高校人事檔案查借閱制度調研分析

文/燕山大學檔案館 李麗環；秦皇島市第一醫院 張鴻蕓

高校人事檔案查借閱制度調研分析

文/燕山大學檔案館 李麗環；秦皇島市第一醫院 張鴻蕓

隨著組織人事制度的深入改革，如何完善人事檔案的查借閱制度，提高人事檔案的利用效率成為擺在檔案管理者面前的重要問題。本調研以燕山大學、河北大學、天津大學的人事檔案查借閱制度為參考進行對比研究，以期對完善我校人事檔案查借閱制度有所裨益。

人事檔案；查借閱；制度；調研報告

一、人事檔案查借閱制度分類及利弊分析

結合燕山大學、河北大學、天津大學等高校的人事檔案查借閱制度，可以看出人事檔案查借閱制度大體可以分為兩類，即以部門為服務對象和以個人為服務對象。

（一）以部門為服務對象。以部門為服務對象是指，只向組織開放人事檔案信息，不向個人開放。人事檔案具有政治性和機密性，它是個人重要的歷史記錄，涵括了個人在職稱評定、學習經歷、工作經歷、政治經歷等方面的重要信息，是證明個人身份、落實工資待遇、印證組織關系等的重要憑據，也是組織部門了解和選拔干部的重要依據。因此，檔案管理部門有責任對人事檔案進行保密。基于此，目前，大多數高校都采取只對部門提供服務的查借閱方式，即只有跟人事檔案工作相關的組織部和人事處才有權利對人事檔案進行查閱和利用，職工個人不得直接查看本人的人事檔案。例如，天津大學便采取此種制度。如果職工個人需要利用人事檔案中的信息，必須委托組織部和人事處的辦公人員去辦理，組織人事部門的職工也必須攜帶有效證明才能對人事檔案進行查閱和利用。

以部門為服務對象的人事檔案查借閱制度，在一定程度減少了個人信息向外泄露的可能性，從而提高了人事檔案的安全性和機密性，保證了職工個人的合法權益。但是，此類制度重保存保密、輕服務利用、自我封閉狀況較為嚴重，在一定程度上違背了“以人為本”的理念，使得職工個人查閱檔案“門檻高、周期長”。與此同時，隨著人員流動量的增大和國家對人事檔案的越來越重視，人們查閱確認自己出生日期、參加工作時間、入黨團時間等方面信息的需求逐年上升，無形中也增加了組織人事部門的工作量。

（二）以個人為服務對象。以個人為服務對象是指，人事檔案中非保密的信息不僅可以向組織開放，也可以向個人開放。由于人事檔案具有保密性，因此，目前只有少數的高校采取向個人開放的人事檔案查借閱制度。以河北大學為例，河北大學允許個人查借閱個人人事檔案，但其查借閱也具有一定的規定限制。首先，職工查借閱個人人事檔案，只限于查詢其中如出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、職稱評審等非保密內容。其次，職工個人查閱人事檔案信息，需要說明使用人事檔案信息的用途。最后，職工個人查閱人事檔案信息只限于職工本人，并需要攜帶有效身份證明。

以個人為服務對象的人事檔案查借閱制度，突出了“以人為本”的服務理念，最大程度上滿足了職工的需求，減輕了組織人事部門的工作負擔，提高了工作的效率。但另一方面，由于此種制度直面職工個人，在人事檔案保密性方面仍存在一定的風險性，需要嚴格的制度約束。同時，由于人事檔案涉及保密與非保密的不同內容，因此，存在與組織人事部門職責劃分不清，工作互相推諉等問題。

二、人事檔案查借閱制度改革的文獻分析

近年來，在人事檔案查借閱制度改革方面，從事檔案管理方面的專家，大多建議放寬人事檔案查借閱的制度，提高人事檔案管理的利用效率。從總體上看，大致包括以下幾種觀點。

（一）放寬人事檔案查借閱制度，在一定范圍內允許職工個人進行查閱。韓穎在《高校人事檔案利用工作的現狀與對策》一文中認為：“要正確處理檔案的保密與利用的關系，實現人事檔案信息部分向個人開放”。倫鳳華則在對北京市大多數高校人事檔案管理制度調研的基礎上提出：“檔案管理者要開闊視野，拓寬渠道，積極拓展高校人事檔案的利用范圍，不僅要提供面對面的服務，遇到校外的電話查詢，也應該靈活處理，尋找各種方式確認利用者身份，盡管理者所能為其提供利用。”

（二）由保管者變為人事信息的主動提供者，提高人事檔案的利用效用。學者吳青霞以湖南科技學院的人事檔案工作為例，提出“要樹立超前服務意識，變被動服務為主動服務。即人事檔案工作者在掌握本單位人事檔案利用規律及發展趨勢的基礎上，積極編研出全校干部名冊，各級干部全校分布情況表，干部隊伍學歷學位、職稱、職級、專業分析統計數據表各種實用的參考資料和分析數據，為學校改革發展提供參謀。”

三、我校人事檔案查借閱制度的歷史沿革

我校人事檔案查借閱制度起初采取以部門為服務對象的人事檔案查借閱制度，只有組織部和人事處才有權利對人事檔案進行查借閱，職工個人不得查借閱。但是，隨著查閱人事檔案頻率的增加，組織部和人事處的工作任務繁重，增加了組織人事部門的工作負擔。之后，我校開始嘗試以部門和個人為服務對象并存的人事檔案查借閱制度，除組織人事部門外，教職工個人可以持相關身份證明到人事檔案管理部門查詢本人三齡二歷的非保密材料，但是本人不得直接接觸檔案。同時，組織人事部門以外的其他單位，因工作需要也可以委派兩名以上黨員持單位證明查詢本單位人員人事檔案。這種做法提高了人事檔案的利用效率，但是有些人事信息是否具有保密性不好界定，查檔人員黨員身份也無法確認，使得人事檔案的對個人提供服務工作仍存在一些問題。

四、完善我校人事檔案查借閱制度的建議

（一）由“部門”向“個人”過渡。黨的十八以來，習近平總書記一再強調要加強黨的執政能力建設，增強執政為民的意識，凡涉及到與群眾切身利益相關的事項要公開辦事制度，增強辦事透明程度。對于人事檔案來講，它跟著我們一輩子，但是誰都無法看到自己的檔案里究竟裝了些什么，無法確定自己檔案里的鑒定是否公正。這種監管的缺失，有可能導致工作的失誤，而這個小小的失誤，有時能改變一個人的命運。為了避免更多的“湯國基事件”，人事檔案管理工作要走出封閉狀態，向個人開放部分人事檔案信息。此外，從人事檔案包含的十大類材料內容來看，這些材料絕大部分出自本人之手，其內容本人其實已經知道，只有個別材料如鑒定、考核、考察材料本人只知結果而不知處理過程。因此，應適度地向個人公開部分人事檔案信息，將人事檔案部分向個人開放。這不僅可以方便人事檔案本人，方便其查詢記憶不清晰的日期等信息，還利于提高人事檔案的利用率，使沉悶的人事信息活躍起來，增強公眾的檔案意識，同時，加強對人事檔案工作的監管，提高人事檔案的真實性和準確性。

（二）加快人事檔案信息化建設步伐。人事檔案管理部門應認真研究相關政策法規，正確處理保密與利用的關系，嚴把利用審查關，確保人事檔案信息的安全。在此基礎上，可以嘗試建立方便公眾查詢的人事檔案信息查詢系統，個人經過申請授權后，便可以在人事檔案信息查詢系統中查閱自己所需的信息。當然，個人只有相關信息的查看權，而沒有修改權。如對其中某些信息質疑，可提出復核申請。如此，公眾便可隨時獲悉哪些材料已歸檔，有沒有丟失，是否失真，對檔案管理人員起到監督的作用，亦可堵住假材料或“湯國基”材料的可乘之機，提高歸檔材料的真實性、準確性，實現真正的“檔若其人”。對于組織人事部門而言，一些人員信息的查詢也不需再翻閱紙質檔案，既可以從繁瑣的手工勞動中解放出來，提高工作效率，又避免了重復翻閱檔案對檔案本身的磨損。

（三）明確人事檔案管理部門和組織人事部門的職責劃分。人事檔案管理部門要明確劃分出向個人提供服務和向組織提供服務的檔案范圍，并做好與組織部和人事處的溝通工作，明確三個部門在人事檔案查閱工作中的職責和權利，以防止人事檔案查借閱工作互相推諉，提高人事檔案查借閱工作的質量和效率。

[1]韓穎.高校人事檔案利用工作的現狀與對策[J].黑龍江史志，2007（2）.

[2]池紅.高校人事檔案利用工作的思考[J].揚州大學學報，2004（5）.

[3]池紅.高校人事檔案利用過程中的難點問題與對策[J].機電兵船檔案，2010（3）.

[4]吳青霞.強化地方高校人事檔案利用與服務的思考——以湖南科技學院為例[J].科技情報開發與經濟，2010（26）.

[5]李麗環.論人事檔案部分向當事人的開放工作[J].山西檔案，2016（1）.