加速檔案信息化建設(shè)步伐之我見

文/秦皇島市城鄉(xiāng)建設(shè)局城建檔案館 劉尋

加速檔案信息化建設(shè)步伐之我見

文/秦皇島市城鄉(xiāng)建設(shè)局城建檔案館 劉尋

隨著信息時(shí)代的到來，人們的生活變得日益信息化和多元化，無論是工業(yè)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，還是交通建筑工程，或是生活購物出行，生活處處都需要信息技術(shù)的支持。目前，信息化建設(shè)已經(jīng)成為影響國家地位的重要因素，只有大力發(fā)展信息化產(chǎn)業(yè)，加快我國信息化建設(shè)的步伐，才能提高我國的綜合國力。在信息化大發(fā)展的背景下，將檔案信息化建設(shè)已然是未來檔案行業(yè)運(yùn)行的主要趨勢和模式。本文對(duì)信息化檔案構(gòu)建的重要作用進(jìn)行了探究，并對(duì)其具體措施和途徑進(jìn)行分析。

信息化建設(shè)；檔案建設(shè)；信息化措施

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)深入到人們工作和生活的方方面面，因此檔案事業(yè)在此背景下也必然向信息化的方向發(fā)展，信息化建設(shè)可以完成多層次、跨系統(tǒng)、多分類的檔案資源建設(shè)系統(tǒng)，從而保證合理對(duì)信息資源進(jìn)分配。信息化建設(shè)是檔案管理工作的主要發(fā)展手段，所以，必須要對(duì)相關(guān)的構(gòu)建方式和管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)信息化建設(shè)的發(fā)展，進(jìn)而提高檔案管理的及時(shí)性和效率性。因此，結(jié)合目前的趨勢，我國檔案信息化建設(shè)是必然趨勢，是發(fā)展我國信息化技術(shù)的必要手段。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

我國檔案事業(yè)在信息化的大背景下發(fā)展日益加快，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足檔案的發(fā)展要求，時(shí)代的進(jìn)步，信息化的逐漸深入，在社會(huì)各行各業(yè)都在普遍應(yīng)用信息技術(shù)的當(dāng)下，信息化系統(tǒng)的構(gòu)建已經(jīng)成為檔案信息發(fā)展的必然路徑。其可以在建立多種形式的系統(tǒng)的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)技術(shù)，能夠保證檔案信息的全面開放化。檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息和歷史信息連接利用的一種方式，是我國檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要內(nèi)容。在管理檔案的根本方式上改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，體現(xiàn)了檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢和跨越性，從而建立一個(gè)全新的檔案管理模式，信息化管理檔案的建設(shè)，有利于檔案內(nèi)容的查找，以及檔案的跨越式聯(lián)系。從根本上解決掉傳統(tǒng)檔案管理下存在的問題，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，整合資源信息共享，促進(jìn)檔案行業(yè)在我國社會(huì)主義大背景下的發(fā)展。

二、檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

信息化的檔案系統(tǒng)構(gòu)建，就是在日常的檔案管理工作充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，對(duì)檔案資源進(jìn)行合理的歸納和配置，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有序儲(chǔ)備，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。將檔案事業(yè)信息化，可以方便人們?cè)诰W(wǎng)上瀏覽查閱和傳遞，最大程度的減少對(duì)檔案原件地翻閱而造成的磨損，避免檔案因年月過久導(dǎo)致的遺失和損壞，由此可見，這些都是信息化技術(shù)完善給人們工作生活帶來的巨大便利。檔案信息化的關(guān)鍵核心就是資源管理，只有建立的資源配置合理化，在查找的檔案信息的時(shí)候才能方便快捷，這才是檔案信息化建設(shè)的最終目的。只有保證檔案資源的完整儲(chǔ)備和資源共享化，才能滿足社會(huì)對(duì)檔案事業(yè)的需求，檔案信息化的主要思想就是通過運(yùn)用信息技術(shù)完善檔案事業(yè)存在的問題，修復(fù)傳統(tǒng)檔案管理的漏洞，最大限度的實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，保證檔案事業(yè)為我國社會(huì)在最大程度上提供幫助。

三、如何加快檔案信息化建設(shè)步伐

（一）制定信息化發(fā)展的計(jì)劃。信息化的檔案系統(tǒng)建設(shè)首先需要相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和部門主管對(duì)其充分認(rèn)識(shí)，了解其對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要影響，首要發(fā)展檔案信息化，將信息化建設(shè)作為檔案改革與創(chuàng)新的發(fā)展方向，從全局出發(fā)，制定詳細(xì)的檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合我國制定的信息化發(fā)展戰(zhàn)略，確定檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、過程、方法以及要求。制定長期發(fā)展計(jì)劃，合理進(jìn)行資源配置，信息共享和網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，將加快信息化建設(shè)作為首要發(fā)展的工作內(nèi)容，按著制定的計(jì)劃，合理的完成每一步，努力實(shí)現(xiàn)我國檔案事業(yè)的信息化建設(shè)。

（二）改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。在信息化技術(shù)出現(xiàn)之前，我國檔案事業(yè)正處于起步的穩(wěn)定階段，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，需要人工的將獲取的資源信息進(jìn)項(xiàng)日期標(biāo)注，不同載體和文獻(xiàn)需要進(jìn)行分類裝訂，建立檔案數(shù)據(jù)庫的目錄，每次查找資源信息都需要費(fèi)時(shí)費(fèi)力地翻閱，而如今，融入信息化建設(shè)的創(chuàng)新手段后，突破了傳統(tǒng)檔案管理模式存在的弊端問題，在檔案信息化建設(shè)的過程中，查找信息可以通過網(wǎng)絡(luò)搜索，就可以方便準(zhǔn)確地找到所有相關(guān)的資源，發(fā)揮檔案部門的服務(wù)作用，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

（三）加快檔案信息資源的共享。檔案事業(yè)的主要工作內(nèi)容就是信息資源的儲(chǔ)備和建設(shè)，檔案部門對(duì)所管理區(qū)域的信息資源急性配置，合理分檔， 最后形成檔案信息放進(jìn)信息資源庫，管理好收集來的各種信息資源，在需要的時(shí)候提供有效的檔案信息內(nèi)容，滿足社會(huì)對(duì)信息資源的需求，這也是檔案部門的核心工作內(nèi)容，建立資源合理配置，充分利用檔案的信息資源庫的優(yōu)勢，才能加強(qiáng)檔案信息資源的共享，在信息化手段的實(shí)行下，保證檔案系統(tǒng)的正常運(yùn)作，隨時(shí)滿足社會(huì)人民對(duì)檔案信息的需求。

四、結(jié)語

總而言之，我國檔案事業(yè)的突破重點(diǎn)就是信息化建設(shè)，這也是檔案建發(fā)展的重要手段，檔案事業(yè)的信息化讓檔案擁有了科學(xué)和技術(shù)含量，將科技與檔案管理相融合，并利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢來建立和整合檔案資源信息，提高了檔案建立的工作效率，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置，以及完善一體化的檔案系統(tǒng)構(gòu)建，促進(jìn)信息化發(fā)展，完成資源信息的公開和共享，體現(xiàn)我國檔案事業(yè)的真正價(jià)值。

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