水利工程勘察設計電子檔案的管理和利用研究

文/攀枝花市水利水電勘測設計院 付娟

水利工程勘察設計電子檔案的管理和利用研究

文/攀枝花市水利水電勘測設計院 付娟

科學技術的發展，促進了信息化的發展，為了促進水利工程行業得到良好的發展，應該意識到電子檔案對水利工程行業的重要性，需要將信息化融入水利工程行業中來，確保電子檔案管理的合法性和合理性，強化管理的職能，使電子檔案得到良好的應用。本文對水利工程勘察設計電子檔案面臨的問題進行深入地分析，提出了強化管理和利用的方法。

水利工程；勘察設計；電子檔案；管理

水利工程勘察設計電子檔案是水利工程內部重要的管理資料，里面記錄著水利工程行業的發展情況，主要是通過文字、圖形、圖像和表格的形式進行表達。能夠對計算機信息系統中的各項數據進行快速地識別和管理，能夠將信息儲存在磁盤和光盤上，通過移動網絡進行快速地傳播，并且支持軟件產品和軟硬件功能。相比傳統的紙質檔案，具有保存時間長，查找快速的特點，能夠滿足當前水利工程行業的檔案記錄需求。

一、水利工程勘察設計電子檔案面臨的問題

（一）管理模式不規范。由于電子檔案在水利工程行業應用的時間相對較短，沒有形成統一的檔案管理模式，電子檔案管理的內容不符合水利工程檔案管理的要求。盡管水利工程行業已經意識到了電子檔案管理對水利工程行業發展的重要性，并且也在企業內部運用了該系統進行檔案管理，但是對各項功能了解得不全面，電子檔案的優越性沒能充分地展現出來，相關的檔案管理模式不規范，導致電子檔案在應用過程中出現檔案破損、失效和泄密問題。

（二）管理人員專業素養差。電子檔案管理相對于傳統的紙質檔案管理存在著較大的差異，對管理人員的專業技能要求較高。但是水利工程行業的電子檔案管理人員卻普遍存在著專業技能差的情況，還在沿用傳統的檔案管理方法，不能理解電子檔案的管理內容，沒能充分發揮出電子檔案管理的優勢，造成檔案管理的工作效率低下，沒能將企業的資料及時計入電子檔案中，阻礙了電子檔案的發展。

（三）電子檔案缺乏系統性、完整性。水利工程勘察設計與其它行業的工程設計存在著較大的差異性，設計的主要內容是由勘測、規劃、施工圖設計和竣工圖設計組成的，規劃的時間相對較長。在進行檔案管理時，通常將檔案管理的時間設置在工程結束階段，日積月累，會造成檔案的大量堆積，增加檔案整理的時間，給檔案整理造成較大的困難。在檔案整理過程中，一旦遇到機器出現故障，就會造成檔案保存不完整，檔案資料丟失現象的產生，會給企業造成較大的損失。

二、水利工程勘察設計電子檔案的管理和利用

（一）電子檔案收集管理。加強對水利工程勘察設計電子檔案的管理，能夠確保電子檔案的完整性和可靠性，與傳統的紙質檔案相比，電子檔案具有易丟失和容易更改等特點，為了確保電子檔案的真實性，應該加強對電子檔案的控制工作。電子檔案主要是記錄水利工程勘察設計的數據信息，能夠將工程設計中的各項數據信息進行有效的保管，促進信息的合理歸檔，在進行數據信息收集整理的過程中，需要確保數據信息的完整性和齊全性，不允許出現信息遺留現象。

（二）電子檔案鑒定管理。加強對工程勘察電子檔案的鑒定，能夠確保電子檔案的真實性，防篡改，提升電子檔案的價值。電子檔案的鑒定與傳統的紙質檔案鑒定內容具有一致性，需要確保對內容和形式進行深入地分析，明確里面存在的主要內容。應該利用職能鑒定法對電子檔案進行鑒定，能夠確保鑒定的合理性和合法性，展現出電子檔案的應用價值。

（三）電子檔案的保管。與傳統的紙質檔案相比，電子檔案的保管具有復雜性的特點，對計算機系統的依賴性相對較大，需要計算機保持可以隨時進行信息存儲的狀態。同時，還需要對電子檔案的庫房設備、計算機軟件，以及庫房溫濕度、防塵防磁性等進行綜合考慮，將其作為電子檔案管理中一項重要的工作內容。

（四）電子檔案的利用。電子檔案相對于傳統的紙質檔案，具有查詢迅速的特點，檔案管理人員只要在計算機上輸入相關的主題詞，便可以進行數據的查找，能夠提高電子數據查找的效率，確保電子數據的充分利用，符合當前信息化技術的要求，能夠確保企業電子檔案管理的有效性。

三、結論

伴隨著科學技術的發展和檔案數字化進程的加快，水利工程行業電子檔案管理水平也在不斷地提高，檔案管理人員需要提高自身的專業技能，明確電子檔案的管理方法，嚴格按照電子檔案的管理原則開展各項檔案管理工作，在企業內部構建合理的檔案管理制度，確保檔案管理方法的合理性和合法性，為水利工程勘察設計的檔案管理奠定良好的基礎，為水利工程的發展提供信息保障。

[1]張燕.水電工程勘察設計電子檔案的管理探析[J].辦公室業務,2012,N o.15821:41.

[2]陳芳.小議水利水電科技檔案的科學管理[J].蘭臺世界,2015（S3）:59-60.