信息化環(huán)境下高校檔案管理改革

文/濰坊學(xué)院 王文杰

信息化環(huán)境下高校檔案管理改革

文/濰坊學(xué)院 王文杰

隨著我國(guó)大步邁入信息化時(shí)代，信息技術(shù)全方位地滲透到社會(huì)的方方面面，在這種信息技術(shù)高速發(fā)展的環(huán)境下，我國(guó)高校的檔案管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，傳統(tǒng)的高校檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足如今日益增長(zhǎng)的高校學(xué)生數(shù)量以及信息技術(shù)要求，亟待改革。而在信息化時(shí)代下，高校檔案管理強(qiáng)調(diào)對(duì)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，為高校的教師和學(xué)生打造信息化檔案管理平臺(tái)，建立一個(gè)完整完善的信息化檔案管理系統(tǒng)。

信息化環(huán)境；高校檔案管理；改革研究

一、高校檔案管理改革的必要性

（一）高校教育改革的需求。由于近年來我國(guó)各大高校所實(shí)施的擴(kuò)招政策，高校之間對(duì)于生源的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，很多高校通過自身的教育改革和教育設(shè)施的改革來打造高校品牌。這其中所涉及的高校內(nèi)部教育資源、學(xué)生信息等等都需要通過高校檔案管理工作進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)。換言之，高校教育的改革離不開高校檔案管理，因此，為滿足高校教育改革的需求，高校檔案管理的改革迫在眉睫。另外，不斷擴(kuò)招所帶來的龐大學(xué)生數(shù)量對(duì)于高校檔案管理也是一個(gè)巨大的考驗(yàn)，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)無法滿足大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和管理，高校檔案管理需要與信息化技術(shù)相結(jié)合，進(jìn)行信息化改革。

（二）信息技術(shù)發(fā)展所帶來的影響。隨著我國(guó)進(jìn)入信息時(shí)代，信息技術(shù)滲透到社會(huì)的各個(gè)角落，在信息化環(huán)境中，高校檔案管理需要有效應(yīng)用信息技術(shù)打造高效完善的檔案管理信息化平臺(tái)，為高校師生提供便利。通過信息技術(shù)完成高校檔案信息的共享，以滿足信息時(shí)代的要求。因此，高校檔案管理的改革成為信息技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物。

（三）計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展所帶來的影響。近幾年來，計(jì)算機(jī)儼然已經(jīng)成為我國(guó)各大高校教學(xué)和管理的必備工具，計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校教育中的普及程度也日益提高，越來越多的教師和管理者重視起計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。在高校學(xué)生中計(jì)算機(jī)也成為必備的日常工具，這給傳統(tǒng)的高校檔案管理帶來挑戰(zhàn)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，其在高校所扮演的角色將會(huì)越來越重要。高校檔案管理需認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性，將計(jì)算機(jī)作為高校檔案管理的新載體，進(jìn)行高校檔案管理的改革。

二、高校檔案管理改革的重大意義

（一）適應(yīng)了新環(huán)境下對(duì)于高校檔案管理工作的需求。高校是現(xiàn)當(dāng)代文化發(fā)展和傳承的最大載體，擁有最多的研究成果和最豐富的教育資源，高校檔案工作的價(jià)值就是挖掘高校自身的文化積淀、總結(jié)高校過去以來的發(fā)展軌跡、達(dá)成新的發(fā)展共識(shí)和發(fā)展理念。時(shí)代以及高校的不斷發(fā)展使得高校檔案門類條目不斷增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜，過去傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不足以滿足高校發(fā)展所需。而信息化環(huán)境下各個(gè)高校逐漸將信息技術(shù)應(yīng)用到日常的行政以及教學(xué)工作中，這使得檔案的載體不斷更新、容量增大、不穩(wěn)定因素增多，這些都需要高校檔案管理通過改革來加以改善。

（二）提高了高校檔案管理工作的效率和水平。高校不同于其他中小學(xué)，是各種前沿學(xué)術(shù)研究成果以及豐富教育資源的載體。高校能否有效利用這些豐富的資源，將龐大的信息合理地進(jìn)行共享，發(fā)揮其效益，為學(xué)術(shù)研究者提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高檔案管理的工作效率，這些都需要高校檔案管理的優(yōu)化與改革來實(shí)現(xiàn)。

（三）提高了相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)。高校檔案管理進(jìn)行改革的同時(shí)，相關(guān)工作人員也無可避免的需要進(jìn)行新的學(xué)習(xí)以具備新技能和新的檔案管理方法。這種檔案管理改革也逼迫著檔案管理工作者不斷學(xué)習(xí)不斷進(jìn)步，提升自身的專業(yè)素質(zhì)，同時(shí)培養(yǎng)他們對(duì)于信息技術(shù)方面的應(yīng)用技能，使得檔案管理工作者同樣也能夠與時(shí)俱進(jìn)，將自身的專業(yè)素質(zhì)和時(shí)代需求相結(jié)合，在信息化環(huán)境下通過學(xué)習(xí)得到新的提高和進(jìn)步。

三、信息化環(huán)境下高校檔案管理工作中存在的問題

（一）高校對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠。一般來說，各個(gè)高校對(duì)于檔案管理工作的重視程度都不夠高，部分高校甚至將其作為學(xué)校管理工作里的最末位。高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的不重視嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的改革和優(yōu)化，許多檔案管理者由于學(xué)校對(duì)于工作的不重視產(chǎn)生了懈怠心理，工作態(tài)度不夠認(rèn)真，從而影響了檔案管理的工作效率。此外，由于學(xué)校對(duì)高校檔案管理工作的不重視所導(dǎo)致的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不健全也會(huì)影響檔案工作的進(jìn)行以及優(yōu)化。財(cái)政投入較少，使得檔案管理的各項(xiàng)工作會(huì)由于缺少資金而無法順利展開，嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的改革。

（二）高校檔案管理的工作人員自身素質(zhì)有限。由于過去對(duì)檔案管理工作的不夠重視，許多高校的檔案管理工作崗位招不到青年人，只能由一些中老年人進(jìn)行管理，而當(dāng)下檔案管理信息化平臺(tái)和系統(tǒng)對(duì)于工作人員的信息技術(shù)水平提出了要求，使得許多過去的相關(guān)工作人員無所適用，造成了工作的不便。也有許多檔案管理部門自身對(duì)于工作的不重視導(dǎo)致工作態(tài)度不佳，內(nèi)部管理渙散，成員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，這些問題都嚴(yán)重影響和阻礙了高校檔案管理的改革進(jìn)程。

（三）高校檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)水平參差不齊。各個(gè)高校對(duì)于檔案管理工作的重視程度不同，基礎(chǔ)情況以及財(cái)力狀況也不盡相同，因此其檔案管理工作的基礎(chǔ)水平也呈現(xiàn)參差不齊、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的狀況。各個(gè)高校的檔案管理設(shè)施達(dá)不到同一水平，檔案管理系統(tǒng)構(gòu)成也相對(duì)多樣，各具特色。這些情況都導(dǎo)致各大高校之間檔案管理的硬件和軟件設(shè)施水平相去甚遠(yuǎn)，無法實(shí)現(xiàn)高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化，從而也無法通過檔案管理實(shí)現(xiàn)高校信息和資源的共享。

四、高校檔案管理改革的相關(guān)對(duì)策

高校檔案管理工作在信息化環(huán)境下存在許多問題，這些問題嚴(yán)重影響了檔案管理工作的改革。因此，在高校檔案管理工作進(jìn)行的過程中，需及時(shí)發(fā)現(xiàn)這些問題，端正檔案管理的工作態(tài)度，尋找合適的對(duì)策和方案解決問題，排除障礙，保證高校檔案管理工作順利改革。

（一）提高對(duì)高校檔案管理改革的重視程度。高校對(duì)于檔案管理工作的不重視是檔案管理工作中許多問題產(chǎn)生的根源所在，也是高校檔案管理改革過程中的一個(gè)重點(diǎn)解決對(duì)象。為了保證高校檔案管理改革的順利進(jìn)行，高校領(lǐng)導(dǎo)需重視檔案管理工作，提高高校檔案管理工作在整個(gè)學(xué)校管理工作中的地位。高校領(lǐng)導(dǎo)者和相關(guān)工作人員需通過自主學(xué)習(xí)了解高校檔案管理工作對(duì)于高校改革和發(fā)展的重要性，建立起檔案管理工作服務(wù)意識(shí)和完善的高校檔案管理工作系統(tǒng)。高校領(lǐng)導(dǎo)需要強(qiáng)調(diào)、落實(shí)并保障檔案管理工作的改革與進(jìn)行，從思想上重視起來，從行動(dòng)上落實(shí)起來，從措施上強(qiáng)化起來，推進(jìn)高校檔案管理信息化進(jìn)程。加強(qiáng)對(duì)于高校檔案管理的財(cái)政投入，購置檔案管理信息化所需的硬件設(shè)施，建立起高校檔案管理專項(xiàng)資金，給予檔案管理工作充分的物資支持。

（二）將高校檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。高校檔案管理工作隨著時(shí)代的發(fā)展日趨復(fù)雜化，各種問題在實(shí)際工作中不斷產(chǎn)生。為了避免檔案管理中各種風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，以及保障問題產(chǎn)生后的及時(shí)解決，高校需要建立一套完整且完善的信息化高校檔案管理工作制度，通過制度將高校檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，保證高校檔案管理的質(zhì)量。信息化環(huán)境下，高校檔案管理出現(xiàn)更多計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的新問題，檔案管理人員需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，成立專門的IT部門對(duì)信息化檔案平臺(tái)進(jìn)行管理和維護(hù)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全軟件對(duì)信息化檔案做出相應(yīng)的保護(hù)，避免因病毒等惡意攻擊所導(dǎo)致的檔案信息丟失。高校應(yīng)針對(duì)自身特點(diǎn)，制定出合適的標(biāo)準(zhǔn)和制度對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行管制，從管理者的工作時(shí)間、工作流程與考核體系等各個(gè)方面建立起相關(guān)制度，使得高校檔案管理更加規(guī)范化。

（三）大力培養(yǎng)檔案管理相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)。信息化環(huán)境下高校檔案管理相關(guān)工作人員更需要具備服務(wù)性素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)下的高校檔案管理不僅僅對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出要求，同時(shí)也需要工作人員具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，熟練對(duì)信息化檔案管理平臺(tái)進(jìn)行操作和管理。為了保證這一點(diǎn)，高校應(yīng)當(dāng)定時(shí)開展檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，提升其自身素質(zhì)，建立其與時(shí)俱進(jìn)、服務(wù)為上的工作理念，培養(yǎng)其良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。

五、結(jié)束語

科學(xué)技術(shù)和高校教育的不斷發(fā)展給高校檔案管理帶來挑戰(zhàn)，高校檔案管理需與時(shí)代同步進(jìn)行信息化改革，對(duì)工作中出現(xiàn)的問題提出相應(yīng)的對(duì)策并予以實(shí)施，將挑戰(zhàn)化為機(jī)遇，滿足高校發(fā)展和時(shí)代發(fā)展的需求。

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