淺議行政執法檔案管理工作中存在的問題及對策

文/曲靖市城市建設管理監察支隊 左曉敏

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淺議行政執法檔案管理工作中存在的問題及對策

文/曲靖市城市建設管理監察支隊 左曉敏

【摘要】行政執法檔案，它包括在執法過程中的各類文字、聲音、圖表以及電子載體等形式的記錄，內容比較復雜，再加上管理人員管理不當等影響因素，就使得行政執法檔案管理工作中難免存在一定的問題。本文主要就行政執法檔案的管理工作中存在的問題進行研究，首先分析在檔案管理中存在的問題，然后根據這些問題提出了一定的應對措施。

【關鍵詞】行政執法；檔案管理；問題及對策

隨著我國改革開放的不斷深化，以及近年來《檔案法》以及《檔案法實施辦法》的相繼頒布和實施，使得我國的檔案管理工作邁向了一個新的臺階。但是目前來講我國的行政執法檔案管理工作仍舊是不夠完善的，在行政執法檔案管理中仍舊存在很多的問題急需要解決。因此著手解決這些問題，進一步加強行政執法檔案的管理工作，切實提升行政執法檔案的管理水平和質量是急需的事情。

一、行政執法檔案管理工作中存在的問題

（一）行政執法檔案安全管理不夠規范，存在很多隱患。我國行政執法檔案的信息化管理才剛剛起步，目前很多的行政執法檔案管理仍然是采用傳統的管理方式，已經很難適應現階段對行政執法工作的需求，導致管理工作中的不規范、不合標準要求，檔案在收集以及處理的過程中還很容易出現肆意修改、整理不規范、利用環節隨意等現象。此外很多檔案管理部門對管理工作分工不夠明確，使得職責在分工過程中存在嚴重的交叉現象，檔案管理人員就會在履行那些交叉的職責的時候，存在懈怠心理；并且一些行政執法部門的下屬機構在進行檔案管理時，很容易造成檔案的缺失。

（二）行政執法檔案移交以及歸檔過程混亂。行政執法檔案管理工作本身是一種系統化的工作，它需要專門管理人員按照一定的規范進行相應的管理。但是在實際操作過程中，由于檔案管理人員很多不是專業的，他們在對檔案進行管理的時候，不知道哪些檔案應該歸到案件類，哪些應該放到行政審批類別；在對檔案文件盒的標準名稱上也存在很多的錯誤，使得在進行檔案查閱的時候比較困難，影響執法工作正常進行。

（三）行政執法檔案的整理方法不統一。整理方法的不統一主要體現在兩個方面：其一，在對行政執法檔案進行排列的時候所選用的排列方法不統一，有的進行單獨的排列，有的檔案作為文書檔案進行排列，還有的檔案既作為文書類檔案又作為一般檔案摻雜在其中。其二，檔案在進行裝訂的時候不用管理部門采用的方式，有的采用裝盒的方式，有的則采用組卷的方式。之所以存在以上現象是因為我國缺乏對行政執法檔案管理的制度規范，沒有根據各類行政執法的行業特點，規定統一的保管方式，從而造成了行政執法檔案管理的多元化。

（四）行政執法檔案專業人員業務素質不高。目前行政執法檔案專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發展要求懸殊較大。檔案專業出身的人員較少，知識結構不完善，學歷普遍偏低，現代科學知識貧乏，高層次檔案專業人才較少，從以上這些情況看，已不適應新形勢下的行政執法檔案事業發展，檔案管理人員的素質影響檔案管理水平。

二、做好行政執法檔案管理工作的幾點建議

（一）高度重視行政執法檔案的安全管理工作。加強對行政執法檔案的安全管理工作，首先就要從思想上給予高度的重視。為此，檔案工作者要認真學習《檔案法》，提高對檔案保護工作的認識。檔案管理的安全保護工作，是檔案工作者最基本的職責。維護行政執法檔案的安全，還要嚴格把好利用關，規范制度，嚴格手續，保證檔案在利用過程中做到不損壞、不丟失、不涂改、不偽造，確保不泄密，不失密。

（二）完善行政執法檔案移交以及歸檔。要根據行政執法資料的特點，制定、完善、健全收集制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規定收集；要嚴格按照各類行政執法檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內文件目錄、案卷（件）裝訂結實美觀。要實行各種門類、載體檔案集中統一管理，方便檔案的保管和利用。

（三）做好行政執法檔案信息化整理工作。隨著我國信息技術的高速發展，行政執法檔案的管理工作現已逐步走向信息化管理的道路，并且隨著現代辦公工具的普及和應用，檔案管理最終會走向信息化、現代化以及科學化。所以執法部門一定要順應當今時代的信息化發展大趨勢，把檔案管理的手段向現代化發展，在對檔案進行收集、整理、規整、分類、保管的時候要充分考慮計算機管理的需要，為行政執法檔案的網絡信息化管理打好基礎。

（四）加強對執法檔案管理人員的專業培訓力度。行政執法檔案管理工作是一項系統、復雜并且對專業性要求非常高的工作，要想保證我國行政執法檔案管理能夠適應信息化這種大環境，就需要培養這方面的專業化、復合型的人才。具體可以通過定期給這些行政執法資料規整的人員進行專門的培訓以及相關知識的教育，提升他們對執法資料的認識，加強他們對執法相關文件的處理能力，適應信息化時代的管理需要。

三、結語

綜上所述，隨著我國信息技術的不斷發展，行政執法檔案的管理工作一直在不斷地進步，但仍然是處在發展變革的道路上，處在摸索階段，難免會出現一定的問題。針對出現的這些問題，相關的部門一定要進行及時的處理，并且找出應對措施，確保我國行政執法檔案管理工作早日完善。

【參考文獻】

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