高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)研究

文/大連工業(yè)大學(xué)綜合檔案室 張敬 黃睿

高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)研究

文/大連工業(yè)大學(xué)綜合檔案室 張敬 黃睿

本文從高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實意義入手，分析了電子檔案建設(shè)中面臨的問題，并提出了檔案信息數(shù)字化建設(shè)的策略，力求對檔案事業(yè)的發(fā)展有所啟發(fā)和參考。

高校；數(shù)字化；電子檔案；研究

在高校管理的內(nèi)容中，檔案管理無疑是一項重要內(nèi)容。檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)工作，它反映了高校的管理建設(shè)水平。檔案是學(xué)校發(fā)展的真實見證，客觀的記錄了學(xué)校在學(xué)科建設(shè)、隊伍建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及人才培養(yǎng)等方面的過程和取得的成績，同時也為高校的發(fā)展提供了借鑒和依據(jù)。

電子檔案作為檔案資源的重要組成部分，它與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比更加快捷和方便，電子檔案可實現(xiàn)資源共享，多名使用者可以同時利用同一份電子檔案而不受時間和距離的制約，提高了檔案的利用率，降低了檔案資源的利用成本，并且提升了檔案部門的服務(wù)能力。

一、高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前，大多數(shù)高校檔案館都使用了檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行構(gòu)建，實現(xiàn)了檔案的信息化著錄、打印、檢索等功能。各高校檔案館對實體檔案進(jìn)行的數(shù)字化處理主要分為兩部分：一是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，二是對各類聲響載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。基于高校檔案數(shù)量巨大、內(nèi)容復(fù)雜的特點(diǎn)，對其進(jìn)行管理需要投入大量的人力、物力和財力，因而，應(yīng)提高對整個檔案工作尤其是檔案數(shù)字化的重視，使檔案工作能夠適應(yīng)新形勢，跟上時代發(fā)展潮流。

二、高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)存在的問題

高校檔案信息化建設(shè)面臨著諸多的挑戰(zhàn)。首先便是對電子檔案未形成系統(tǒng)性、完整性的認(rèn)識。相對于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案還屬于新興事物，因此很多檔案建設(shè)與管理部門的工作人員的思維方式和工作觀念還相對落后，缺乏對電子檔案的全面了解和深入認(rèn)識，限制了電子檔案功能與價值的充分發(fā)揮。第二，電子檔案質(zhì)量普遍偏低，目前，國家對電子檔案質(zhì)量的規(guī)范還不完善，很難達(dá)到其真實性、完整性、可靠性及可用性要求。第三，電子檔案的存儲不穩(wěn)定性使其不具有永久保存的條件。由于電子檔案的生成和管理都需要借助計算機(jī)等電子設(shè)備來完成，而現(xiàn)如今電子科技發(fā)展迅猛，更新?lián)Q代快，管理者難以了解和掌握這種變化。二是存儲設(shè)備不穩(wěn)定。電子檔案一般存儲在U盤、硬盤等儲存設(shè)備上，這些儲存設(shè)備與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比穩(wěn)定性較差，易受自然環(huán)境（例如溫度、磁場、載體結(jié)構(gòu)）和運(yùn)行環(huán)境（例如：計算機(jī)操作平臺、病毒、軟件接口）等的影響。對電子檔案的使用年限造成了一定的制約。三是電子檔案難以避免被黑客攻擊、病毒入侵等威脅，使電子檔案在生成、發(fā)送、接收、存儲以及保管等環(huán)節(jié)存在被泄露、竊取、篡改或偽造的風(fēng)險。

三、高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的必要性

（一）信息量巨大。由于高校檔案文件來源廣泛且分散，有教學(xué)、黨群、行政、基建、科研、財會等眾多類型的檔案。這些檔案類型不一，結(jié)構(gòu)異構(gòu)，信息量巨大，需要電子設(shè)備有足夠的存儲空間來對其進(jìn)行管理。以電子檔案的形式存儲計算，假設(shè)一個移動硬盤的存儲容量為500G，若按照紙質(zhì)檔案每頁2*103個漢字計算，則此移動硬盤大約可存儲130000頁的紙質(zhì)檔案，為檔案信息的存儲節(jié)約了海量空間，也減少了檔案管理工作的人力和物力開支。

（二）數(shù)據(jù)價值高。一是電子文件的應(yīng)用能有效地保護(hù)檔案原件；二是大量的電子文件可以通過電腦查閱，從而提供最優(yōu)的檔案利用服務(wù)。

（三）查詢速度快。電子檔案具有快捷查詢和檢索的功能，用戶可以根據(jù)標(biāo)題、作者、關(guān)鍵字、日期等任意一條檢索信息查找所需的檔案，不必像傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案那樣進(jìn)行手工翻頁查詢，第一時間滿足檔案信息需要，以提高檔案利用效率，體現(xiàn)檔案信息推動高校發(fā)展的驅(qū)動力。

四、高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的對策研究

（一）加強(qiáng)法治建設(shè)，解決電子檔案的法律效力問題。檔案法律是檔案事業(yè)發(fā)展的重要保障，也是檔案利用的重要依據(jù)。為切實加強(qiáng)電子檔案安全管理，我國出臺了《電子檔案移交與接收辦法》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)定級工作指南》等法律法規(guī)，對檔案的數(shù)字化推進(jìn)提供了制度保障。

（二）建立健全電子檔案管理機(jī)制。為進(jìn)一步提升電子檔案管理工作質(zhì)量，必須制定與之相對應(yīng)的檔案管理制度。這就要求我們要結(jié)合國家現(xiàn)行的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)和學(xué)校歸檔管理的切實情況，制定一套完善的管理對策與管理準(zhǔn)則，使各個部門的檔案工作能夠有章可循、有法可依。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案數(shù)字化建設(shè)需具備較強(qiáng)的管理技術(shù)水平和安全制度措施。因而，要強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，不斷拓展專業(yè)知識，提升綜合水平，以達(dá)到專業(yè)技術(shù)能力的適應(yīng)性要求。

電子檔案業(yè)務(wù)的發(fā)生和發(fā)展實際上是信息社會發(fā)展的必然。電子檔案的利用工作是我國檔案管理事業(yè)的新課題，也是檔案信息資源利用的新亮點(diǎn)。我們應(yīng)借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來創(chuàng)造檔案信息利用的新局面，更好地利用和管理電子檔案業(yè)務(wù)，更加準(zhǔn)確、安全、完整、快捷的向用戶提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在高校電子檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作邁向新臺階的同時，必然會出現(xiàn)不少的新問題，只有步伐堅定，才能推動高校檔案工作邁向新的征程。

[1]盧森林.關(guān)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館藏檔案數(shù)字化的思考[J].蘭臺世界,2014(6)∶34-35.

[2]孫海燕.試論高校檔案管理信息化建設(shè)[J].蘭臺世界,2014(7)∶21-22.