本科院校行政秘書的“職”“責(zé)”觀研究

文/廣州工商學(xué)院 黃文靜

本科院校行政秘書的“職”“責(zé)”觀研究

文/廣州工商學(xué)院 黃文靜

本科院校發(fā)展中，對人員組織結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，使工作人員能夠各司其職，推動高校健康發(fā)展。在就行政秘書而言，應(yīng)樹立正確的“職”“責(zé)”觀，以端正工作態(tài)度，充分發(fā)揮上傳下達的作用。由此可見，作為本科院校行政秘書工作者，必須明確自身的“職”“責(zé)”觀，以更好開展秘書工作。本文主要闡述行政秘書樹立正確“職”“責(zé)”觀的重要性，并提出本科院校行政秘書的職務(wù)觀、責(zé)任觀等。

本科院校；行政秘書；職務(wù)觀；責(zé)任觀

本科院校事務(wù)眾多，因而對管理人員有著較高的要求。行政秘書作為全系、全院的“管家”，肩負著一定的職責(zé)，必須積極開展工作，才能發(fā)揮上傳下達作用，保證高校各項活動的有序進行。但是，由于行政秘書的工作任務(wù)多且繁重，要求其必須正視工作，并端正工作態(tài)度，保證各項工作的順利開展。因此，本科院校行政秘書人員應(yīng)進一步對職務(wù)觀、責(zé)任觀加以深刻闡述，通過剖析，可將“職”“責(zé)”觀深入行政秘書之心。

一、行政秘書樹立正確“職”“責(zé)”觀的重要性

在本科院校發(fā)展中，行政秘書人員為其貢獻積極力量。然而，由于高校行政秘書崗位工作人員的工作事項多且繁雜，加大工作者的壓力，可能產(chǎn)生不良情緒。所以，行政秘書必須樹立正確的“職”“責(zé)”觀，以端正工作態(tài)度，積極開展各項工作。首先，正確“職”“責(zé)”觀的樹立，有助于為行政秘書工作者提供思想指導(dǎo)，引導(dǎo)其堅定信念，對本職工作給予高度認同。其次，正確“職”“責(zé)”觀的樹立，有助于激發(fā)行政秘書工作者的工作熱情，使其能夠在工作崗位中積極與人溝通和交流，對工作有熱忱。由此可見，行政秘書樹立正確的“職”“責(zé)”觀具有重要性。

二、本科院校行政秘書的職務(wù)觀

（一）行政秘書是“管家”。行政秘書是本科院校的“管家”，這是行政秘書工作者從事該工作時，必須樹立的正確職務(wù)觀之一。首先，行政秘書在院系中主要負責(zé)：教職工人事信息的統(tǒng)計、考勤、考核、記錄、協(xié)助職稱評定等工作，稱之為“人事管理員”。其次，行政秘書對各個院系部門工作加以協(xié)調(diào)，有利于促進各院系工作的有序開展，扮演著“管家”的角色。再次，行政秘書負責(zé)全院系大型活動的安排與統(tǒng)籌工作，管理和引導(dǎo)活動事項的積極開展。在此過程中，行政秘書應(yīng)針對大型活動方案進行擬定，以保證活動各環(huán)節(jié)的有效銜接，同時做好突發(fā)狀況的應(yīng)急處理方案，保證活動順利實施。最后，行政秘書負責(zé)公章管理、來訪接待等工作。簡言之，行政秘書對本科院校諸多大小事務(wù)加以管理，成為名副其實的“管家”。

（二）行政秘書是“委員長”。首先，行政秘書需要對全體教職工的生活細節(jié)有了解，及時將突發(fā)事件反饋給校領(lǐng)導(dǎo)，針對系列慰問活動做好預(yù)案和時間安排等。其次，行政秘書發(fā)揮上傳下達的作用，在上級部門下發(fā)相關(guān)文件時，應(yīng)對系列文件加以總結(jié)，并上傳至院校公眾平臺，以發(fā)揮宣傳性作用。最后，協(xié)助辦公室主任等開展會務(wù)接待工作，并對會議出席人員做好考勤記錄。此外，行政秘書在會務(wù)接待工作中，還需要負責(zé)對地方政府相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，或是外校來賓進行接待，安排好其吃住行等各方面的工作，使來賓能夠產(chǎn)生賓至如歸之感。

三、本科院校行政秘書的責(zé)任觀

本科院校行政秘書人員的工作十分繁雜，身兼數(shù)職，只有樹立正確的“職”“責(zé)”觀，才能端正工作態(tài)度，激發(fā)工作熱情，保證秘書工作深入開展。從行政秘書人員的責(zé)任觀看，應(yīng)包括以下方面：

（一）提高思想認識。行政秘書工作者必須正視秘書工作。在本科院校行政秘書崗位從業(yè)人員實踐中，部分人員產(chǎn)生不良情緒，甚至對行政秘書工作有錯誤認識，認為該工作者扮演著“勤雜工”的角色，致使其在實際工作中，敷衍了事，不僅不能履行崗位職責(zé)，而且工作效率下降，對本科院校發(fā)展產(chǎn)生不良影響。對此，行政秘書工作者應(yīng)正視秘書工作，并付諸行動。首先，積極從教職工、領(lǐng)導(dǎo)視角著手，善于利用換位思考，充分考慮教職工、領(lǐng)導(dǎo)的想法等，為高校辦實事。其次，在行政秘書工作中，應(yīng)對本職工作投入一份熱忱，從內(nèi)心深處，對秘書工作融入喜愛之情，并將積極飽滿的情緒帶給全校教職工。

（二）思想與行動并重。行政秘書在開展工作中，應(yīng)做到手腦并用。首先，在思想方面，準(zhǔn)備記事本，對當(dāng)前完成工作事項等相關(guān)內(nèi)容加以記錄，可規(guī)避遺漏問題。二是積極與同事溝通，實現(xiàn)相互幫助，對于自身職責(zé)內(nèi)外的事務(wù)，都應(yīng)加以有效處理。三是積極參與學(xué)校各項活動的策劃，有助于鍛煉能力，同時有助于與他人融為一體，促進秘書工作有序開展。其次，在行動方面，針對領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項事務(wù)，應(yīng)善于思考，以快速做出反應(yīng)；二是針對各項事務(wù)遵循輕重緩急的原則進行排序，保證各項工作的高效完成；三是針對各類表加以統(tǒng)計，制定模板和保證表格項目的規(guī)整性，給人以一目了然之感。

（三）鍛煉協(xié)調(diào)能力。本科院校發(fā)展中，行政秘書發(fā)揮著舉足輕重的作用。面對高校內(nèi)部復(fù)雜多樣的關(guān)系，行政秘書必須對其進行有效處理，扮演“調(diào)解員”的角色，為工作深入開展掃清障礙。首先，在辦公室內(nèi)部人員關(guān)系協(xié)調(diào)中，應(yīng)將辦公室視為“家”，將同事視為“兄弟姐妹”，積極與同事溝通和交流，既能營造和諧的辦公室氛圍，又能與同事之間融洽相處，為行政秘書工作深入開展創(chuàng)造有利條件。其次，行政秘書工作者直接為

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員提供服務(wù)。一方面，應(yīng)做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的相關(guān)工作。另一方面，積極與領(lǐng)導(dǎo)溝通和交流，實現(xiàn)雙向溝通，不僅能夠加強領(lǐng)導(dǎo)人員對自身工作的肯定，而且有利于知領(lǐng)導(dǎo)所想，對后期秘書工作提供便利。最后，行政秘書工作者為本科院校的廣大教職工而提供服務(wù)，不僅要加強與學(xué)校教職工的溝通，而且應(yīng)對教職工內(nèi)部關(guān)系加以協(xié)調(diào)，營造良好氛圍。

（四）提升自我素質(zhì)。就本科院校行政秘書而言，在工作實踐中，應(yīng)注重工作經(jīng)驗的積累，為后續(xù)工作奠定基礎(chǔ)。與此同時，應(yīng)不斷進行自我學(xué)習(xí)與提高，努力提升自身的工作能力與職業(yè)素質(zhì)，是行政秘書工作者的重要責(zé)任之一。隨著時代的變化和社會的進步，我國教育教學(xué)改革進程不斷推進，對高校教師綜合素養(yǎng)有更高要求。行政秘書工作者只有提高工作勝任能力，才能與他人積極的溝通，并深入開展考勤、考核、公文上傳等工作。在此過程中，對行政秘書工作者的表達能力、文字組織能力等方面的要求不斷提高。所以，行政秘書工作者要更好適應(yīng)工作，必須加強相關(guān)知識理論的學(xué)習(xí)，以提高自身綜合素養(yǎng)，更好為本科院校全校師生而服務(wù)。

四、結(jié)論

本科院校行政秘書工作崗位具有上傳下達的積極作用，對工作人員的工作能力有較高要求。從行政秘書的職務(wù)觀看，行政秘書既是高校的“管家”，又是“委員長”，對學(xué)校各項事務(wù)有涉獵。在本科院校行政秘書的責(zé)任觀方面，應(yīng)提高思想認識，在工作中注重思想與行動并重，不斷鍛煉自身溝通協(xié)調(diào)能力，同時通過有效的自我學(xué)習(xí)，提高自身工作能力與素質(zhì)。行政秘書人員在開展工作中，必須樹立正確的“職”“責(zé)”觀，以充分發(fā)揮崗位職責(zé)作用，為推動高校有序運行貢獻力量。

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