如何做好企業文書檔案工作

張潔珺哈爾濱地鐵集團有限公司 黑龍江哈爾濱 150000

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如何做好企業文書檔案工作

張潔珺
哈爾濱地鐵集團有限公司 黑龍江哈爾濱 150000

【摘要】檔案是由文件轉化而來的，可以說文件是檔案的前身，而檔案是文件的歸宿。企業檔案是對企業各項工作的真實記錄，是企業得以健康持續發展的重要依據，不僅具有現實指導作用，而且還能夠為查考歷史提供重要的憑證。因此在當前企業發展過程中，需要重視文書檔案工作，有效的提高文書檔案管理水平，確保文書檔案信息的準確性和長效性，使其更好的服務于企業。

【關鍵詞】企業；文書檔案；制度建設；管理現代化；歸檔

文書檔案是企業發展過程中形成的具有保存價值的重文件，對于企業發展具有重要的參考作用。近年來，文書檔案工作模式發生了較大的變化，因此需要重視文書檔案管理，保證文書檔案信息的有效性和及時性，使其能夠更好的與企業的發展需求相適應，為企業的發展發揮出重要的作用。

一、爭取領導重視是做好文書檔案工作的前提

要想取得領導對文書檔案的重視，需要文書檔案管理人員要努力提高自身的專業素質，熱愛本職工作，能夠忠于職守，吃苦耐勞，在工作中充分的發揮主觀能動性，從而讓領導滿意，為企業的發展提供優質的服務。同時還要加強文書檔案的宣傳，進一步增強企業領導的檔案意識。在日常工作中，檔案人員需要及時向領導匯報文書檔案的各項工作，同時做好文書檔案服務工作，及時為領導提供檔案利用信息，使其意識到文書檔案工作的重要性。

二、加強檔案制度建設

企業在文書檔案工作中，需要進一步建立健全檔案規章制度，遵循檔案法及企業的實際情況來制定與企業檔案工作相適應的規章制度，進一步對檔案工作制度進行完善，確保各項制度的有效落實，為文書檔案收集、整理和保管等工作制定一系列辦法，及時對原始檔案進插收集，并理順歸檔程序，避免檔案資料出現丟失和毀損的問題。

三、重視文書檔案資料的收集工作

企業無論是專職檔案人員還是兼職檔案人人員都需要對檔案資料收集工作給予充分的重視，擴大檔案收集范圍，特別是對于一些重要會議、重大事件、重要研究成果、科研項目等檔案資料更要及時進行收集。同時還要增加信息收集渠道，提高資料鑒別能力。在文書檔案收集工作中，各部門之間還要加強協作，檔案人員要做到嘴勤、腳勤和腦勤，確保檔案收集信息渠道的通暢性，側重于收集能夠體現企業發展階段的資料，從而為企業各項工作的順利實施提供重要的參考，更好的發揮檔案部門在企業經濟發展中的重要參謀作用。

四、做好收發文的登記工作

在實際工作中，需要根據收發文件的不同種類來分別進行登記，單獨使用一個收文登記本，對于紅頭文件，在收文時需要對收文日期、收文號、機密等級、來文單位及文件號、標題及數量等進行列明，最后還需要分別交各主管領導進行閱示，對于需要在企業內部進行宣傳的文件，需要對承辦單位、收件人及歸檔時間進行詳細記錄，為全程跟蹤提供有效的便利。另外，還需要做好備案登記，備案可以在每季度或是半年做一次，并在年終時將備案表裝訂成冊，使其形成一本檔案明細賬。

五、實施文檔管理現代化

當前文書檔案管理中已普遍運用計算機管理，而且文件形成、運行、積累及轉換等各個環節都與自動化辦公有效的實現了銜接，這就需要文書檔案管理人員要有效的掌握現代化管理技術，并與自已的崗位工作有效的結合，確保業務素質的提升。一直以來紙質檔案整理工作都較為繁瑣，檔案人員勞動強度較大，利用計算機技術來對文件進行整理，有效的提高了工作效率，而且計算機檢索更為方便快捷，使文件歸檔工作中人為因素影響較小，實現了整理的真正簡化，并進一步深化了檢索的目的。

六、遵循歸檔原則

就企業日常管理來說，其往往要面對不同形式的文檔資料，每種文件涉及到的內容也是各不一樣的，如：工程文件、財務文件等等，若不及時分類處理則會給企業的文件管理帶來很大的困難。因而，對文檔資料歸檔管理則是不可缺少的工作。雖然電子文件與紙質文件有著很多的不同，但二者都是文件，因而歸檔時可以參照紙質文件的歸檔范圍來確定電子文件歸檔范圍，并根據單位的具體情況和電子文件的特點適當調整歸檔范圍。在歸檔過程中要遵守相應的原則，以保證文件資料保存其原有的使用價值。一般情況下，歸檔需要堅持的具體原則主要有：將電子文件歸檔提前介入到系統中，實現前段控制；在電子文件的歸檔時保證文件信息保持不變，保證文件信息的真實性；歸檔時保證電子文件沒有缺損，其相關文件也保證齊全；在歸檔后，要保證電子文件借助必要的工具能夠可讀以及有效的利用。

七、提高文書檔案管理人員的綜合素質

文書檔案工作的質量與文書檔案管理人員的素質具有直接的關系，因此在文書檔案管理工作中，還應該全面提高文書檔案管理人員的綜合素質。所謂的綜合素質，主要就是指文書檔案管理人員不僅應該具有較強的專業素質，還應該具備積極向上的思想意識，較全面的前瞻意識等。另外，還需要加強對現有的工作人員的繼續教育，也就是需要加強對現有文書檔案管理人員進行培訓，不僅培訓檔案管理人員的素質，還需要對檔案管理人員的其他方面進行培養，像對工作的熱情、責任意識等等。文書檔案人員還應該不斷地進行自我學習，進一步拓寬視野，并且全面了解文書檔案管理工作的發展前景，根據文書檔案管理工作的發展趨勢，努力提高自身的專業素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進文書檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變，不斷推進文書檔案的規范化、現代化、網絡化管理進程。

八、結束語

目前文書檔案管理工作加快向科學化和現代化的進程，這不僅有效的提高了文書檔案工作的效率和準確性，而且進一步提升了文書檔案管理的水平。在這種情況下，文書檔案管理人員更需要不斷充實自已的專業知識和專業素養，在工作中勇于奉獻，提高檔案服務意識，在文書檔案工作中不斷進行創新，從而使檔案更好的服務于企業的發展。

參考文獻

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