紙質檔案數字化前期整理內容及標準探析

文/中國電子科技集團公司第28研究所 鄒璇

紙質檔案數字化前期整理內容及標準探析

文/中國電子科技集團公司第28研究所 鄒璇

文章對紙質檔案數字化前期整理內容及標準進行分析和研究，為我國檔案數字化轉型提供參考和借鑒。

紙質檔案；數字化；前期整理內容；標準

信息時代下，檔案管理將朝著數字化方向發展。作為檔案信息化整體水平提升的具體表現，檔案數字化管理憑借大容量、靈活性等優勢成為檔案管理的關鍵。但是在轉變過程中，針對紙質檔案的整理成為該項工作的難點，因此加強對該項工作前期整理內容及標準的研究具有非常重要的現實意義。

一、紙質檔案數字化前期整理內容

就本質層面上來看，檔案數字化工作是一項綜合性工作，是將原有檔案內容由紙質載體上轉換到技術載體基礎之上，確保檔案內容、信息結構不發生任何變化。通過對現有檔案內容的分析來看，整理內容主要體現在三個方面，詳細如下：

（一）目錄方面。針對目錄的整理主要表現在整體建庫、補充著錄方面。在實踐中，只有對目錄進行相應的整理，完成編目后，才能夠確保紙質與數字化二者的銜接，實現對象審批、檔案出庫等工作目標。在實踐中，針對已經建成的數據庫，但是缺少條目信息的，應對缺失、錯誤等信息進行相應的糾正和調整，提高信息完整性，為后續檔案資源利用做好充分的準備。如針對人名、地名及附件等著錄項目的補充。

（二）核對內容。檔案具有政治性、權威性及保密性特點。為了突出檔案工作嚴肅性，在前期整理工作中，整理人員要保持正確的態度，認真核對各項內容，如拆除裝訂、實體檢查及數量清查等。其中針對拆除裝訂，是為了提高數字化效率的關鍵，但值得注意的是，如果紙張較為脆弱、過薄，可以不拆除。實體檢查主要是核對檔案內容是否完整，是否存在缺漏頁現象。數量清查可以按照目錄進行，確保數據庫中的各個條目對應要素與實體相符合。如果發現錯誤，應立即糾正。

（三）實體修整。如果案卷、文件存在規格不一、紙張破損等問題，應啟動實體修整工作，保證檔案實體平整、清潔，為數字化轉換提供支持。在修整實踐中，應確保檔案材料的清潔，如灰塵清掃、去除裝訂物等，提高設備掃描有效性。另外，針對非標準規格檔案、破損檔案，可以加強對檔案的保護，以此來延長實體壽命。

（四）記錄管理過程。受到程序復雜、工程量較大等因素的影響，紙質檔案數字化前期準備工作，常常會出現過程不明、銜接不暢等問題。因此應重視對檔案的檢查及驗收，兼顧檔案版權、安全等方面。條件允許的情況下，應對整個整理過程進行記錄，為檔案數字化審批、出入庫等工作提供一定支持，促使表單能夠隨著數字化工作深入而充實。

二、紙質檔案數字化前期整理標準分析

不同于實體檔案整理，檔案數字化前期整理工作要按照相應原則，并將原有檔案整理結果作為核心，圍繞著數字化目標開展工作。

（一）實體標準。檔案實體作為數字化復制及保護的主要載體，是數字化設備的直接對象。因此在實踐工作中，應嚴格按照檔案實體狀態，堅持最小干預、真實還原原則，確保原始檔案完整性、真實性。具體標準如下：頁碼標記要完整、不能夠缺頁跳頁；檔案案卷或者文件要保持整潔干凈，不能夠出現卷邊、折頁等情況。針對非標準規格檔案通過接邊、襯紙等方式進行加工、處理，為快速掃描提供支持。

（二）著錄標準。人類社會進入到新時期，檔案載體不斷發展，傳統著錄標注已經無法滿足檔案發展需求。因此針對檔案內容的選擇、分析，不僅要尊重檔案真實性，且需要關注數字化手段、背景記錄等，以此來滿足檔案使用要求。針對著錄標準來說，應確保各要素完整性、項目全面，嚴格按照相關規則，以此來豐富檔案著錄項目，增強檔案著錄檢索價值。針對與技術相關的檔案，應對其背景、時間及色彩空間等進行完善，促使檔案轉型有序進行。

（三）檢查標準。轉化作為檔案數字化的基本手段，主要為了延長檔案使用壽命。因此為了避免數字化轉化過程中不良因素的影響，加強對檔案實體、邏輯及著錄狀態等方面的仔細審核勢在必行。檢查標準需要遵循以下標準：審批手續是否完整、數字化清單是否準確、頁碼頁數是否一致、邏輯頁號是否連續等，提高檢查有效性。

（四）管理標準。檔案數字化作為一項系統性工作，需要對版權涉及的文字、圖像進行數字化處理。而這一環節涉及一定的法定事項、所有權等。因此加強對檔案數字化管理顯得尤為必要，不僅能夠確保檔案信息安全性，且能夠提高數字化轉化水平。針對管理標準來看，應注意以下幾項內容：如是否擁有法人簽字認可的審批表、數字化行為是否授權、是否具備加工流程單等。在實踐中，積極落實責任制，不斷提高檔案數字化管理水平，從而促進紙質檔案數字化工作順利開展。隨著紙質檔案工作不斷發展，還需要加強對內容及標準的研究，逐步完善檔案數字化轉型工作，提升檔案數字化工作品質，為我國經濟社會可持續發展提供依據。

三、結論

根據上文所述，面對海量紙質檔案，要想開展數字化工作難度非常大。加之檔案工作具有特殊性。因此出于確保紙質檔案合法性、合理性，應充分做好前期準備工作，從全局出發，分析整理工作內容，并制定嚴格的整理標準，為檔案數字化前期整理工作做好充分的準確，不斷提高檔案數字化工作的有效性，從而促使檔案積極作用的充分發揮。

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