大數據時代背景下的檔案管理探討

文/臨汾市城市建設檔案館 李宏偉

大數據時代背景下的檔案管理探討

文/臨汾市城市建設檔案館 李宏偉

因特網的誕生開啟了信息時代，隨著信息時代的到來，也來開了大數據時代的帷幕。由于網絡資源共享性的特征，大數據時代下的信息也達到了最大量化。信息量龐大的特性要求各大企業或者政府部門設立檔案管理機構，以便降低信息的繁雜性，提高工作效率。在本文中將根據大數據時代背景下現存的檔案管理問題做出分析，提出對應的管理方法來提高檔案的管理效率。

大數據時代；現存問題；管理方法

隨著人們維權意識的不斷提高，人們對個人信息或者團體信息的安全性和完整性的要求也不斷提高。所以，完善檔案管理方式，建立健全檔案管理體系是大數據時代中必不可少的工作。檔案管理體系的建立應該以信息公開透明化、數字智能化為原則，提高對檔案管理信息化的重視度，確立管理制度，加大檔案管理行業的監督力度，培養專業的管理人員，尊重智力創造者的知識產權。

一、大數據時代背景下檔案管理的現存問題

（一）檔案管理人員培訓力度不足，知識技能更新緩慢。信息化檔案管理中包括了檔案收集、檔案分類、檔案歸整等業務，這些業務都需要檔案管理人員運用嫻熟的技術提高檔案管理工作的高效性。但是有很多企業和政府機構的檔案管理部門都出現了專業管理人員缺乏、信息化管理手段低、員工老齡化嚴重等問題，并且檔案管理部門也沒有為管理人員制定培訓計劃，所以管理人員的知識和技能更新慢。信息化檔案管理檔案通過計算機網絡管理，需要管理人員掌握計算機操作技能和信息化處理知識，管理人員的業務處理能力僅僅局限于日常管理工作是無法達到信息化檔案管理工作要求。

（二）網絡管理虛擬性強，知識產權的保護系數低。對于當前的檔案管理市場還是存在著許多管理不善的問題，再加上網絡交易的不確定性，致使檔案管理的安全系數不足。傳統的檔案管理一般以現實交易為主，檔案提交者的查閱需要通過檔案管理者的確認才能進行，針對檔案管理過程中的變動因素，檔案管理者可以隨時取消或者改變管理手段，這在很大程度上都保證了檔案提交者的合法權益。而相對于傳統的檔案管理而言，大數據時代下的檔案管理大多數都是使用網絡管理，一些不良分子會利用網絡的虛擬性故意破壞檔案管理系統，導致了智力勞動者的知識產權無法得到完全的保障。

（三）檔案管理行業監督力度不足，缺乏健全的擔保機制。檔案管理行業中缺乏健全的擔保機制，知識產權保護法的條例不完善，智力勞動者的維權意識薄弱，這些原因都會使得第三方監管產業的引入。檔案管理行業的監督制度沒有對擔保機制進行嚴格的控制，致使一些不良商家為了謀利而鉆空子，破壞了檔案管理市場的現金流通秩序。并且，在檔案管理出現問題時，由于檔案管理提交者向檔案提交者收取的管理服務費用較低，為了避免麻煩，很多檔案提交者都選擇自行承擔成本損失。

二、大數據時代背景下檔案管理的改善措施

（一）積極合理應用大數據平臺，提高檔案管理的安全性能。在如今這個高科技發達、信息更新發展迅速的高科技時代背景之下，檔案管理首當其沖需要做到的是將網絡信息這個平臺運用到極致，并建立起一個同時對檔案管理人員以及檔案提交人員有益處和便利之處的操作系統。第一，需要針對檔案管理單位的信息化基準進行適當的加強優化，令其能夠獲得為自己所用的大數據平臺；第二，充分有效地利用大數據平臺，使有關的檔案管理事項能夠和該平臺磨合、接洽，并就檔案管理的工作流程進行相應的改善；最后，需要根據信息的發展和需求，以及大時代背景之下，檔案管理的發展趨勢，積極努力地提升檔案管理信息平臺的安全性能，就安全程度進行有效的改進，需充分運用嚴苛的內部管理和控制機制，來提升和保證檔案管理的安全性。

（二）加強大數據時代背景下的檔案管理制度。檔案管理的服務對象是具有針對性和特定性的，因此，必須確保檔案管理的準入制度在不斷地提高，而且，不同檔案管理部門的管理標準和管理范疇不同，需要合理依據所管理的檔案內容來制定或改善檔案管理的相關制度。例如，不同地方檔案管理部門需要了解并針對其轄區的特色和內容來制定合適的檔案管理準入機制。在針對檔案管理部門本身進行改進優化的同時，需要就檔案管理的相關法律責任進行明確的劃分，這能夠充分保障檔案管理的效率。另外，檔案管理的信息化基準應該做到定期的優化更新，要養成對檔案的有關文本進行加密等相關安全措施的實施習慣，以此來避免黑客或不法人員的侵害。

（三）建立健全合理有效的檔案管理監督機制。當下的信息技術發展突飛猛進，有關的政府部門需要針對檔案管理部門的經濟投入量進行適當的增加，這樣才能夠確保檔案管理部門有足夠的財力來不斷提升檔案管理的相關軟硬件及系統的條件，以此來適應當下時代的潮流。同時，有關部門需要就檔案管理的信息化能力進行有效的改善優化，強化相關檔案管理者的信息技術能力，這是因為，檔案管理者的能力越高，處理檔案信息的效率就越快、越高，才能保障大數據時代背景下檔案管理的順利發展。另外，檔案管理者對于大數據相關知識的認知和掌握也是不容小覷的，相關部門需要加強檔案管理者在這方面的培訓。還有一點就是，需要不斷發展和培養優秀的新技術人員，為大數據時代背景下檔案管理的發展儲備足夠的人才資源。

三、結束語

在這個高科技的21世紀，網絡技術和信息技術都得到了很大的提升并仍在迅猛地發展，時代發展的潮流給我們帶來了巨大的信息量，而這些龐大的信息庫又衍生出了數據，那么大數據時代的產生，在給檔案管理工作帶來發展機會的同時，也給檔案管理的工作帶來很大的挑戰。因此，在這樣的一個時代背景下，需要針對大數據進行更加深入的認知、探究，積極充分地利用大數據的相關技術，是提升檔案管理的重要手段。

[1]蔡靜.大數據時代下檔案管理的價值提升研究[J].廣東科技,2015(06).

[2]朱紅云.試論基于大數據時代背景下的檔案管理方略[J].經營管理者,2016(21).