衛生計生檔案管理工作初探

齊 俠豐縣計劃生育宣傳技術指導站

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衛生計生檔案管理工作初探

齊 俠
豐縣計劃生育宣傳技術指導站

【摘要】本文對當前衛生計生系統檔案管理工作中存在的問題進行了分析探討，并在此基礎上，提出了加強衛生計生檔案管理工作的一些對策與建議。

【關鍵詞】檔案管理；衛計檔案；衛生檔案；計生檔案

目前，隨著全國各地區衛生系統與計生系統的合并，衛生計生檔案管理工作也進入了一個新的階段，可以說，機遇與挑戰并存。對于在新形勢下如何開展衛生計生檔案管理工作，是兩機構合并后檔案管理人員需要認真面對的一項重要課題。

一、當前衛生計生系統檔案管理工作中存在的問題

（一）對衛生計生檔案管理工作的重視不足

衛生計生檔案是衛生計生行政管理機構在進行各項職能活動時形成的具有保存價值的歷史資料，是衛生計生工作開展以及政策的制定的重要依據，具有十分重要的參考價值。由于目前的衛計單位尚處于機構合并的初始階段，各項工作千頭萬緒，使得檔案管理工作的重要性被忽視，檔案管理工作沒有進入單位的議事日程，從單位領導到直接的檔案管理人員，都對檔案管理工作的重視程度不夠，導致在現階段檔案管理工作的發展嚴重滯后。

（二）檔案管理制度不健全

檔案管理制度不健全是目前衛生計生單位檔案管理中存在的主要問題之一，對于單位檔案管理工作的有序開展十分不利。具體表現為：檔案管理范圍不明確、檔案分類不合理、歸檔要求不嚴謹、檔案的查閱及借閱程序不規范、檔案的保管不規范等。衛生計生單位檔案管理制度不完善、不健全，與單位領導對檔案管理工作不重視，單位檔案管理水平不高等有著直接的關系。此外，由于兩機構合并，原先各機構檔案管理制度與現有機構設置不匹配，也沒有根據現單位實際情況進行必要的調整，也是形成衛生計生單位檔案管理制度不健全的一大因素。

（三）檔案管理專業人才缺乏

檔案管理是一項需要專業技能才能勝任的工作。目前，衛生計生單位的檔案管理人員主要分為兩種，一種是專職負責檔案管理的工作人員；一種是兼職負責檔案管理的。從人員的綜合素質來看，無論是專職還是兼職檔案管理人員，在專業知識與技能方面都存在一定的欠缺。很多的兼職檔案管理人員并不具備專業的檔案管理知識與技能，即便是專職的檔案管理人員，也往往并非檔案管理專業出身。檔案管理專業人才的缺乏，已經成為提升衛生計生單位檔案管理水平的瓶頸。

（四）檔案管理的信息化程度不高

衛生計生檔案管理的信息化程度不高主要體現在兩個方面，一是檔案資料的數字化、信息化不規范，轉化技術水平低，效率不高；二是檔案信息化建設不全面，檔案網站服務功能不完善，檔案利用服務較差。檔案信息化建設是利用信息技術提高檔案管理工作的現代化水平，更好的實現檔案信息的社會化服務。衛生計生檔案管理的信息化程度不高，在很大程度上影響了衛生計生檔案管理的效率以及檔案的有效利用。

二、加強衛生計生檔案管理工作的對策

（一）提高對衛生計生檔案管理工作的重視程度

衛生計生檔案的重要性及其價值是毋庸置疑的，其對于地區衛生計生工作的開展具有重要的參考價值。以當前衛生計生檔案管理中出現的問題來說，提高對檔案管理工作的重視程度是關鍵，是提升衛生計生檔案管理工作成效的基礎，只有思想上引起重視，才有在行動上落實到位。加強對衛生計生檔案管理的重視，關鍵是要單位領導層高度關注檔案管理工作，將檔案管理工作納入議事日程，只有從上向下形成重視檔案管理的氛圍，才能更好地落實檔案管理的各項工作。

（二）完善檔案管理各項規章制度

制度是用來規范人的行為的準則，只有完善的規章制度，才能更好地規范人的行為，確保檔案管理工作有條不紊地進行。目前衛生計生檔案管理制度不健全的問題，歸根結底是因為衛生計生單位檔案管理水平的問題。因此，完善檔案管理制度，首先要提高單位的檔案管理水平，要建立檔案管理的專職機構負責檔案管理工作，要從檔案的收集、整理以及歸檔等各個環節加強制度建設，要明確檔案管理的范圍以及檔案管理部門的職責，要建立科學合理的檔案分類標準、歸檔要求，要規范檔案查閱及借閱的流程，對檔案的保管要制度嚴格的規章制度，確保檔案資料的完整性與準確性。

（三）加強檔案管理專業人才的培養與引進

衛生計生檔案管理水平的提高，關鍵是要加強檔案管理專業人才的培養與引進。以目前衛生計生單位檔案管理人員的專業素質來看，雖然基本可以滿足檔案管理的要求，但面對網絡新形勢下檔案管理的新問題、新情況，應對能力明顯不足，這已經成為了目前衛生計生單位提升檔案管理水平的關鍵問題。從提高人員專業素質的角度來說，加強檔案管理專業培訓是有效的應對措施。無論是對專職檔案管理人員還是兼職檔案管理人員，從單位實際需求出發，為其提供具有針對性的檔案管理專業培訓，可以有效的提升檔案管理的專業水準，尤其是對檔案信息化建設，加強培訓可以確保檔案管理人員適應新形勢下檔案管理發展的趨勢，更好的完成單位的檔案管理工作。此外，衛生計生檔案信息化建設的要求，也對檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求，單單依靠對現有檔案管理人員的培訓，不足以完全滿足檔案信息化建設的要求。因此，引進具有專業檔案管理知識與技能的人才對于完善衛生計生單位檔案管理人才結構具有十分重要的意義，必須要加強重視。

（四）加強檔案管理的信息化建設

檔案管理的信息化建設是利用計算機技術、信息技術來加強檔案資源信息的收集、整理、存儲及開發利用，對于推動我國社會經濟的快速發展具有十分重要的作用。目前，檔案管理的信息化已經成為檔案管理技術發展的趨勢，也是實現檔案資源共享的重要途徑。衛生計生檔案管理水平與效率的提高，需要加強檔案管理的信息化建設。一方面是加強信息化硬件設施的投入，包括檔案信息網絡系統和檔案數字化設備，確保信息化建設的基礎設施滿足要求。基礎設施建設是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。另一方面要加強檔案信息化的標準規范建設及信息資源建設，做好電子檔案的基礎性工作。標準規范建設是檔案信息化建設的重要內容，是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定統一的標準規范及格式，對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有十分重要的意義。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，其開發和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。其主要內容是檔案的數字化和電子文件的采集和接收，主要形式包括檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設。此外，檔案管理信息化建設還包括對檔案管理人員的信息化培訓，使之成為既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才，以適應信息化的檔案管理模式。

三、結束語

總的來說，衛生計生檔案管理工作要取得成效，首先要重視檔案管理工作，尤其是要得到單位領導的重視；其次，要建立健全檔案管理的各項規章制度，確保檔案管理工作在章可循；第三，要加強檔案管理人員專業素質的培訓，吸收引進具有檔案管理專業知識與技能的人才；第四要加強檔案管理的信息化建設，用信息化技術促進檔案管理水平的提高。雖然目前衛生計生檔案管理中存在著諸多的問題，但只要在上述四個方面做好，必能取得長足的發展。

參考文獻

［1］馬明慧，鄒琳，王福菊. 淺議衛生計生檔案的信息化建設與管理［A］.中華醫學會（Chinese Medical Association）、中華醫學會醫學信息學分會.中華醫學會第二十一次全國醫學信息學術會議論文匯編［C］.中華醫學會（Chinese Medical Association）、中華醫學會醫學信息學分會：，2015：1.

［2］叢丹.衛生計生局檔案管理模式研究［J］.黑龍江史志，2015，13：202.