優化事業單位檔案管理工作途徑的探討

李 丹齊齊哈爾市公共資源交易中心 黑龍江齊齊哈爾 161000

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優化事業單位檔案管理工作途徑的探討

李 丹
齊齊哈爾市公共資源交易中心 黑龍江齊齊哈爾 161000

【摘要】事業單位是不以營利為目的社會組織，作為國家的機構的重要組成部分，事業單位服務內容基本上覆蓋了社會的方方面面。事業單位檔案是對事業單位所有活動遁真實記錄，做好事業單位檔案管理工作具有非常重要的現實意義。文中分析了事業單位檔案管理的重要性，并進一步對優化事業單位檔案管理工作的途徑進行了具體的闡述。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；制度；電子檔案；人員素質

一、事業單位檔案管理的重要性

在當前市場經濟快速發展的新形勢下，事業單位面臨著全新的挑戰。檔案管理作為事業單位最基礎的管理工作，其包括的內容較多，需要通過對檔案信息進行收集、整理、鑒定、保管、檢索、統計等多項工作，以此來為檔案使用者提供檔案利用服務。而且事業單位檔案中，通過對事業單位為社會服務的所有信息資源進行記載，同時還記載著員工的相關信息，因此通過優化事業單位檔案管理工作，不僅可以有效的提高檔案工作的效率和質量，而且還能夠為人事管理工作提供重要的依據。通過加強事業單位檔案管理工作，有效的提高檔案管理水平，可以使檔案更好的發揮其重要價值，為事業單位的健康有序發展提供重要服務。

二、優化事業單位檔案管理工作的途徑

（一）對檔案管理工作給予充分重視。長期以來事業單位在發展過程中將更多的精力都放在了服務工作上，而對檔案管理工作缺乏重視，對檔案工作的重要性缺乏明確的意識，這也是當前事業單位檔案管理工作滯后的重要因素。在當前事業單位檔案管理工作中，需要事業單位領導和檔案管理人員要充分的意識到檔案管理工作的重要性，努力提高檔案管理工作的創新意識，進一步改變當前檔案工作的局面。特別是在當前各項改革不斷深入的新形勢下，檔案工作人員數量減少，工作量增加，這使檔案工作面臨著嚴竣的壓力，針對于這種情況下，需要調整檔案人員，并對檔案人員進行重新定位，加快檔案管理人員觀念的轉變，更好的發揮出檔案的重要價值，使檔案能夠創造出更好的社會效益和經濟效益。作為檔案工作者，需要具備吃苦耐勞的精神，踏實工作，而且在工作中在不斷創新，有效的提高檔案工作的價值，為檔案事業的健康發展做出更大的貢獻。

（二）建立健全檔案管理工作制度。事業單位要想對檔案管理工作進行優化，則需要建立健全檔案管理制度，以制定來規范和約束檔案管理工作。在開展檔案工作中，要嚴格按照具體的規章制度進行工作。近年來我國事業單位檔案管理水平雖然有了一定程度的提升，而且在檔案管理方法和手段上也取得了一定的成效，但檔案管理體系和制度還不完善，存在著一定的滯后性，因此要進一步完善事業單位檔案管理制度，使其與檔案工作的發展相適應，從而實現檔案管理的科學化和標準化，使檔案能夠更好的服務于事業單位的各項工作。

（三）加強檔案信息化管理。當前信息技術廣泛應用于檔案工作中，檔案信息化管理已成為檔案管理工作的必然趨勢。事業單位需要對檔案信息化給予充分的重視，進一步做好檔案的信息化建設工作，加快推動檔案的開發利用。

首先，事業單位在檔案查詢上加強電子檢索，通過系統軟件支持，實現檔案管理資料查詢的方便性。

其次，推進人事檔案管理電子化，在實施檔案信息化的過程中，一定要確保檔案的安全。為了應對這一點，檔案資料采集要做到采集真實、管理規范。同時，檔案管理人員也要做好電子檔案的保存工作，將每一類檔案的密級程度劃分好，對檔案進行全面的掌控。不僅可以節約成本、減少風險，還可以有效建構社會信用系統。

第三，倡導檔案信息網絡化。檔案信息網絡化，是在檔案法的框架下，充分利用網絡的迅速傳播優勢，將檔案信息進行社會共享，最大限度的提高檔案的使用價值，促進檔案工作的全面信息化。

最后，改善單位現有檔案管理設施，加大檔案管理設備投入，提高工作人員的工作質量和效率。事業單位應該在檔案室配備了數碼相機、掃描儀等。全面實現電子文檔一體化管理，步入檔案辦公管理自動化軌道。

（四）提高檔案管理人員的專業素質。檔案工作不僅是一項業務性工作，同時也是一項管理服務性工作，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。作為一名優秀的檔案管理人員，要具備扎實的檔案管理專業知識，具有較強的管理能力，同時還要樹立良好的服務意識，只有這樣才能更好的適應當前知識經濟及網絡信息所帶來的沖擊和挑戰，更好的掌握分檔案各種新型的載體和先進的管理手段和方式，有效的提高檔案管理的信息化水平。

首先，專職檔案人員要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。

其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。為此，事業單位要提高檔案管理人員的進入門檻，事業單位檔案管理工作者必須要具備相當扎實的專業管理技術，對當前的檔案管理工作人員進行系統的信息化檔案管理知識培訓，培訓合格的檔案管理人員才能上崗，網絡時代的到來，工作模式變為了人與計算機的結合，培訓可以幫助現有檔案管理人員掌握計算機技術、網絡技術、通訊技術知識，幫助他們更快的適應信息化檔案管理的發展，從而將傳統的檔案管理知識與先進的科技信息相結合，建設一支適應現代社會發展的檔案管理隊伍。

三、結束語

檔案管理工作作為事業單位的基礎性工作，在事業單位各項改革不斷深入的新形勢下，檔案管理工作也加快了信息化和現代化的發展步伐，這就需要檔案管理部門要不斷的優化檔案管理工作，努力提高檔案管理的水平，加強檔案管理人員的培養，確保檔案能夠為事業單位的健康發展提供優質的服務。

參考文獻

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