對新形勢下自來水公司檔案管理的信息化分析

文/即墨市自來水公司 張莉

對新形勢下自來水公司檔案管理的信息化分析

文/即墨市自來水公司 張莉

檔案管理工作是企業發展中的重要組成部分。信息化時代的到來，人們對檔案管理工作的信息化越加重視。自來水公司在檔案管理的過程中同樣需要實現檔案管理的信息化，逐步提升檔案管理水平，從而推動自來水公司的快速發展。以下就主要針對自來水公司檔案管理的信息化進行了分析和研究。

自來水公司；檔案管理；信息化

自來水公司涉及的工作內容較為廣泛，且與人們的日常生活息息相關。自來水公司的檔案管理工作，不僅會直接影響到公司員工的正常工作，同時還關系到人民大眾的日常生活。實現檔案管理的信息化，是推動自來水公司快速發展的必要舉措。

一、自來水公司檔案信息化管理的重要性分析

隨著自來水公司的快速發展，涉及的業務種類也逐漸增加。自來水公司的檔案管理內容不再局限于人們使用自來水的情況，同時還包括施工圖紙、地下管網資料等，這些資料都需要進行妥善保存，是后期評定工程質量的重要參考依據。完善自來水公司的檔案管理工作程序，提高檔案管理工作的管理水平，是現代自來水公司需要集中處理的一大問題。但是在自來水公司的檔案管理工作中，有一點不容忽視，自來水公司的服務對象是千千萬萬的人民大眾，涉及的資料內容必然是十分廣泛的，如果沒有一套系統的管理體系，必然會造成管理的混亂。信息化時代的到來為檔案管理工作提供了條件，也為檔案管理工作的信息化奠定了基礎。實現檔案管理的信息化，必將推動自來水公司的快速發展，提升其服務水平和服務效率，更好地為大眾服務。

二、自來水公司檔案管理工作中存在的問題分析

自來水公司在檔案管理中出現的問題一直沒有得到妥善解決，問題的存在阻礙了自來水公司的進一步發展。

（一）檔案資料信息不全面。早期的檔案管理工作主要依賴于人工，信息獲取的不及時、不全面，在檔案管理工作中管理的內容也不全面。自來水公司本身的要求比較嚴謹，對管理的內容要求嚴格，注重對數據真實性的審核。早期檔案管理中由于一些規章制度不完善，對一些反應的問題沒有及時采取解決措施，導致問題越來越嚴重。甚至有些部門完全不重視檔案資料的搜集和整理工作，為了方便本部門的工作，在檔案記錄填寫方面盡可能的簡單，不利于后期檔案資料的核查，如此一來，容易造成原始檔案數據的丟失，造成資料的不完整。

（二）檔案管理工作的規范性不足。檔案管理工作需要有既定的原則進行約束，工作人員在管理中可以依據這個規范來開展。但是就現階段反映的情況來看，管理規范還不全面。部門領導對制定檔案管理工作規范的意識缺乏，上級領導部門對此沒有加以重視，后期在管理中導致問題頻出。

（三）檔案管理的信息化水平較低。二十一世紀是信息化的時代，人們的日常生活也都逐步進入到了信息化的時代。但是在檔案管理過程中，實現信息化管理，必須從多各不同方面加以管理。很多自來水公司的檔案管理中心依舊使用紙質檔案和手工管理的方式，在檔案搜集、建檔、存檔、保管、統計過程中難免出現人為的失誤。這也都是很難避免的。一些重要的設計圖紙、票據由于保存時間過長，沒有進行妥善的處理，導致這些資料出現老化甚至遺失的現象，由于早期并可以進行備份處理，一旦這些資料丟失，必然會造成資料的不完整。

三、實現新形勢下自來水公司檔案管理信息化的措施分析

自來水公司的檔案管理，在信息化時代的推動下，信息化管理檔案已經成為適應現階段發展的必然需求。但是在實現信息化管理的路程中，還有很多需要改進和完善的地方。

（一）工程檔案管理模塊。自來水公司涉及很多工程建設項目，包括這些項目在建設期間所有的資料都是需要作為檔案保存的重要內容。工程檔案管理模塊是一個不容忽視的部分，紙質檔案的管理過程中很容易忽視一些細小的部分。因而在推進信息化管理的進程中，需要借用信息化的平臺，按照功能的具體分類，對這些不同類別的項目具體劃分，便于多不同類別數據的收集、整理、編目、打印、移交、借閱等等，逐步完善整個檔案保存的流程，也便于后期資料的查閱。信息化管理是必然，簡化信息化流程，是推動檔案管理信息化的不竭動力。

（二）客戶檔案管理模塊。自來水公司的服務對象是大眾百姓，直接關系到人們的切身利益。自來水公司檔案管理的過程中，需要將客戶檔案管理模塊獨立出來。客戶模塊是不容忽視的，也是必須進行改進的。為了更好地滿足客戶的需求，可以在檔案管理的過程中，可以增加相應的業務咨詢、信息查詢、業務申報處理、業務投訴處理、用戶服務熱線等等模塊，切身為廣大人民的生活提供便利。針對辦理業務的所有用戶，建立對應的基本信息數據庫，根據這些數據對用戶進行管理，及時了解客戶的具體需求，便于自來水公司的后期策劃。

（三）經營管理模塊。經營管理模塊主要是為方便人們的日常使用，包括抄電表、收費、與銀行間代收水費數據之間的事項，這些都是需要保存在經營管理模塊中。人們對于這方面有任何的問題，也都可以進行查證。

綜上所述，實現自來水公司檔案管理的信息化已經成為必然。只有不斷完善檔案管理的功能，切實為百姓生活提供便利，才能更好地推進自來水公司檔案管理信息化的進程。

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