婦幼保健院檔案信息化管理建設(shè)

文/博爾塔拉蒙古自治州精河縣婦幼保健院 古麗米拉·卡吉汗

婦幼保健院檔案信息化管理建設(shè)

文/博爾塔拉蒙古自治州精河縣婦幼保健院 古麗米拉·卡吉汗

社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步已經(jīng)在各方面影響著人們的生活，如今，我們可以借助新科技對檔案進(jìn)行信息化的管理，不僅可以省時省力，還能保證檔案的完整和準(zhǔn)確。本文從婦幼保健院檔案信息化的必要性說起，接著談?wù)摰氖菣n案信息化過程中存在的問題，并針對存在的問題提出幾點可行性的建議。

檔案管理；信息化；存在的問題；解決措施

婦幼保健院中的檔案是一個重要的信息，為了保護(hù)信息的完整性，婦幼保健院通常會專門成立一個檔案室，設(shè)置管理檔案的人員來對檔案進(jìn)行管理，并且采用的多是書寫的形式，這種雖然很實用，但是存在著很多問題，比如工作人員手寫的失誤，或者是管理中資料的損壞和丟失，都會影響檔案的準(zhǔn)確性和完整性。為了保證檔案的完整和準(zhǔn)確，也為了迎合社會信息化發(fā)展的趨勢，對婦幼保健院檔案進(jìn)行信息化管理是很有必要的。

一、對婦幼保健院檔案進(jìn)行信息化管理的必要性

在信息化的社會里，加強(qiáng)對婦幼保健院檔案的信息化管理是很有必要的。首先對檔案進(jìn)行信息化的管理可以促進(jìn)婦幼保健院整體的信息化和規(guī)范化的管理，提高醫(yī)院信息化、規(guī)范化的水平。其次，對檔案的信息化管理也是婦幼保健院工作的需要，婦幼保健院肩負(fù)著婦女和兒童健康的使命，對于婦女兒童的信息必須做到科學(xué)準(zhǔn)確的保管。其次，檔案的信息化管理可以提高婦幼保健院的工作效率，傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅檔案歸檔比較麻煩，而且檔案歸檔之后對檔案的調(diào)取和使用程序也有很多，造成工作效率低下。對檔案進(jìn)行信息化的管理，只需要一臺計算機(jī)就可以完成，并且歸檔之后，如果需要調(diào)動程序只需要打開電腦發(fā)出幾個指令即可，實現(xiàn)了對檔案的合理管理和科學(xué)配置，提高了工作的效率。

二、存在的問題

（一）婦幼保健院的信息化發(fā)展不均衡。由于地理位置和政策的原因，我國所有地方的發(fā)展水平并不一致，發(fā)達(dá)地區(qū)經(jīng)濟(jì)水平高而且科技信息比較完善，城市的信息化程度比較高，相應(yīng)的婦幼保健院的信息化也是比較高的，但是我國還有不發(fā)達(dá)的地區(qū)，這些地方經(jīng)濟(jì)實力有限，科技信息閉塞，婦幼保健院的信息化可能剛剛開展或者甚至是沒有開展，對于檔案的管理依然采用的是老方法，也可能存在著沒有專門的檔案室這種情況，對檔案的管理非常的松散。各個地區(qū)婦幼保健院的信息化水平不一，是婦幼保健院檔案實現(xiàn)信息化管理中存在的問題之一。

（二）沒有統(tǒng)一信息化的相關(guān)部門。實現(xiàn)婦幼保健院檔案的信息化管理是一項非常復(fù)雜的工作，因為每個保健院檔案進(jìn)行儲存時遵循的方式可能不一樣，而且關(guān)于檔案之間的信息又是不流通的，所以就造成了工作的困難性，目前為止還沒有一個專門的統(tǒng)一的對婦幼保健院檔案進(jìn)行信息化管理的相關(guān)部門。

（三）檔案的安全問題。社會的信息化在給人們帶來便利的同時，也帶來了新的問題，那就是信息的安全性。檔案信息一直都是婦幼保健院的核心信息，因此，在進(jìn)行檔案信息化管理的時候一定要注意檔案的安全性問題，但是在實際工作中卻有很多影響檔案安全性問題的因素，比如在對檔案進(jìn)行信息化時，操作人員的密保意識、責(zé)任意識以及操作能力等，同時還有計算機(jī)的設(shè)備問題、互聯(lián)網(wǎng)上的病毒等，都是威脅檔案安全的因素。

（四）檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高。婦幼保健院的檔案信息化管理屬于一項新的工作，緊跟著科技的步伐，因此需要檔案管理人員不僅要提高業(yè)務(wù)水平，還要掌握一定的信息管理技能。但是現(xiàn)在存在的情況是，在婦幼保健院檔案信息化管理的工作中，對檔案進(jìn)行管理的操作人員能力普遍不強(qiáng)，不能應(yīng)對工作中出現(xiàn)的各種問題。

三、解決對策

（一）提高管理檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。檔案管理工作具有雙重特點，一方面是一項業(yè)務(wù)能力很強(qiáng)的工作，同時又是一項具有服務(wù)性質(zhì)的工作，所以這就要求工作人員具有很高的工作水平，不僅需要工作技能，同時還要具有服務(wù)的意識。對此，可以挑選出工作能力強(qiáng)的員工進(jìn)行信息化管理工作的專門培訓(xùn)。

（二）加強(qiáng)對檔案的保護(hù)。如果實現(xiàn)婦幼保健院檔案的信息化管理，就一定要做好對檔案信息的保護(hù)工作、對此，首先要加強(qiáng)的就是管理人員的保密意識，可以在對管理人員培訓(xùn)的時候著重保密意識和安全意識的培訓(xùn)。同時還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)上的密保工作，最直接最有效的方法就是設(shè)置密碼。

（三）加強(qiáng)婦幼保健院信息化的建設(shè)。要想實現(xiàn)對婦幼保健院檔案的信息化管理，可以加強(qiáng)婦幼保健院整體的信息化。由于信息化可以形成一個系統(tǒng)，整體的信息化有助于檔案的信息化管理。對此，婦幼保健院可以引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，建立完整專業(yè)的數(shù)據(jù)庫以及安全系統(tǒng)等。

（四）建立一個統(tǒng)一的檔案信息化管理部門。工作中除了有強(qiáng)大的實施力和完善設(shè)備之外，還需要一個有能力的組織部門。組織部門的指揮在工作的開展中起著重要的作用，對此政府可以組建一個專門的小組來負(fù)責(zé)婦幼保健院檔案的信息化管理工作，在檔案信息化管理的工作中，有問題可以直接向這個專門的小組進(jìn)行反應(yīng)。

四、結(jié)束語

婦幼保健院檔案的信息化管理不僅符合了社會信息化的趨勢，還有利于婦幼保健院其他工作的開展，并且還能最大限度地發(fā)揮檔案信息的作用，是一件弊大于弊的工作，但是在實際開展中卻存在著很多問題，因此，需要我們對問題進(jìn)行認(rèn)真詳盡的總結(jié)分析并提出相應(yīng)的解決方案。

［1］秦偉.關(guān)于婦幼保健院檔案信息化及管理策略探討［J］.甘肅科技，2015，14（2）:145-146.

［2］陳從會，蔣會蘭，劉秀娟.關(guān)于婦幼保健院檔案信息化及管理策略探討［J］.中國管理信息化，2016，02（8）:168.