房產(chǎn)檔案信息化管理特點(diǎn)及應(yīng)對(duì)措施探討

文/運(yùn)城市房地產(chǎn)管理局 宋曉婷

房產(chǎn)檔案信息化管理特點(diǎn)及應(yīng)對(duì)措施探討

文/運(yùn)城市房地產(chǎn)管理局 宋曉婷

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，信息化技術(shù)在不同領(lǐng)域均得到了廣泛性的應(yīng)用。在房產(chǎn)檔案管理中，信息化管理已經(jīng)成為一種不可避免的發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)這樣的管理方式能夠提高房產(chǎn)檔案管理的效率與水平。本研究主要探討房產(chǎn)檔案管理信息化的特點(diǎn)，并且針對(duì)其管理過(guò)程中存在的問(wèn)題提出針對(duì)性的應(yīng)對(duì)措施，以此來(lái)提高房產(chǎn)檔案管理水平。

房產(chǎn)檔案；信息化管理；特點(diǎn)；應(yīng)對(duì)措施

房產(chǎn)檔案屬于國(guó)家檔案的重要組成部分，主要是通過(guò)臺(tái)賬、照片、卡、圖以及文件的形式對(duì)房產(chǎn)從初建到消亡的全過(guò)程歷史活動(dòng)進(jìn)行記錄，并且對(duì)其進(jìn)行歸檔處理。房產(chǎn)檔案不僅具有高度的真實(shí)性、有效性，而且具有較大的資源信息量。隨著我國(guó)信息化技術(shù)水平的不斷提高，現(xiàn)階段通常會(huì)采用電子信息化文檔方式對(duì)房產(chǎn)的資源信息與相關(guān)交易記錄進(jìn)行保存，在其保存的過(guò)程中，需要充分利用存儲(chǔ)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等多種高科技。本研究就房產(chǎn)檔案信息化管理的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行探討，具體如下。

一、房產(chǎn)檔案信息化管理特點(diǎn)分析

（一）信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化?，F(xiàn)階段，主要是通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息交流與傳遞來(lái)實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息化。通過(guò)對(duì)信息化平臺(tái)進(jìn)行充分利用，能夠在世界各地完成房產(chǎn)檔案信息的傳輸，有利于隨時(shí)進(jìn)行信息查詢(xún)，能夠促使需求者、房產(chǎn)開(kāi)發(fā)商以及房產(chǎn)管理部門(mén)之間進(jìn)行有效交流，并且還能夠充分發(fā)揮出房產(chǎn)檔案應(yīng)有的價(jià)值。

（二）資料存儲(chǔ)數(shù)字化。在對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中，需要將各種各樣的房產(chǎn)資源向數(shù)字化電子信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化，這些經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)化之后的電子信息能夠被計(jì)算機(jī)程度進(jìn)行讀取與識(shí)別，整合處理大量資料之后，便會(huì)有新的數(shù)據(jù)庫(kù)形成，進(jìn)而能夠建立起一個(gè)新的信息管理系統(tǒng)，收集、分類(lèi)、整理體以及存儲(chǔ)完成這些信息之后，有利于及時(shí)、方便地查詢(xún)到所需信息。

（三）查詢(xún)智能化。在信息化時(shí)代下，通常房產(chǎn)檔案信息都是采用數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，這能夠促使檔案信息網(wǎng)上檢索智能化，能夠進(jìn)行更加方便地瀏覽，在很大程度上減少了人力與物力的浪費(fèi)。

二、應(yīng)對(duì)措施分析

（一）樹(shù)立信息化管理意識(shí)。在進(jìn)行房產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中，不僅需要采用先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，而且其資金投入量也相當(dāng)大，管理人員與各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)其進(jìn)行充分重視，樹(shù)立起信息化管理意識(shí)。如果在進(jìn)行房產(chǎn)檔案信息化管理過(guò)程中，沒(méi)有強(qiáng)大的資金支持，并且沒(méi)有配備先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)系統(tǒng)與先進(jìn)的設(shè)備，這會(huì)對(duì)信息化管理帶來(lái)很大阻礙，并且會(huì)將管理水平降低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享。針對(duì)以上問(wèn)題，管理人員與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在房產(chǎn)檔案管理上形成信息化意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，加大資金投入，完善設(shè)備配備，引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，最終達(dá)到提高房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量的目的。只有檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)行業(yè)主管部門(mén)對(duì)房產(chǎn)檔案信息化管理進(jìn)行充分支持，并且將其建設(shè)作為重點(diǎn)，才能真正實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理信息化。

（二）提高管理人員素質(zhì)。首先，應(yīng)該定期對(duì)房產(chǎn)檔案管理人員進(jìn)行檔案資料管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，將其專(zhuān)業(yè)水平提高，促進(jìn)管理工作更好開(kāi)展。其次，房產(chǎn)檔案管理部門(mén)要設(shè)置檔案管理專(zhuān)業(yè)化知識(shí)培訓(xùn)課程，定期組織管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，將其管理操作技能與業(yè)務(wù)技能提高。管理人員在學(xué)習(xí)新技術(shù)以及新理論知識(shí)之后，將其應(yīng)用于具體的檔案管理工作中，能夠在很大程度上提高管理效率與水平。最后，要建立起科學(xué)的激勵(lì)與約束機(jī)制，采用合同制的方式來(lái)聘用管理人員，將其工作積極性提高，促使其個(gè)人潛能得到充分性的發(fā)揮。

（三）完善管理技術(shù)系統(tǒng)。信息安全系統(tǒng)、檔案咨詢(xún)系統(tǒng)、信息檢索系統(tǒng)以及信息歸集系統(tǒng)屬于房產(chǎn)檔案信息化管理過(guò)程中需要用到的四大系統(tǒng)。在進(jìn)行管理的過(guò)程中，要確保各種信息資料的全面性與完整性，并且對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的庫(kù)存信息進(jìn)行及時(shí)更新，確保管理信息的同步性。要對(duì)信息計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分利用，確保檢索系統(tǒng)的快捷性、方便性、多角度性以及多功能性，建立起多級(jí)檢索系統(tǒng)。要建立起完整的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，確保能夠多方面、多角度分析房產(chǎn)檔案信息，促使政府能夠適當(dāng)采用宏觀調(diào)控手段對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)結(jié)構(gòu)進(jìn)行有效調(diào)整，確保房地產(chǎn)市場(chǎng)的健康、平衡發(fā)展。

（四）利用與監(jiān)管檔案信息。在利用檔案信息過(guò)程中，應(yīng)該嚴(yán)格將房產(chǎn)檔案管理規(guī)范與我國(guó)相應(yīng)檔案管理法依據(jù)，然后再執(zhí)行，確保房產(chǎn)手續(xù)的完整性與規(guī)范性。除此之外，為了對(duì)房產(chǎn)檔案管理信息安全性與完整性進(jìn)行有效保證，管理者應(yīng)該拷貝檔案管理信息，并將其復(fù)制到可以進(jìn)行永久性保存的載體中，盡量不要在同一臺(tái)電腦中儲(chǔ)存所有檔案信息，采用一式三套的保管模式。最后，還要加大力度監(jiān)管檔案信息，確保檔案資源的有效性與完整性，謹(jǐn)防出現(xiàn)信息泄密或者丟失的現(xiàn)象。要嚴(yán)格遵照房產(chǎn)檔案使用權(quán)限對(duì)檔案進(jìn)行管理，采用科學(xué)技術(shù)措施，確保其安全性，最大程度上發(fā)揮檔案資源效用。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在房產(chǎn)檔案信息化管理模式下，能夠?qū)Ψ慨a(chǎn)檔案進(jìn)行快速、及時(shí)管理，進(jìn)而能夠在很大程度上將檔案管理的效率與質(zhì)量提高，有利于房產(chǎn)檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)。

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