探析醫療單位財務檔案管理困境與相關管理建議

文/鄆城縣疾病預防控制中心 劉文鋒

探析醫療單位財務檔案管理困境與相關管理建議

文/鄆城縣疾病預防控制中心 劉文鋒

本文主要以醫療單位為研究對象，分析其當前財務檔案管理過程中面臨的困境，并在此基礎上提出相關管理建議。主要目的為醫療單位日后財務管理工作提供參考。

醫療單位；財務檔案；困境；管理建議

醫療單位財務檔案管理工作是醫院管理活動的重要組成部分，發揮著不可替代的作用，主要為醫院各項計劃開展和決策提供依據。為此，提高醫院財務檔案管理工作對于推進醫療單位長遠、穩定發展具有重大現實意義。

一、現行醫院財務檔案管理中面臨的困境

（一）管理意識薄弱，利用率低。在醫療單位財務檔案實際管理工作中，部分管理人員管理意識依然較為薄弱，未能充分意識到財務檔案管理工作所具備的重要性，出現“重經營，輕檔案”的行為。財務管理方式依然停留在傳統階段，未能全面實現信息化管理，導致財務管理工作效率低。相關實踐調查對某一地區20家醫療單位醫院財務檔案管理部門進行了分析，其中只有10家完全實現了信息化檔案管理，8家為半信息化管理，2家還依然采用傳統管理。完全實現信息化管理率僅為50%，這些數據表明，醫療單位財務檔案在信息化管理上有待提高。

（二）缺乏完善的管理制度，收集率低。在實際管理工作中，缺乏完善的監督管理制度，缺乏統一的管理模式，職責分工不明確，各項流程無法得到保證，很多有價值的財務文件未能得到重視以及管理，使得財務檔案的收集率低，很多財務檔案失去完整性。加之未能及時對醫院信息資源進行整合，最終導致財務檔案管理工作無法緊跟時代步伐，無法滿足醫院發展需求。在2015年一份醫療行業財務檔案數據分析中指出，財務檔案得到完善保存的僅為66%，30%檔案由于各種因素在管理保存過程中數據缺失、內容不完整。

（三）部分管理人員缺乏責任意識，綜合素質偏低。當前，從事醫院財務檔案管理工作人員水平參差不齊。崗位流動性大，未能從文化、經驗等方面對崗位進行人員配備，多數帶有隨意性，有一部分管理人員是臨時頂替，缺乏專業管理水平，知識面比較狹窄，經驗不足，管理理念傳統落后，無法滿足醫院對于管理人員的根本要求，難以勝任財務管理工作，制約了財務檔案管理工作的穩步發展。

（四）現代化管理水平較低，缺乏完善軟硬件設備。部分醫療單位財務檔案管理空間較為狹小，缺乏很多必備的軟硬件設備，管理技術陳舊落后。很多財務管理工作依然沿用傳統的手工方式對信息進行收集和檢索，這種方式不但耗時，效率也不高，不利于財務管理的收集、查找以及保存，成為了財務檔案管理工作發展的絆腳石。

二、提高醫療單位財務檔案管理水平的建議

（一）增強管理意識，提高利用率。進一步提高管理人員的管理意識，是財務檔案順利實現科學管理的前提保證。為此，醫院管理人員需要加大對財務檔案管理的重視，組織所有財務管理人員進行相關法律法規的學習，使他們意識到日常財務管理的重要性，認識到財務管理在日常管理中所發揮的巨大作用，更好地服務于工作，增強他們的責任感，加強監督力度，促使財務檔案管理工作與醫院規劃發展實現同步。

（二）建立并完善監督管理制度，促使管理行為實現規范化。通過建立完善的監督管理制度，使得各項流程落實開展，確保各種管理行為有章可循，有據可依，促使財務檔案管理工作穩步、健康發展。依據各種《檔案法》以及《會計檔案管理辦法》等相關法律法規，并從本單位實際情況出發，確保指定管理條例符合實際需要。積極完善財務檔案收集、保存、檢索、歸檔、移交以及保密等各項工作環節。同時對載體不同檔案進行統一管理以及考核，促使財務檔案管理評價工作和醫院各項業務實現同步發展。

（三）加強培訓，全面提高管理人員綜合素質。加強培訓，全年提高管理人員的綜合素質是提高管理水平的關鍵所在。對于各種類型檔案的裝訂工作，應由專人負責，若在缺乏專業人才的情況之下，則可以由專門會計人員進行。醫院領導為管理人員提供更寬廣學習平臺，要求所有管理人員積極參與各項培訓，不斷提高管理理論知識和操作能力。所有管理人員均需經過專業培訓后方能上崗。同時建立考核評價制度，狠抓培訓質量，不斷對管理人員技能水平進行監督以及評價，發現不足，及時改進，促使檔案管理工作實現科學規范化。

（四）努力完善軟硬件設施，實現現代化管理。不斷完善軟硬件設施，摒棄傳統的手動管理方式，實現現代化科學管理，促使檔案從紙張管理向電子版管理改變。雖然借助互聯網管理方式大大提高了工作效率，但由于數據系統帶有不穩定性，容易受到侵害泄露。為此，應加強計算機審批制度，采用安全措施保護數據，可通過采用分權以及建立會計軟件多用戶等方式，及時維護數據并做好備份，避免惡意修改、盜取以及各種病毒侵害導致數據失去真實性。把電算化資料做好整理、分類并歸檔。利用磁盤、光盤等優質的介質對會計賬簿進行儲存，并好做編號，標注時間、內容，便于識別。信息化管理是今后檔案管理的所趨，加強對電算化的管理力度，從根本上保證醫院數據資料的真實以及完整有效性。

三、結束語

財務檔案管理是醫院管理工作中非常重要的一個環節，只有正視當前醫療單位財務檔案管理工作所面臨的困境，及時采取各種有效措施對管理流程進行優化完善，才能滿足醫療單位的發展需求，才能與醫療單位發展實現同步。

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