高校云檔案管理系統研究

文/廣東醫科大學附屬醫院 林迎迎

高校云檔案管理系統研究

文/廣東醫科大學附屬醫院 林迎迎

現階段，云檔案的普遍推廣，為各大高等院校的檔案管理工作提供了很大的便利。本論文針對高校的云檔案管理體系進行探討，首先簡單介紹了云檔案，緊接著闡述了云檔案管理體系在高校檔案管理中產生的作用，而且還指出高校云檔案管理體系潛藏的問題及建議，為高校云檔案更好地發揮管理作用提供參考依據。

高校；云檔案；檔案管理

隨著科技的快速進步，傳統的對高校師生檔案的管理程序越來越滿足不了當今社會發展的需要，各種問題紛紛出現，如師生檔案匯集的不完整、檔案規整順序不符合規定等，云檔案的出現能夠及時高效地處理這些問題，更好地管理高校師生檔案。

一、云檔案簡介

云檔案建立在誠信檔案的管治系統上，而且可以完成網上虛構身份信息的一種消息服務平臺，該平臺在2011年建成，是我國第一個可以建立檔案、個人認證、實時評價以及對人事進行管理的職務信息網站。使用者在網上經過相關注冊、瀏覽等留下自身或者公司信息，一些具有相應權力的機構會通過專業的身份證檢驗機器完成對以上信息的認證，由專門的人員或公司實行登記和整理，構成一份比較靠譜實在的檔案資料，便是云檔案的由來。網上被授予權力的使用者，會在特定權限的允許下，觀看到一些檔案信息。云檔案一直以誠信著稱，為全國各大高校的檔案管理貢獻力量。

二、云檔案管理體系在高校檔案管理中產生的作用

（一）有助于高校快速達成資源的共享。云檔案不同于其他檔案管理的一個突出特點就是，便于高校盡快達成資源的共享。高校中檔案的管理人憑借云檔案這一平臺，將相關的檔案資料信息錄入并儲藏在云檔案系統中，這樣就可以將檔案中資源的共享作用激活，更快地達成這一效果。另外，資源的共享作用還可以使得各種資源之間互相補充、互相流動，在一定程度上解決了服務器因負荷過多的信息造成的資源不完整問題。

（二）有助于高校檔案的安全儲藏得到保障。高校中若是使用云檔案來管理檔案，運用的就是IP信息處理平臺，通過這一平臺，使得檔案資源的儲藏呈現出零散性和虛構性。這時云檔案體系中的另一使用平臺，將會被激活產生聯合與儲藏的功能，更好地保護系統中的各種信息資源，即便是使用者收藏的相關信息遭損壞，也可以利用云檔案體系中的備份，在特定操作步驟下，重新找回。這樣就確保了高校檔案儲藏的安全。

（三）有助于高校師生依據自身愛好編制自身檔案。這一作用是云檔案的特殊性，通過它使用者能夠依照自身愛好進行檔案的編制儲藏，完全可以算作私人訂制，個性化十足。在整理檔案時，高校師生可以按照自身的喜好直接將命令發送給云檔案的特定體系，該系統就會自動作出改變直到符合用戶的標準。而且，經濟快速發展下，科技的力量也很強大，高校師生在編制自身檔案資料時的要求也會越來越高，云檔案體系可以同時使得不一樣的使用者所要求的全部信息得到滿意的答復，是一種全面性較強的系統。

三、云檔案管理體系在高校檔案管理中潛藏的問題及建議

（一）關于高校云檔案管理體系潛藏的問題。主要如下：1.高校在運用云檔案管理體系時有一定的限制條件。檔案是一個人最寶貴的財富，其內部包含了一個人從嬰兒期到老人期的所有經歷及資料，像家庭信息、學歷、自身的工作經驗等，通過檔案信息完全可以認識一個人。但是檔案資源中很多內容的秘密時段都是有規定的，每個人的保存時段也是不一樣的。后來盛行的云檔案管理體系，給高校的各種檔案管治工作帶來了便利，然而，也不是全部的檔案資源都可以收藏在云檔案管理系統中，有一些必須儲藏在本地上。所以，該體系平臺的使用是有一定局限性的。

2.云檔案管理體系易出現服務器相斥于高校管理體系。在每個高校，對于檔案的管理問題都是不一致的，都有自己的特色，云檔案管理體系的服務器接口與協議，并不能夠滿足所有高校的需求，有時還會出現和某些高校的管理體系相斥，不一樣的服務器將會帶來不同類型的困難，所以在使用云檔案管理體系時一定要綜合考慮各個方面因素。

3.云檔案管理系統下高校檔案信息會出現一定的安全問題。在高校，檔案資源信息對個人和學校都是至關重要的，對其的保管一定要嚴密，不可隨意泄露信息。云檔案管理的安全度數雖然比較高，但是該系統極易受到外部因素或一些政策的干擾，使得高校的檔案管理產生內在的安全隱患。

（二）關于高校云檔案管理體系的建議。針對以上分析，筆者關于高校云檔案管理體系簡單提出了自己的改進思路。首先就是要有相關的準則來定義云檔案管理系統。準則規律是保持秩序的前提，云檔案管理系統的發展是需要一定的規章制度來約束的，如果缺少了相應的制度約束，高校在運用云檔案管理體系時就沒有參考的方向，沒有特定的限制條件，這樣的體系很容易受到外界因素的影響，出現一些隱藏的危機。所以，制定相關的規章制度來約束云檔案管理體系迫在眉睫。還有一種思路方法就是建立靈活可變的高校云檔案管理系統，使其可以適合不一樣的需求，滿足不同層級的要求，更好地為高校檔案管理服務。

四、小結

總之，在高校中使用云檔案管理系統這一新興的高科技產品，確實是一次創新型舉動，雖然在使用時偶爾會有一些不足和問題出現，會造成一些失誤，但是如果該體系能夠引起相關部門的足夠重視，認真分析各種原因，及時采取相關措施進行改進和完善，云檔案管理系統在高校檔案管理中一定會更好地發揮作用，為高校管理服務。

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