探究信息化背景下檔案管理技術創新模式

文/西安交通大學檔案館 房榮軍

探究信息化背景下檔案管理技術創新模式

文/西安交通大學檔案館 房榮軍

隨著信息化時代的到來，檔案管理技術創新也成了檔案行業新的工作內容。本文通過介紹檔案管理的創新技術——物聯網技術、云空間、云計算技術以及移動網絡技術。闡述了檔案管理技術創新必要性，最后介紹檔案管理技術創新下檔案服務新模式。

信息化；檔案管理；技術創新

計算機和互聯網的發展帶動了檔案管理新方式，傳統紙質檔案管理，不僅不利于查找，也不利于長期保存。而隨著計算機技術的普及，如今越來越多的檔案以電子檔案的形式被記錄并保存下來。新的檔案管理技術雖然使得檔案的調取和保存更容易，但也相應地提出了更高的技術要求，檔案信息化背景下的檔案管理技術需要更專業的人才，對電子檔案的管理必將成為未來檔案管理的重點。

一、檔案管理的創新技術

（一）物聯網。物聯網就是物物相連的互聯網，是在互聯網基礎上的延伸和擴展的網絡。物聯網的終端并不單是計算機，任何一個物的概念都有可能成為物聯網的終端，在網絡中相互聯系、通信。

（二）云空間。云空間是一種由服務器硬盤作為儲存空間的概念，在一個系統內，所有計算機終端的信息全部由總控服務器控制，所有的信息也都儲存于服務器，而這樣管理檔案的優勢在于，用戶可以通過操作網絡下的任意一臺計算機搜索自己想要的檔案資料。

（三）移動終端。如今，互聯網通信技術正在經歷飛速的發展，無線移動通信技術正逐步興起。無線通信技術連接各移動終端，包括筆記本電腦、手機、平板電腦等等，實現檔案管理的信息化后，管理人員可以通過自己的手機等移動終端產品隨時隨地查看并管理電子檔案。

二、檔案管理技術創新的必要性

（一）客觀需要。目前的儲存空間存在一定的瓶頸，對于傳統的紙質檔案來說，更多的檔案勢必需要擴展更大的空間以滿足需求，這樣一來會造成管理成本和土地使用成本的上升，而且每次擴建也需要一定的成本。當實現信息化管理之后，所有的檔案信息都可以保存到一枚小小的儲存卡、U盤或硬盤內，在極大地減輕了重量和體積的同時，卻增加了儲存空間。此外，隨著云技術的興起，可以通過云系統將檔案信息資源進行高效集成，實現檔案資源的有效利用。

（二）提升服務質量。檔案管理的服務質量是近年來廣大民眾比較重視的話題，因此，檔案信息資源應從傳統的以檔案查詢為主的單一服務模式轉向要求更高的可以被定制的個性化信息提供給用戶。

（三）實現信息化管理。在信息技術快速發展的時代，檔案也需實現信息化的管理，適應當今的社會發展節奏。在如今這樣一個信息爆炸的時代，無論是信息傳播模式還是信息量都極大地考驗著檔案管理的水平，因此，實現信息化管理對于提升檔案的管理效果具有重要意義。

三、檔案管理技術創新的模式

（一）文件歸檔方式。現代信息化的檔案在歸檔方式上可以充分利用計算機和互聯網技術，管理員只需要按照不同類別將檔案上傳至硬盤，無須走進檔案室將檔案袋置入相應的檔案柜中，如果應用了無線互聯網技術，管理員甚至可以遠程操作，只需要一部手機或者其他任何的移動設備就可以對檔案進行歸檔儲存。并且，如今wifi遍布，只要在有無線局域網的環境下，就可以實現零流量的大數據傳輸，完成遠程歸檔。不過考慮到目前依然有大量的紙質檔案，因此傳統的歸檔方式并不會就此消亡，在短期內，傳統歸檔方式、計算機網絡歸檔方式以及移動互聯網遠程歸檔方式將會共同組成檔案管理的歸檔方式。

（二）檔案儲存及共享方式。信息化時代下，電子檔案在儲存和共享方面都具有非常大的優勢。云空間技術實現了對檔案的信息化管理，使得檔案管理具有更強的更新性和可維護性，并且，云空間技術也提供了更新的服務和更先進的檔案儲存與共享技術。電子檔案改變了目前對紙質檔案在儲存模式上的單一以及無法共享的問題，電子檔案使得管理員能夠快速、方便的歸檔和查詢、搜索。通過云空間技術，所有的檔案均被儲存在服務器內，所有局域網內的計算機都可以隨時歸檔或調閱，免去了很多麻煩并降低了儲存的成本。不過云技術也帶來了一些問題，例如信息的安全性。在云技術下，任何一臺可以連入該局域網并獲取賬號密碼的用戶就可以隨意查詢、修改、下載檔案資料，并且破解檔案管理系統并不需要很復雜的技術，因此，對于機密檔案的儲存，應更加完善其云技術的安全性和可靠性。

（三）實物的存放管理。對于紙質檔案的儲存管理，可以采用數字標簽技術，它也是物聯網的重要組成部分之一。每一份檔案貼上數字標簽，并實現對數字標簽的遠程識別，那么，對紙質檔案的管理就可以變得如數字檔案一樣輕松、方便、高效。數字標簽可以記錄檔案的位置、編號、名稱等信息，管理員只需要使用相應的終端設備就可以快速找到所需檔案。而在對檔案進行管理時，管理員借助數字標簽可以使得自己在不進入檔案室的情況下對檔案進行簡單的管理。另外，數字標簽還有一大優勢便是對環境狀況的識別，當存放檔案的空間環境發生變化，變得不利于檔案保存時，數字標簽就能夠向管理員發出警報，提醒管理員做出相應的處理。

四、結語

檔案管理工作隨著時代和科技的進步而發生著本質上的改變，傳統的紙質檔案管理工作因大量的實物而顯得煩瑣和復雜，在信息化時代下，檔案管理技術的創新模式，使得現在的檔案管理更加高效、方便和準確。

［1］代全賀.信息化檔案管理技術的創新研究［J］.民營科技，2014，（9）:117.

［2］薛洪敏，宋桂玲.數字化時代檔案管理技術創新發展措施探析［J］.黑龍江科學，2014，（8）:178-178.