淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新

王昌君徐 祥.河南省信陽市交通質(zhì)監(jiān)定額站 河南信陽 464000 .河南省信陽市地方海事局 河南信陽 464000

?

淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新

王昌君1徐 祥2
1.河南省信陽市交通質(zhì)監(jiān)定額站 河南信陽 464000 2.河南省信陽市地方海事局 河南信陽 464000

【摘要】本文介紹了文書檔案管理的特征以及必要性和迫切性，探討了文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略。

【關(guān)鍵詞】文書檔案管理；工作創(chuàng)新；策略

一、前言

文書檔案記載著社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、科學決策、強化管理、生產(chǎn)經(jīng)營、研究開發(fā)等方面的過程和成果。文書檔案工作是檔案工作的重要組成部分，是一項政治性、服務性、技術(shù)性較強的工作。隨著時代的發(fā)展，如何創(chuàng)新文書檔案管理工作，提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求及適應日趨發(fā)展的新形勢，已成為文書檔案工作面臨的新課題。

二、文書檔案管理的特征

（一）文書檔案管理的目標是記錄“歷史”。文書檔案管理主要是對發(fā)生的事件，包括相應的文件、文書等進行記錄并整理歸檔。其中文書檔案管理主要涉及到文本資料的收集、整理、編號、保存、借閱等過程，這就要求文書檔案具有一定的安全性和完整性。文書檔案管理最終的目的是記錄歷史，以便于后人對歷史真相的了解和借鑒，發(fā)揮檔案的應有作用。

（二）文書檔案管理的核心是文書工作。文書檔案產(chǎn)生的基礎(chǔ)是文書工作。文書工作主要包括對文件的收集、整理、分類、歸檔以及過程中涉及的登記、轉(zhuǎn)運、催辦等事務。檔案工作在文書工作的基礎(chǔ)上對檔案進行統(tǒng)計、檢索、保管等工作，其主要來源于文書。

（三）文書檔案內(nèi)容的豐富性。文書檔案是一個群體中真實事件的記錄與反映，內(nèi)容豐富多樣，可以是行政管理、黨群管理、科技管理、會計管理等產(chǎn)生的文書文件，也可以是照片、錄音、影像等電子檔案。

三、文書檔案管理工作在新形勢下進行創(chuàng)新的必要性和迫切性

（一）文書檔案管理工作表現(xiàn)出的滯后性。不適應科學化管理的要求，缺乏制度創(chuàng)新。大部分事業(yè)單位和國企在新形勢下進行了大力度的創(chuàng)新，分管領(lǐng)導主抓建設(shè)大制度，但是很少有人問津修編檔案規(guī)制，對法制化、科學化和規(guī)范化檔案管理造成了嚴重影響。文書檔案管理工作帶有明顯的黨政機關(guān)檔案管理色彩，機制幾十年不變，不能適應新的外部環(huán)境。“重藏輕用”的傳統(tǒng)思想一直存在于實際工作中，在可持續(xù)發(fā)展的大環(huán)境下檔案工作顯得相對滯后，使文書檔案工作在價值上大打折扣。

（二）在新形勢下文書檔案管理的創(chuàng)新工作面臨新的機遇。

文書檔案工作在改革發(fā)展中面臨全新的人文環(huán)境。如今的信息社會在信息運轉(zhuǎn)效率上對企事業(yè)單位的要求更高；將會有大量深層次的歷史問題出現(xiàn)伴隨著國企及事業(yè)單位的改革，文書檔案工作需要為國企和事業(yè)單位提供佐證；整理、收集、利用信息的工作在激烈的市場競爭中比以往都重要，這些重任應該由檔案管理部門來承擔。文書檔案工作因為信息化將面臨新的技術(shù)環(huán)境。在建設(shè)遠程互動平臺及局域網(wǎng)方面各個企事業(yè)單位隨著國家信息化建設(shè)的不斷推進也取得了不同程度的進展。文書檔案管理部門的存儲介質(zhì)、管理手段也應該與技術(shù)環(huán)境同步發(fā)展，這樣才能更好地編研、歸集信息來為企事業(yè)單位提供利用服務。

四、文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）管理制度創(chuàng)新。文書檔案管理制度的創(chuàng)新是保障文書檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)內(nèi)容。在創(chuàng)新的過程中需要根據(jù)單位發(fā)展的實際需要，并在原有的管理制度基礎(chǔ)上進行改革，使原本制度中存在的不完善之處能夠得到彌補。同時應重視領(lǐng)導責任制度的創(chuàng)新，以此來為現(xiàn)代化檔案管理提供支持。此外，應保證制度建設(shè)與現(xiàn)代社會發(fā)展需求之間相適應，提高制度創(chuàng)新的有效性和完整性。

（二）管理手段創(chuàng)新。信息時代的到來給文書檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的手工工作方式在當前已經(jīng)很難滿足時代的需求，因此，需要從文書檔案的管理手段上進行創(chuàng)新。一方面是文書檔案的信息化管理，應認識到文書檔案管理的重要性，并在此基礎(chǔ)上提升文書檔案管理的安全性和完整性。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式積極轉(zhuǎn)換成為信息管理形式，將檔案進行編號整理，并對其進行安全設(shè)置，保證信息的安全性同時也能方便檔案信息的及時調(diào)取利用。此外，也可以利用條形碼或者二維碼等方式來進行信息的檢索和錄入，不僅能提升信息的應用性，同時也能有效提升工作的效率。

（三）管理人員素質(zhì)創(chuàng)新。管理人員是保證文書檔案管理水平上升的重要部分，因此單位一定要重視起文書檔案管理中的人員管理，并對此制定相應的管理制度。作為管理人員素質(zhì)上一定要積極地進行創(chuàng)新，不僅要有較強的專業(yè)能力，同時還要有素質(zhì)上的提升。對此，單位應定期的組織管理人員參與到工作能力測試當中去，針對測試當中的不足之處來制定相應的培訓計劃，使之能及時地得到思想上的更新和工作能力的提升，促使工作人員得到全面素質(zhì)發(fā)展。此外，單位應積極創(chuàng)新激勵制度，通過激勵的方式來徹底的改變傳統(tǒng)工作中的管理現(xiàn)狀，將文書檔案管理工作的晉升作為獎勵的主要手段，并適當?shù)亟o予相應的物質(zhì)獎勵。

（四）工作效率創(chuàng)新。工作效率的創(chuàng)新指的是在工作效率上能得到突破，真正的提升工作效率。首先，要想得到工作效率上的提升，應加大文書檔案管理的宣傳工作，并明確單位檔案管理的目的，只有有了明確的目標，工作效率才能真正的得到提升。其次，文書檔案管理工作中一定要做好工作的協(xié)調(diào)管理，要認識到工作效率的提升與各個部門之間的協(xié)調(diào)性是不能分開的，只有在思想上達到了共同的認識，在工作中才能相互指導、相互服務，從而提升工作效率。此外，工作效率提升中應重視員工的工作經(jīng)驗積累。管理人員需要根據(jù)自身的工作經(jīng)驗來找到工作中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上進行不斷地改進，這對工作效率的提升將起到重要作用。

五、結(jié)束語

對企事業(yè)單位實現(xiàn)經(jīng)營戰(zhàn)略和管理效率的不斷提高，檔案管理觀念需要不斷地更新，文書檔案工作的創(chuàng)新具有深遠影響。檔案管理手段還需要積極的探索和嘗試新辦法，才能對企事業(yè)單位的經(jīng)營成果和整體發(fā)展狀況進行全面、真實的反映。

參考文獻

［1］陳鷹.現(xiàn)代檔案管理工作的創(chuàng)新途徑分析［J］.辦公室業(yè)務，2013（07）：178-179.

［2］胡西春.文書檔案管理工作在信息社會的改革與創(chuàng)新［J］.辦公室業(yè)務，2013（10）.