淺議新形勢下衛生監督機構檔案管理工作的創新

文/吉林省琿春市衛生監督所 張幫帥

淺議新形勢下衛生監督機構檔案管理工作的創新

文/吉林省琿春市衛生監督所 張幫帥

衛生監督機構必須要順應時代發展形勢，樹立正確的檔案管理意識，制定科學有效的檔案管理制度，加強檔案管理信息化建設，并重視對檔案管理人員的培訓，以此來確保衛生監督機構檔案管理工作實現創新發展。本文在此主要從加強宣傳、完善制度、加大投入、重視培訓四方面提出對醫療監督機構檔案的創新管理。

衛生監督機構；檔案管理；質量提升

衛生監督檔案主要是各種病例研究以及相關部門安全運行狀況的原始資料記錄，能夠直接反映出衛生監督部門工作的系統性和完整性，同時也是進行衛生醫療相關科研活動的重要數據資源。當前，我國社會經濟開始步入高速發展階段，并且隨著國家公共衛生醫療體制的改革，對衛生監督機構檔案管理工作也提出了新的要求和挑戰。因此，如何在社會發展和醫療改革新形勢下實現對衛生監督檔案的科學化、規范化和標準化管理，已經成了醫療衛生機構管理工作的重點內容。

一、加強宣傳，樹立衛生監督檔案管理意識

衛生監督檔案管理意識與民眾對檔案管理工作的認識程度存在正相關關系，所以必須要加強對衛生監督檔案管理工作的宣傳，主要包括有檔案管理基本知識、檔案管理的重要作用，檔案管理的價值意義、檔案管理相關法律法規、檔案工作的收集與開發利用等。在宣傳過程中，一是要注意因人而異，針對不同人群采用不同宣傳方式，注意宣傳工作的針對性，如領導階層重點宣傳，人們群眾廣泛宣傳。二是要注意宣傳方式的多種多樣，以便于宣傳內容能夠被社會各界和各基層人們接受，確保宣傳工作的有效率。通常來說，衛生機構檔案管理宣傳方式有兩種：一種是借助社會媒體進行宣傳，包括有電視、電臺、互聯網及報刊等；另一種是在檔案管理工作中進行宣傳，主要有進行檔案管理業務指導、開展檔案資料展覽、舉辦檔案知識培訓、進行檔案管理知識考評等。衛生監督機構檔案宣傳工作是做好檔案管理、實現檔案工作創新的基礎和重點，所以衛生監督機構必須要堅持不懈地努力，將檔案意識深入到每一位機構人員的心中。

二、完善制度，確保檔案能夠實現規范管理

衛生監督機構檔案來源渠道有很多，并且還涉及到很多部門和人員，在管理上較為繁瑣復雜，因此建立一套完善的檔案管理規章制度是十分有必要的。倘若沒有一套完善的規章制度來對檔案管理進行規范管理，不僅難以確保檔案收集的完整性和管理工作的有序性，同時還可能造成資源丟失。因此，衛生監督機構必須要結合自身實際情況制定完善的管理制度。首先，要成立專門的檔案管理領導小組，建立綜合檔案室，并將管理工作落實到每個人員，實現檔案有人抓、有人管、有人干的目標。其次，是檔案管理需要和衛生監督業務工作實現同步規劃、實施和推進。各個科室需配備有專門的檔案管理員，專門負責對該科室文件資料的收集、分類、整理、移交和歸檔。最后，是要制定健全的檔案管理制度，主要包括有檔案收集制度、檔案核對制度、檔案保密制度、檔案查借閱制度等。同時，還要將檔案收集和整理工作質量歸入到科室年度考核目標當中，切實提升衛生監督機構檔案管理水平。總之，一套完善的檔案管理制度能夠在最大程度上確保衛生監督機構檔案管理水平的提升，做到衛生監督檔案收集全面、分類合理、有序保管、遵章利用。

三、加大投入，注重提升檔案管理的現代化

隨著當前信息技術的進一步深化和發展，電子文件及無紙化辦公的出現對傳統手動式管理工作來說既是機遇也是挑戰，因此提升檔案現代化管理已經成了衛生監督機構未來檔案管理發展的必然趨勢。所以，衛生監督機構必須要加大檔案管理硬件及軟件設備投入，全面提升檔案管理的現代化建設。各級衛生行政管理相關部門和政府財務部門應結合衛生監督機構實際情況，從資金和政策上加強對衛生監督機構檔案現代化建設的支持。同時，衛生監督機構還應相應購置一些先進設備，并學習優質高效的管理技術，推動衛生監督機構檔案管理工作由傳統模式向現代化管理模式的轉變，從而在宏觀上提升衛生監督機構檔案管理質量水平。

四、重視培訓，提高檔案管理人員綜合素質

檔案管理工作質量與檔案管理人員專業管理水平和綜合素質能力密切相關，因此要想提升檔案管理質量必須要加強對檔案管理人員的培訓。現階段，衛生監督機構檔案管理人員普遍存在專業能力不強、綜合素質不高等問題，很多管理人員并不具備專業檔案管理知識，也未經過全面系統的管理培訓，因此提高檔案管理人員綜合素質勢在必行。一方面，要轉變管理人員工作思想，讓管理人員從思想根本上重視自身管理工作，加強培養管理人員管理責任意識，在工作中做到不隨意篡改檔案資料，并依照相關要求開展檔案借閱管理；另一方面，是要提升管理人員專業能力和綜合素質。對于衛生監督機構管理人員素質不高、專業管理技能缺乏等問題，可以在管理人員在職期間加強對檔案管理人員的培訓，可采用定期輪訓以及外出進修等方式，進一步提升檔案管理人員專業技能和綜合素質。同時，還需重視檔案管理人員創新管理意識的提升，讓其能夠在原本管理基礎上進行創新，以便于能夠適應社會形勢的不斷變化。

總之，衛生監督機構檔案創新管理工作是一項需要長期進行的系統工程，衛生監督機構必須要緊跟時代需求，不斷對自身管理模式進行創新和改革，借助科學、全面、有效的管理制度來提升檔案管理質量，促使衛生監督機構檔案管理更加規劃化，進而在最大程度上發揮出檔案的“資政惠民”作用，為社會民眾健康保駕護航。

[1]梁晶.淺談衛生監督檔案管理工作現狀及對策[J].經貿實踐，2015（09）：263.

[2]蔣立輝.淺析衛生監督機構的檔案管理及注意事項[J].辦公室業務，2014（23）：120.