信息時代醫院檔案管理實效的提升路徑

文/濟南市第二人民醫院 賈戎

信息時代醫院檔案管理實效的提升路徑

文/濟南市第二人民醫院 賈戎

借助信息建設來完善醫院檔案管理，已經成為時下醫院檔案事業發展的必然趨勢。基于此，本文從四個維度探討了信息時代醫院檔案管理實效的提升路徑，以期促進醫院檔案管理水平的不斷提升。

信息時代；醫院檔案管理；實效性；提升路徑

當前，傳統的醫院檔案管理方式已然無法滿足信息時代醫院檔案管理的要求。因此，在信息時代下，如何改善醫院檔案管理工作、推動檔案信息化建設進程成為醫院檔案管理人員面臨的新課題。為此，下面將從四個維度探討信息時代醫院檔案管理實效的提升路徑。

一、轉變思想，完善醫院檔案管理制度

信息時代，醫院領導首先要轉變思想，對檔案管理工作引起高度重視，并通過靈活運用創造性思維、發散性思維等多種方式來指導檔案管理工作。其次，要具備發展意識、人才意識，使醫院檔案管理工作能夠適應科技生產和互聯網技術的發展，采用信息化手段管理、處理檔案信息，為檔案的使用者提供便利。同時，醫院應當建立健全相關檔案規章管理制度，實現管理工作制度化、規范化。檔案的形式、歸檔、整理、保管等所有環節都應當有詳細、具體的規定，主要內容包括：1.明確醫院領導與檔案部門人員的職能，將檔案管理工作落到實處；2.對相關資料的收集和編制范圍進行明確規定，確保檔案的歸檔率、完整率與準確率達到預期目標；3.將檔案管理工作納入績效考核范圍。考核內容為資料收集、編制是否做到完整、齊全、準確、規范，責任是否落實到位；4.將檔案管理模式由過去的分散式轉變為集中式，實現現代化管理。

二、立足實際，加強檔案管理隊伍建設

信息時代，培養一批集較高檔案知識和信息水平于一體的檔案管理人才，是優化醫院檔案管理建設的關鍵。因此，檔案管理部門要立足實際，加強檔案管理隊伍建設，做好醫院檔案管理人員的培訓工作，使他們在熟悉檔案學基本原理和檔案管理方法的同時，能夠熟練運用計算機技術，以更好地發揮醫院檔案的作用。同時，要及時引進和培養優秀人才，建立檔案管理信息化的人才機制，提高檔案管理人員的待遇，改善工作人員的工作環境，滿足工作人員的生活需求，進而使其全身心投入到工作中。此外，醫院檔案管理人員自身也要不斷加強學習，提高綜合素養，以做好本職工作。

三、抓住契機，加快檔案管理信息進程

（一）完善醫院檔案信息管理制度。醫院檔案信息管理制度是進行檔案改革的方針，對具體的改革內容有著指導意義。醫院信息管理制度可以分為檔案審核、檔案借閱、檔案存儲以及檔案級別調整等多個方面。檔案不同的管理階段發揮著不同的作用，是檔案管理工作不可缺少的組成部分。在檔案審核環節，需要對檔案的各項內容進行仔細查看，確保檔案信息的完整；在檔案借閱環節，根據管理制度確定的權限，開展借閱活動，并對檔案進行跟蹤，確保檔案的完整性和內容的保密性；在檔案存儲環節，需要做到分類擺放，定期查看，避免紙質檔案變質，失去保存價值。

（二）提升醫院檔案信息化管理的安全性。檔案資源的安全性是檔案管理工作的重心所在。當前，數字化檔案資源管理工作也暴露出一系列安全隱患。因此，基于保障檔案資源安全的考量，應從下述方式著手改進：首先，應借助專業化培訓提升檔案管理者的安全防范意識；其次，應注重日常計算機網絡安全維護工作，加強網絡防火墻、網關病毒防御系統等網絡安全建設，落實電子實名認證制度，防止網絡外部攻擊對檔案電子管理系統造成破壞，以更好地在電子檔案信息的采集、傳輸、使用等環節中最大限度實現資源共享；最后，落實好醫院檔案信息資源的備份，以有效規避醫院檔案資源安全風險。

四、大膽吸收，借鑒國外檔案管理經驗

近年來，隨著信息技術的發展，互聯網已經走進人們的生活，互聯網技術的發展也使得現代數據成倍增加，醫院信息處理難度進一步加大。因此，要想提升醫院檔案管理實效，就要大膽吸收，借鑒國外檔案管理先進經驗。例如，20世紀90年代中后期，電子病歷檔案研究日益深入，美國、英國、芬蘭、荷蘭、加拿大、澳大利亞等國家紛紛組建專門的小組或團隊對電子健康檔案進行規劃，積極制定標準。此外，在借鑒國外檔案管理先進經驗的基礎上，還要積極學習、引進先進的信息錄入和管理系統。具體而言，醫院應加強信息化人才的引進和培養，為醫院檔案的信息化處理提供專業技術支持；在信息化處理的過程中，做好檔案的保存工作，避免信息丟失的同時，做好保密工作，設置嚴格的查看要求，減少資源的外流。此外，還需對電子檔案管理系統進行周期性維護，為網絡信息的穩定性和安全性管理做好保障工作。只有提前預防電子檔案的潛在風險，才可以充分發揮檔案信息化作用，促進檔案信息化的健康發展。

［1］陳婷婷.淺談信息化時代醫院檔案管理工作的創新［J］.辦公室業務，2014（3S）:165-165.

［2］楊子江.信息化時代醫院檔案管理工作之我見［J］.中小企業管理與科技，2015（14）:54-55.