紅輪；國網內蒙古東部電力有限公司電力科學研究院 關悅

【摘要】信息時代的來臨讓整個社會都發生了翻天覆地的變化，尤其是在公文管理上的廣泛應用，大大地提升了公文以及公文處理的質量及效率，因此，當前強化公文管理的信息化建設十分關鍵也極其迫切。

【關鍵詞】信息時代；公文管理；信息化；強化

一、引言

公文對于國家行政機關來說十分重要，一直以來雖然有所發展但并不規范。自從20世紀80年代的信息浪潮以來，“公文管理系統”成了當時最受追捧的應用項目，能夠實現公文質量以及處理效率的大大提升。然而，這僅僅是一個開端，如何強化公文管理信息化建設仍然是一個迫切需要解決的問題。

二、公文管理信息化建設的基本概念

對于公文管理信息化的定義，是指對于原來公文管理，從紙質的管理模式向數字化管理模式轉變。那么公文管理的信息化建設又包含哪些內容呢？其主要包含：基礎設施的建設、標準規范建設、各級人才隊伍的建設等方面。通過電子計算機技術和互聯網技術，實現公文管理工作，并且賦予公文管理信息化建設的新意義。

三、公文管理信息化的特點

（一）功能實用性強。對于公文管理信息化系統的設計，需要以實際需求為準，進一步結合辦公系統，為辦公和實際操作提供便利。公文管理信息化系統將囊括各個部門的辦公環節，通過各個功能緊密結合，更好地實現公文管理信息化系統功能。

（二）操作比較方便。公文管理信息化操作系統的構成上，通過程序語言來進行開發，對個功能模塊進行區分，采用面向用戶的模式，方便用戶的操作，用戶操作簡單明了，并且不再像以往那樣各自擁有有限的資源卻無法互相分享，也不用過分擔心這種分享是否不安全，因為有加密技術加以保護。運用該系統可以將各部分、各個部門的數據進行整合，經過這樣的整合方便后期各部調用和查詢。在本單位范圍內，可以通過計算機、手機等實現數據的訪問，大大地便捷了工作。

（三）統一文檔管理，系統可擴展、易維護。以往的各部門的文檔、公文都十分繁多，管理工作十分繁雜、困難，該系統就可以解決這樣一個問題，實現了對文檔的統一管理，同時運用網頁形式給廣大用戶一個較為清晰的用戶界面，方便用戶工作提高工作質量。在建立文檔統一管理基礎上，進一步擴展系統、方便后期系統的維護，系統將集中運營、監控等功能為一體，為后期的維護人員提供便利。

四、如何進行公文管理信息化建設的強化

（一）確保相關設備的現代化。要想實現公文管理的信息化建設，那么最為基礎的要求就是對于相關設備的現代化。因此，在硬件方面應當配備功能較為強大、運算速度快、容量大等基本配置較高的服務器，在其他硬件設施如掃描儀、刻錄機等服務性硬件的分辨率要高；在系統軟件方面，功能要完善、操作便捷、兼容性好，同時在系統軟件維護方面要方便。

（二）公文數字化水平的加強。想要加強公文管理信息化建設就必須加強公文數字化水平，按照相應的標準，通過對每個部門的公文管理，計算出各個文件的使用率，再一步一步地將公文數字化。通過對各部門的信息收集，以各部門實際情況出發，利用掃描、刻錄等方式，將一些較為重要或是常用的公文進行數字化處理。

（三）信息化服務層次的不斷提高。信息化服務層次的不斷提高也是強化公文管理信息化建設的有效措施，就其內容而言表現在以下內容的實現：1.公文及公文管理一體化；2.各門類公文管理一體化；3.內部信息和外部信息一體化。以計算技術為基礎，充分的利用互聯網技術，建立起辦公室與檔案室一體化的公文管理中心，方便部門之間的聯系，實現企業管理的現代化。

（四）加強管理服務的網絡化。通常情況下，在一些較為特殊的行業中僅僅建立自己的局域網絡，來實現本企業、本部門的公文管理的同步存檔、同步整理、同步查詢等。在所建立的局域網中，公文的管理者，可以根據需求方提供的信息完成查詢、打印等，而對于已經數字化的信息內容，一定要嚴格按照規定來掛接外網，實現管理的資源共享。同時必須強調的是任何相關的管理人員都必須通過一定認證，才能進入管理界面，這也是出于安全性的考慮。此外還應當注意，在公共網上公布未經允許的公文管理信息是嚴格禁止的。為了確保公文管理安全性，應當采用更為高級的加密措施來確保信息的安全。

五、總結

總之，通過實現企業、部門的公文管理信息建設，不僅可以為企業之間、部門之間更為方便、快捷、高效地完成所需資料的查詢，同時也可減少檔案部門公文管理人員的工作量，方便人員的查詢，有利地提高了各個環節的工作效率，也為公文的使用提供了方便。在強調信息化的今天，各類辦公都以信息化為主，加快公文管理信息化的建設，有利于打破傳統公文的管理弊端，結合本部門的需要，推動更為高效的公文管理信息化的建設，全面推動辦公、管理信息化。

【參考文獻】

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