基于網絡環境下的檔案管理創新

文/浙江省嘉善縣環境保護局 萬素馨

基于網絡環境下的檔案管理創新

文/浙江省嘉善縣環境保護局 萬素馨

創新檔案服務機制，不斷發展檔案信息資源，加強檔案管理是環保局檔案信息管理人員的基本工作，目的是促進社會的不斷進步和經濟的快速發展。本文介紹了網絡環境下檔案管理的創新。

網絡環境；創新；檔案管理

不斷開發和使用檔案信息資源是檔案管理者的基本職責，通過對檔案的服務體制的創新，做好社會發展的基礎工作。利用電腦和網絡更好地為客戶提供服務，做好創新檔案管理工作。

一、創新服務手段

積極地創建檔案服務系統，利用互聯網開展檔案管理服務工作。近年來，環保局創建了檔案。環保局檔案內部管理系統，環保局檔案管理工作者建立自己的網頁，充分利用單位的信息管理系統，搜集多種多樣的記錄及資料信息，將單位的檔案信息管理系統與網站超級鏈接，這樣可以更好地為用戶在網上查找檔案信息資料提供基礎，更好地服務客戶。

通過網絡展開服務工作，逐漸成為單位工作的重要方法。檔案管理者可以以網站為基本，逐步建設檔案信息資源的數據庫，特別是建設文件全文數據庫，通過網站實現電子文件的整理及使用，目的是讓檔案信息資源數字化，檔案管理工作自動化，檔案信息服務利用網絡化，檔案信息管理法制化。

自動收集上傳電子文件。與傳統的收集紙質檔案文件相比，電子文件只要下載、上傳就可以完成了，更加方便、快捷。所以，檔案管理部門應該改變傳統的用手工收集資料的工作習慣，建立網上工作窗口，通過互聯網自動上傳電子文件，在檔案管理服務器上盡快歸檔。積極開展網上服務。隨著社會的發展，信息化的檔案管理模式逐漸取代傳統的檔案利用方式，到檔案管理部門使用檔案、參考檔案復印件、參觀檔案展覽這些傳統的利用檔案的方法必然要發生轉變。科學化的檔案服務機制一步步代替傳統被動的服務機制。環保局檔案管理工作人員利用網絡制作各種各樣的專題、提供數據庫及電子信箱等方式為用戶服務，讓用戶更加方便快捷地找到自己所需的信息資源，用戶與環保局檔案管理者可以使用電子郵件進行交流信息，這樣可以更好地為用戶提供檔案資料保存的服務。

二、拓展服務領域

多主體、信息服務化。環保局檔案管理的主要工作是為單位內的對象服務變成社會化全方位的服務。這是由于檔案管理部門不僅要為企事業單位、政黨機關等利用檔案資料為個人或者組織提供服務，而且要有針對性的為其他特殊利用者提供服務。社會的不斷發展，信息化應用逐漸廣泛，人們越來越廣泛地運用信息資源。信息技術改革步伐加快，人們從事的各種工作越開越復雜，更加離不了信息服務。對文件、檔案、圖書、情報檢索資料的綜合需要必將取代對檔案信息的單一的需求。大力興辦服務行業，發展檔案產業。從信息資源的開發角度來說，我們正處于信息化的時代，檔案管理人員不能僅僅只是檔案保管員，更應該是檔案信息的擁有者和提供者；環保局檔案管理不能僅是單一的收藏部門，更應該是檔案信息的聚集中心、交流中心。 環保局檔案管理者必須加強服務精神，建立產業意識，加大對檔案資料收集工作的力度。例如，在匯總編輯專題信息時，主動引入科學技術，搜集信息，有助于維護企業的權益；搜集房地產相關信息，給城市的建設提供服務；搜集經濟信息促進企業結構的變化；搜集市場信息，為企業提供營銷機會。加深各部門的橫向聯系，共享互聯網信息資源。由于社會信息化的加深，人們的知識總量和信息總量不斷增加，面對各種各樣的信息，將這些知識和信息全部加以收集、整合、深化、儲存和利用不是任何一個文獻部門能獨立完成的。所以，必須建立一個健全的信息系統，改變檔案、情報、圖書等各個部門獨自管理的模式，從而充分發揮整體優勢。設立社會信息系統的先決條件和中心內容就是整合目錄，資源共享。

整合目錄就是將檔案、情報、圖書等相關部們的各類信息資源，加以分類整理，共同組成環保局的檔案信息資料目錄，讓人們可以更加方便、快捷地了解到各種知識、信息和相關情報。整合目錄的優點就是可以實現聯網信息資源共享，充分發揮各部門的資源優勢， 從而使各部門的信息資源相互融合，檔案信息資源的管理工作效率提升，避免信息資料的重復篩選工作。通過整合目錄可以有效地利用儲存空間，節約資金，減少管理人員重復的勞動，并且有利于環保局檔案的充分利用，讓檔案管理工作更加細致化、專業化，更有針對性，以為社會更好地服務為目的開展工作。

三、創新服務技術

隨著社會的不斷發展，信息化逐漸加深，研究數據庫技術也在不斷深入，檔案信息網中數據庫管理系統的應用越來越廣泛，查詢數據、綜合分析數據，根據數據庫和數據收集技術建立信息網數據管理系統，高質量的信息查詢技術和綜合分析能力是提升檔案查詢能力的基礎，數據庫技術應用的深入給檔案信息查詢和分析技術的提升提供了平臺，利用數據庫可以把原來孤立、分散的數據資料加以整理，找出他們之間的聯系，以期達到數據的篩選、分類的目的，可以讓信息資源更加具有條理性。對于環保局檔案管理來說，數據倉庫技術的應用是非常重要的。

四、結語

隨著社會信息化的進程加快，人們的知識總量和信息總量不斷增加，面對各種各樣的信息，將這些知識和信息全部加以收集、整合、深化、儲存和利用不是任何一個文獻部門能獨立完成的。所以，必須建立一個健全的信息系統，改變檔案、情報、圖書等各個部門獨自管理的模式，從而充分發揮整體優勢。

[1]梁麗婷.網絡環境下檔案信息服務創新研究[D].安徽大學，2013.