人事檔案管理的信息化建設解析

文/溫嶺市人才市場管理辦公室 張麗巧

人事檔案管理的信息化建設解析

文/溫嶺市人才市場管理辦公室 張麗巧

本文以人事檔案信息化管理作為研究對象，分析了人事檔案信息化建設的重要性及問題，并根據(jù)人事檔案管理信息化建設存在的問題提出了相應的改善對策。

人事檔案；檔案管理；信息化建設

目前，人事檔案管理工作正面臨新的挑戰(zhàn)與機遇，正朝著信息化建設方向進步，這也就是說，人事檔案管理工作也需要不斷的跟進，為人事檔案管理的信息化建設提供良好的條件，提高了管理工作的工作質(zhì)量與效率，從另一方面推動了企業(yè)的發(fā)展。但是，人事檔案管理信息化建設尚未成熟，仍存在一些問題，因此，有關部門需強化檔案管理的信息化建設，實現(xiàn)技術創(chuàng)新。

一、人事檔案管理的信息化建設的重要性

檔案管理的信息化建設就是通過網(wǎng)絡信息技術進行人事檔案信息管理，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，利用電子設備將檔案信息數(shù)字化處理，不斷促進人事檔案信息化的發(fā)展，為現(xiàn)代化建設更好的服務，促進經(jīng)濟的發(fā)展。此外傳統(tǒng)人事檔案信息的查閱較為費時，實現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化建設，大大節(jié)省了查詢信息的時間，更好的服務與人事服務事業(yè)。通過互聯(lián)網(wǎng)將人事檔案信息由紙質(zhì)管理變?yōu)樾畔⒌臄?shù)字化，方便查閱和存儲信息，滿足了對檔案管理工作的需求。促進了社會的進步。

二、人事檔案管理信息化建設存在的問題

（一）信息化建設的觀念落后基礎配備不完善。目前，人事檔案管理的模式還處于傳統(tǒng)的封閉式管理階段，人事檔案由單位人事管理部門進行管理，個人對本身的檔案信息并不了解，只有專門的人負責管理，人事檔案信息變得比較神秘。部分單位人事檔案管理的基本設備落后，不能進行互聯(lián)網(wǎng)辦公，即使有部分公司配備了計算機，但卻不能聯(lián)網(wǎng)，一定程度上使得檔案信息不健全。有一部分的單位仍堅持傳統(tǒng)的管理方式，不注重電子信息設施的管理，導致人事檔案信息不能被充分使用。

（二）檔案信息化管理標準不明確。人事檔案管理信息化建設發(fā)展過程中，首先應明確建設規(guī)范的范疇，促進人事檔案信息化管理建設的順利開展，首要工作就是統(tǒng)一標準規(guī)范。很多單位沒有公開人事信息，人事檔案管理信息化建設不合理，沒有統(tǒng)一的標準，使檔案信息化無法順利進行，檔案資源無法共享，使人事檔案信息不能滿足社會需求。

（三）檔案管理人員素質(zhì)較低。人事檔案管理信息化建設要求管理人員具有較好的綜合素質(zhì)，掌握管理的相關技能和專業(yè)水平。目前，部分人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)還不夠高，管理者的工作還停留在紙質(zhì)的檔案的管理與建設階段，不能更好地利用計算機。部分管理者工作態(tài)度不夠認真，在管理中可能犯馬虎大意的錯誤，進而影響檔案信息的管理工作的質(zhì)量。

三、人事檔案管理的信息化建設對策

（一）提高信息化建設觀念完善信息化建設的設備。人事檔案管理的信息化建設中，要提高管理者的綜合素質(zhì)，改變原有的傳統(tǒng)的管理觀念，適應新的管理模式。當然，人事檔案管理也需要不斷完善現(xiàn)代化的基礎設施的設備，這是信息化管理的物質(zhì)基礎和必要前提。因此，要不斷提高檔案管理部門的計算機及互聯(lián)網(wǎng)技術，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設，提高人事檔案管理的工作效率。

（二）實現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化。在進行人事檔案數(shù)字化的過程中，首先需要對檔案進行信息化錄入，可由企業(yè)人事人員進行操作，也可進行外包錄入。雖然這一過程中，會投入較大成本，但從長期來看，有效提升了管理效率，省時增效，實現(xiàn)了成本節(jié)約，是利大于弊的。此外還應引入人事檔案管理軟件，檔案管理人員需要針對軟件進行技術培訓，確保能夠充分發(fā)揮管理信息系統(tǒng)的功能，提升效率。并連入互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)共享。

（三）建立健全規(guī)章制度確保檔案信息的安全性。人事檔案管理的信息化建設中，一定要確保檔案信息的安全性與真實性，因此可以通過新的規(guī)章制度對人事檔案信息化建設后的管理工作進行有效管理限制，保證檔案信息化制度更加完善、合理、規(guī)范化。與此同時，在實現(xiàn)檔案信息的公開使用，通過計算機實現(xiàn)資源共享時，要保證檔案信息不外泄，確保信息的真實性和安全性，為此，相關的檔案管理部門應該制定相應的管理機制，加強檔案的電子管理與監(jiān)督，注重管理者對檔案安全管理的培訓，提高安全防范意識。

（四）引進先進信息化設施。此外還要加大信息化建設的設施、軟件的引進、研發(fā)與更新，促使科技設備系統(tǒng)的更新，建立完整的人事檔案信息管理系統(tǒng)。根據(jù)檔案管理工作的需求，加大檔案信息的維護、錄入、查詢等功能。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，使得信息數(shù)據(jù)循環(huán)使用，增加了數(shù)據(jù)的使用率，使得人事檔案信息被廣泛利用，檔案信息資源得到了共享。因此，相關的管理人員應重視對檔案信息化管理設施的研發(fā)，促進檔案信息化建設。

四、結束語

綜上，在人事檔案信息管理過程中，需充分使用計算機技術實現(xiàn)檔案的電子化管理，使檔案信息可以被廣泛利用，促進人事檔案信息化建設的快速發(fā)展。

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