關于加強醫院檔案管理工作的思考

文/成都市新都區人民醫院 馬春榮

關于加強醫院檔案管理工作的思考

文/成都市新都區人民醫院 馬春榮

本文論述了加強醫院檔案管理工作的具體工作，以及加強醫院檔案管理工作的具體舉措。

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醫院檔案是衡量醫院質量管理水平的重要標識之一，是醫院管理過程中各方面的歷史記錄和真實反映。建立完整的醫院檔案管理，對于提高醫療質量管理水平具有重要作用。因此，加強醫院檔案的管理，對推進醫院管理工作的科學化、制度化，具有重要的意義和價值。基于這一認知，特對醫院檔案管理工作做一探討。

一、加強醫院檔案管理工作的意義

醫院檔案管理是衡量醫院質量和醫療管理水平的重要標識之一，加強醫院檔案管理，對推進醫療管理工作的科學化、制度化，具有重要的意義和價值。

（一）它是提高醫療質量和醫療管理水平的重要依據。醫院檔案管理是在日常醫療管理工作中所產生的資料，無論工作的不足和問題都會在相關的工作記錄上有所體現，因此，分析、研究、總結這些醫療工作記錄上的內容，可以直接發現問題、解決問題，進而推動醫療質量管理水平的提升。

（二）它是醫療改革和科學研究的重要依據。作為醫療工作情況的重要記錄，檔案記載了長期醫療工作、科學研究的真實情況，以及醫療管理工作中的經驗和教訓等，檔案可以提供針對性的參考和以往所總結出的各種經驗，從而促進管理部門及時有效制定出符合本單位實際的相關決策。

（三）醫院檔案是支撐醫療工作的重要依據。在醫療工作過程中檔案是最直接的參考資料，很多工作都是根據醫院檔案資料來掌握相關的具體情況，如果沒有完整、真實和相應的檔案資料，將無從佐證醫療管理工作水平，從而缺乏說服力和實證性。因此，從醫療工作評估的角度來看，醫院檔案管理工作尤為重要。

二、加強醫院檔案管理工作的具體展開

醫院檔案管理工作涉及醫院的各個環節，提高醫院檔案管理工作各個環節的科學性和有效性，將規范具體醫院各方面管理工作的展開。

（一）檔案的收集。醫院檔案的收集是醫院檔案管理工作的前提和基礎。在醫院各方面管理工作中，形成了諸多具有保存價值的文件資料，如文字、圖片、圖表、錄音、錄像等。作為醫院檔案的管理人員，必須對這些資料進行積極的收集、整理、分類、歸檔等，從而做好醫院檔案的管理工作。合理把握醫院管理文件材料歸檔的范圍，制定相應的檔案管理計劃，力爭做到對檔案的收集有計劃性和實效性。由于醫院部門多，檔案的來源相對分散，從而使得材料的搜集相對難度較大。從而容易產生漏檔的情況。這些問題都是我們在檔案的搜集環節中應該著力注意和避免的問題。

（二）檔案的立卷。在檔案的管理過程中，應尤其重視醫療檔案的歸檔工作。檔案的整理是一項復雜并細致的工作，同時，在醫療檔案整理的過程中必須按照嚴格的標準和要求進行。每份檔案材料從最初的形成到最后的立卷歸檔，都需要經過十幾項具體的內容，如分類、擬寫案卷標題、卷內文件排列、編頁碼、抄寫卷內目錄等等。此外，在檔案歸檔的過程中，應反映出醫療工作管理的全過程，從而確保檔案材料的準確性和有序性。

（三）檔案的保管。包括檔案的保存、借閱、返還等各個環節，必須要根據醫院管理的實際情況，制定相應完善的檔案管理制度，從而使得具體工作有制度可依、有制度可循。同時，對于檔案管理人員，應盡量挑選政治素質好，且具備一定的管理經驗的人員從事這項工作。

另外，隨著檔案資料越來越多，檔案管理信息系統的建立和應用具有現實性和高效性，以電子檔案代替紙質檔案的工作已勢在必行。因此，對于檔案管理人員來說，應掌握計算機多媒體等先進技術，同時可采用相關的檔案信息管理軟件對檔案進行管理，進而快速、便捷、直接地對教學檔案進行處理。

總之，對于醫療檔案材料的管理，必須如實反映醫療工作管理過程中的各個重要環節，同時應從具體的實際工作出發，遵循其自然規律和邏輯聯系，客觀體現醫療活動自身的特點。

三、加強醫院檔案管理工作的具體舉措

（一）建立健全檔案管理制度。對加強醫院檔案管理工作意義重大。具體來說，一方面要根據醫院的相關規定和標準，并結合本院的具體情況，制定相應的各項具體管理制度和檔案管理實施細則等。另一方面，要確立檔案管理人員的崗位管理制度和職責范圍，做到責權明確。各科要有明確兼職檔案人員，使全院職工充分認識檔案工作的重要性，這些都可以使檔案的管理工作朝著更加標準、更加科學的方向發展。

（二）加強服務意識。在檔案管理的過程中，要積極做好歸檔、查檔的工作。對于處在醫療臨床一線的職工來說，他們提供著醫療工作檔案的第一手材料，這些材料直接反映醫療工作的真實情況和工作進展。總之，應充分調動檔案管理人員的積極性，使檔案管理人員的工作能力有更高的提升，充分發揮檔案工作在醫療事業和科研工作中的重要作用。

（三）提升檔案管理人員的業務素質和能力。 檔案管理人員的業務素質和業務能力直接關系到檔案管理工作的水平，因此，要盡可能采取多渠道、多層次、多形式的方法，對檔案管理人員進行檔案管理知識的相關培訓，進而提升他們的業務水平，使得案管理人員具有一定的責任心和敬業精神，在工作中應樹立超前意識，主動摸索檔案管理工作的規律，從而優化具體的檔案管理工作。這些對于提升檔案管理工作水平具有重要的意義。

（四）提高檔案管理工作的現代化水平。隨著高科技事業的不斷發展，我們應當更新觀念，逐步將先進的檔案管理技術和檔案管理設備引入到具體的檔案管理工作中來，從而實現檔案管理的信息化、科學化，同時，可建立網上查找檔案服務平臺，從而方便進行資料的檢索和查詢，更進一步發揮檔案管理工作的實效作用。