如何利用數據轉換技術轉存批量出庫圖書的目錄

文/內蒙古通遼職業(yè)學院圖書館 徐榮全

如何利用數據轉換技術轉存批量出庫圖書的目錄

文/內蒙古通遼職業(yè)學院圖書館 徐榮全

實際工作中當批量文獻臨時出庫時，這些文獻的信息在圖書館集成管理系統(tǒng)中很難檢索和輸出轉存。本文通過對集成管理系統(tǒng)具體應用分析，給出解決方案，即巧妙靈活利用實際工作中的一些補充功能、高級報表功能、數據轉換技術等將批量文獻的臨時數據按需要轉存到指定位置。

數據轉換；轉存；圖書目錄

隨著計算機技術、網絡技術的發(fā)展，圖書館集成管理系統(tǒng)已在中小圖書館普遍運用。紙質圖書的編目數據在圖書的采編、館配、回溯工作中已經全部錄入集成管理系統(tǒng)數據庫中。讀者在正常的檢索、查詢和流通借閱中的所有有關的讀者信息、書目信息、借還信息都在整個事務流程中被集成管理系統(tǒng)存儲在相應數據庫的相應基本表中。這些數據可隨時被前臺應用系統(tǒng)檢索、查詢。也就是說圖書正常流通中的讀者借還信息、被借還圖書的編目信息在整個事務流程中就已經被記錄在案了。但在實際工作中往往會存在一些已臨時出庫的圖書書目數據無法在集成管理系統(tǒng)中的數據庫留下記錄的特殊情況，例如主分館館際之間的臨時批量圖書輪換、批量圖書的暫時借出等等。在這種情況下，批量圖書的出庫信息也必須要留下書目記錄。最簡單的辦法就是由管理人員逐本做出筆錄。在親身實踐中，我們經常會遭遇這種情況，這當然費時、費力又可能出現筆誤。在所有集成管理系統(tǒng)中，前臺的應用模塊構建都是相似的，但基本每個前臺應用模塊中都沒有設置批量圖書出庫數據的處置界面。本文所要探討的是怎樣利用集成管理系統(tǒng)的現有模塊完成對批量圖書臨時出庫數據信息的轉移存儲。

一、對集成管理系統(tǒng)各模塊功能的分析

要想完成對批量圖書數據的處置，首先要找到檢索途徑，這就要分析各模塊的子功能的檢索條件。大多數圖書館集成管理系統(tǒng)的功能結構都是相似的，一般都是由幾個子系統(tǒng)構成的，基本包括選書、采購、編目、館藏、維護、期刊管理、流通借閱、讀者信息等等子系統(tǒng)。這些子系統(tǒng)在各自的界面上都有各自的檢索途徑，各功能模塊為完成各自功能首先必須進行各自的檢索。下面針對各模塊的功能特點分析各功能的檢索條件是否有能檢索到隨機批量圖書數據。

（一）選書、采購、驗收、編目模塊。主要是完成圖書的訂購、編目、驗收過程中的信息著錄，這時圖書還沒能入庫，在圖書的館藏庫存信息中還沒有產生這些新書的信息記錄，這部分模塊中的檢索主要是為查重而設定檢索途徑。所以在選書、采購、驗收、編目的功能模塊中不可能完成對隨機批量圖書書目的檢索集合。

（二）讀者信息、流通借還等子系統(tǒng)功能。主要是完成讀者信息錄入和維護；流通借還圖書的業(yè)務操作；圖書借還信息的查詢等等。在這些功能模塊中設定的檢索途徑主要是讀者信息檢索、流通信息檢索、圖書借還信息檢索，這與批量圖書的臨時出庫信息檢索條件很難匹配。

（三）因為臨時出庫圖書的書目是已經入藏的書目，如果想要完成隨機批量圖書書目的檢索集合，就應在本館藏書的檢索途徑上尋找匹配條件。在新書入藏、典藏管理和館藏維護界面所設定的檢索條件都是完成對各藏書庫室書目的檢索，但這些檢索途徑主要是完成某個檢索條件有共性或有規(guī)律或是連續(xù)性的條件。例如設定檢索登錄號為連續(xù)性的某個范圍，返回的檢索集就是登錄號碼在這一范圍的所有圖書書目。但對于不連續(xù)性的隨機批量圖書書目的檢索途徑卻往往沒有匹配的檢索條件。但在大多數圖書館集成管理系統(tǒng)中的期刊維護和館藏維護功能界面一般會設置一個補充打印標簽功能，它是為一些需要補充的期刊書脊、圖書標簽的個別打印而設定的。補充打印標簽功能的檢索集的檢索途徑一般可以添加任意多個圖書檢索條件，通常檢索項是登錄號或條形碼。通過補充打印標簽的檢索途徑完全可以把臨時出庫圖書的檢索條件通過逐本掃碼或鍵盤錄入的方式輸入添加至檢索界面，這時界面返回的檢索集將是要處置的批量圖書書目。

二、批量圖書書目信息的轉移存儲

以上通過對各模塊的檢索途徑和檢索條件的分析知道，通過補充打印標簽功能項的檢索項可以添加批量圖書的檢索條件，并將其檢索集返回到界面。但補充打印標簽模塊的打印輸出通常是為圖書標簽設計的，輸出的只是圖書的分類號、種次號或索書號，其并不能反映出所需要的圖書書目信息，如題名、出版社、作者等等。這就需要有一種方法，它能將我們所需的書目信息轉換出來。經分析發(fā)現利用數據庫高級報表設計功能可專門為補充打印標簽界面的檢索集設計一個包括題名、出版社、作者、ISBN號、登錄號等等書目信息的報表。具體設計方法是在報表設計界面相應位置安排提取數據庫中相應基本表的相應字段。如選中題名、出版社、ISBN等為輸出信息，即可在相應位置提取BilbData基本表或Collection基本表中的題名字段、出版社字段、ISBN字段、作者字段，然后將在高級報表設計界面所設計內容命名并保存。之后再通過補充打印標簽界面檢索途徑返回的書目檢索集（這個檢索集就是所需的隨機批量圖書書目），就可以通過選擇前面命名設計的內容直接將所需書目信息打印或轉移存儲到指定的計算機本地硬盤上。

三、結語

如果有一批圖書臨時出庫，那么就可以通過圖書館集成管理系統(tǒng)的補充打印標簽功能將這批圖書逐一通過掃碼設備將其添加到補充打印標簽界面的檢索項內，檢索到這批書目檢索集后，通過選擇前面命名保存的高級報表設計內容將所需的批量圖書書目信息以報表形式返到界面，然后將其直接打印或通過數據轉移將其以文本文件或電子表格形式轉存到所選擇的本地硬盤或桌面上。打開存放在桌面上或硬盤上的文件或電子表格，其中的信息就是我們所需的臨時批量出庫圖書的全部臨時數據。