加快學(xué)校檔案信息化建設(shè)提升學(xué)校檔案管理水平

文/山西省司法學(xué)校 高曉玲

加快學(xué)校檔案信息化建設(shè)提升學(xué)校檔案管理水平

文/山西省司法學(xué)校 高曉玲

眼下在這個(gè)數(shù)字化的時(shí)代，信息化管理已成必然趨勢(shì)，學(xué)校檔案建設(shè)亦是如此。隨著信息化檔案管理的推進(jìn)，暴露出的問(wèn)題也越來(lái)越多。針對(duì)這些問(wèn)題，我們應(yīng)如何分析和處理，又該拿出怎樣的改進(jìn)措施，保證檔案建設(shè)步入正軌，成為擺在學(xué)校面前的一大挑戰(zhàn)，這也正是筆者將要探討和研究的內(nèi)容。

學(xué)校檔案；信息化建設(shè)；問(wèn)題與措施

在學(xué)校發(fā)展建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理工作不可或缺。在這個(gè)數(shù)字化的時(shí)代，學(xué)校各項(xiàng)管理信息化已成必然趨勢(shì)，學(xué)校檔案建設(shè)亦是如此。如果學(xué)校檔案管理仍固守陳規(guī)，止步不前，采用傳統(tǒng)管理手段，勢(shì)必?zé)o法跟上學(xué)校建設(shè)步伐，更會(huì)阻礙學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。全面實(shí)現(xiàn)信息化檔案建設(shè)，利用計(jì)算機(jī)軟件提高檔案管理效率與水平，在當(dāng)今形勢(shì)下，已然成為學(xué)校的不二選擇。

一、學(xué)校檔案信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）重視不夠，投入不足，信息化建設(shè)較緩。學(xué)校的管理層對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，片面地認(rèn)為學(xué)校作為教書、育人的場(chǎng)所，只要做好教書育人和相應(yīng)的科研工作就足夠了，從而忽視了學(xué)校的檔案管理工作，沒有意識(shí)到檔案管理對(duì)于總結(jié)學(xué)校的教育經(jīng)驗(yàn)，積累和探索學(xué)校的教育方法，維護(hù)學(xué)校的教師和學(xué)生的合法權(quán)益和人力資源檔案等方面的重要作用，對(duì)檔案管理建設(shè)投入不足，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)遲緩。

（二）教職工檔案管理意識(shí)差，主動(dòng)上交檔案的積極性不夠。學(xué)校對(duì)檔案管理的宣傳不到位，導(dǎo)致教職員工對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案管理無(wú)足輕重，對(duì)這項(xiàng)工作沒有從思想上予以重視。另外，對(duì)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)程度不深，沒有明確信息化建設(shè)對(duì)學(xué)校檔案管理工作重要影響，出于對(duì)安全性和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，不愿把已形成的教學(xué)資料主動(dòng)上交。也是阻礙學(xué)校檔案信息化建設(shè)的因素。

（三）數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不完善。部分學(xué)校的檔案管理雖然已開始采取信息化手段，也擁有自行研發(fā)的應(yīng)用軟件，但是軟件大多只能實(shí)現(xiàn)編輯目錄、輸入人員基本資料等幾個(gè)簡(jiǎn)單功能，至于統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析資料方面則無(wú)法利用計(jì)算機(jī)操作。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建設(shè)尚有欠缺，檔案提取、查詢等功能還沒有實(shí)現(xiàn)信息化，仍需要人工管理。

（四）沒有建立網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)。以往在檔案服務(wù)方面，學(xué)校通常采取的是人工操作，不僅服務(wù)效率跟不上檔案使用者的需求，而且容易出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致檔案服務(wù)質(zhì)量下降。傳統(tǒng)人工方式的檔案服務(wù)已然無(wú)法適應(yīng)快節(jié)奏的信息時(shí)代，使用者對(duì)檔案的更新速度、內(nèi)容信息必然會(huì)提出更高的要求，學(xué)校的檔案服務(wù)如果依然采用人工操作手段，無(wú)法跟上學(xué)校信息化建設(shè)步伐，必將拖學(xué)校發(fā)展和建設(shè)的后腿。

二、實(shí)施信息化檔案管理的有效措施

（一）樹立檔案管理意識(shí)，推進(jìn)信息化建設(shè)。增強(qiáng)檔案意識(shí)是做好學(xué)校檔案工作的前提，要強(qiáng)化學(xué)校檔案管理，不能僅僅要求檔案管理專員加強(qiáng)服務(wù)，而應(yīng)當(dāng)從全員入手，要求學(xué)校的各個(gè)崗位、各個(gè)部門都通力配合，樹立全員檔案意識(shí)，協(xié)助檔案管理專員做好檔案管理工作。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員應(yīng)從思想上認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的價(jià)值，特別是對(duì)學(xué)校的整體建設(shè)及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展所產(chǎn)生的影響，成立檔案管理部門并委派專人管理，學(xué)校應(yīng)適當(dāng)予以資金支持，購(gòu)買信息化檔案建設(shè)所需的硬件設(shè)備，將檔案管理工作提到與教育教學(xué)同樣的高度上予以重視，將其納入到學(xué)校重大事件的規(guī)劃建設(shè)中，并專門制定出針對(duì)檔案管理的規(guī)章制度，為全面落實(shí)信息化檔案管理做好萬(wàn)全準(zhǔn)備。

（二）完善安全制度，提高安全防護(hù)措施。為確保檔案資料不外泄，提高檔案管理的安全性，學(xué)校應(yīng)實(shí)行信息化檔案分級(jí)制，即根據(jù)教師、學(xué)生以及各部門的具體職責(zé)來(lái)設(shè)計(jì)與之相符的應(yīng)用級(jí)別，只有達(dá)到該級(jí)別的人員與部門，才能提取該級(jí)別下的檔案資料，而且檔案的級(jí)別不同，所采取的數(shù)據(jù)管理方式以及管理制度也應(yīng)有所區(qū)別。如此這般，才能很好地保護(hù)學(xué)校檔案以及在校人員的個(gè)人信息，才能彌補(bǔ)網(wǎng)絡(luò)信息化保密性不足的漏洞。

（三）加強(qiáng)人才建設(shè)，提升檔案管理人員素質(zhì)。學(xué)校是人才培養(yǎng)基地，當(dāng)今社會(huì)需要的是高質(zhì)量綜合性人才。因此，學(xué)校除了做好基礎(chǔ)教育工作之外，還應(yīng)積極開發(fā)、研究先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，比如成立符合學(xué)校實(shí)際情況和人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，把各種教育教學(xué)資源、科研成果、專利、實(shí)踐活動(dòng)、培訓(xùn)講座等全部納入數(shù)據(jù)庫(kù)中，便于師生更有針對(duì)性地查閱信息資料。當(dāng)然，這也給檔案管理工作人員提出更高的要求，有必要的話，學(xué)校應(yīng)聘用計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的專業(yè)人才，建設(shè)一支責(zé)任心強(qiáng)、熱愛教育工作、基礎(chǔ)知識(shí)扎實(shí)的檔案管理隊(duì)伍，定期組織培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)技能，保證檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施。

（四）加快建設(shè)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，提高檔案利用率。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)必須站在檔案使用者的角度考慮，能夠提供通暢的交流環(huán)境，便于使用者及時(shí)反饋信息與建議。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的傳播結(jié)構(gòu)具有交互性與分散性特點(diǎn)，信息反饋通道更加便捷，能夠?yàn)槭褂谜咛峁┴S富的服務(wù)咨詢。學(xué)校檔案網(wǎng)站上可以開辟讀者留言、信箱、問(wèn)答、互動(dòng)等專欄，公開檔案管理平臺(tái)的E-mail，以便隨時(shí)接收到廣大師生的反饋信息。另外，還可以在網(wǎng)上成立“聊天室”，讓檔案使用者能夠?qū)崟r(shí)地交流、共享資料信息，檔案管理員也可在“聊天室”里與大家實(shí)時(shí)互動(dòng)，第一時(shí)間內(nèi)了解檔案使用者的需求與想法，避免了“閉門造車”的尷尬境況，從而不斷完善檔案管理，為師生們提供豐富、高效、高品質(zhì)的檔案服務(wù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

無(wú)論是專業(yè)知識(shí)還是科技手段，學(xué)校只有走在時(shí)代的最前沿，才能向?qū)W生傳播先進(jìn)的思想和理念，而檔案管理的全面信息化，正是緊跟時(shí)代浪潮的體現(xiàn)，不僅給廣大師生提供了方便，同時(shí)又提高了檔案管理的安全性與保密性，繼而讓檔案管理工作更好地為學(xué)校建設(shè)服務(wù)，為學(xué)校整體教育水平的提升創(chuàng)造了有利條件。

[1]李莉.如何創(chuàng)新信息化時(shí)代的學(xué)校檔案管理工作[J].現(xiàn)代交際,2016,(2):123;122.

[2]劉向陽(yáng).對(duì)學(xué)校檔案信息化建設(shè)相關(guān)問(wèn)題的探討[J].廣東科技,2013,22(3):8-9.

[3]成金萍.學(xué)校檔案的信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,(1):251.