國土資源檔案管理的設計與應用探討

文/江蘇省徐州市沛縣國土資源局 馬莉

國土資源檔案管理的設計與應用探討

文/江蘇省徐州市沛縣國土資源局 馬莉

市場經濟的有序運行對國土資源的科學化管理提出了更高的要求。土地資源合理規劃和利用的必要條件是要有完善的國土資源管理體系作支撐，因此，如何通過國土資源檔案管理來提升國土資源管理機制的連貫性和有效性，是當前急需解決的首要問題。建立一個國土資源管理系統的必要性在于，不僅有利于進一步提高和規范管理工作，還有利于對國土資源的有效監控。

國土資源；檔案管理系統

目前我國的國土資源管理面臨著嚴峻的形勢，對于檔案的管理和使用任務方面也承擔者重大的責任。在使用數據庫的過程中，結合我國的國土資源檔案管理以及我國的相關具體要求，建成一個高效的管理系統。此系統應該具備的特點包括：管理權限靈活，能夠實現檔案日常管理的規范化和嚴密化，能夠自主進行類目設定和細分，具有便捷的查詢體系，并能夠適應初始技術的檔案管理系統。

一、目前檔案管理的現狀

當前社會正朝著信息化的方向發展，運用科學有效地運用信息對國土資源進行管理符合時代的發展趨勢，國土檔案管理部門繼續采用原來手動的管理模式，根本不能夠順應時代的步伐 ，而且發展的空間也會很小。隨著信息的迅猛發展，檔案不僅僅是原有意義上的檔案資料，出現了大量的電子檔案，但卻缺少檔案管理的經驗。電子檔案有著其獨特的特性，其信息和載體可進行分離，而且具有信息傳遞網絡化的特征，電子檔案具有信息量大，容易修改等鮮明的優點，所以對于國土資源檔案管理的管理也要適時地進行改變。

二、檔案管理系統的設計

（一）結構設計。一般來說，C/S結構能夠廣泛地應用到小型局域網、專網之中，該結構的優勢體現在：復雜功能實現率較高、對服務器負載參數的設定要求較低、在特定的機器硬件設施和網絡環境下，更容易實現安全性的措施。對于國土資源檔案管理系統的設計可在此基礎上進行技術的添加和修改，使其更加適合信息量較大的檔案庫，最基本的C/S結構主要包括TB級磁盤陳列，數據服務器，硬件防火墻還有管理服務器和用戶服務器。

（二）數據庫平臺設計。國土資源檔案的數據量很大，這就需要有性能好、運行效率高的大型數據庫作支撐，SQLsever數據庫的數據處理能力，能夠達到PB級，是較為合適的選擇。

（三）功能設計。1.此系統需要有靈活支配類目、字段的功能，從而才能確保整個國土資源檔案管理系統的類目和類別不僅符合國家的規定，而且擁有自己的管理特點。2.檔案管理系統的要求十分細致，必須嚴格按照檔案管理各個環節的具體流程，配備相應的專業人員對檔案管理業務的各個子模塊進行操作和處理。在業務處理的過程中要特別注意，檔案管理系統不僅要能夠對工作日志進行記錄和跟蹤，還要在信息傳輸、用戶訪問、數據打印等環節加強自動記錄，從而為后續排查工作問題奠定基礎。3.檔案管理系統后臺要增加權限管理模塊，分設管理員權限、檔案員權限以及操作員權限，不同的使用主體權限不同，從而便于各業務人員進行相應的功能操作，能夠更好地進行管理，以免出現檔案管理的分級混亂，從而提高檔案數據的安全指數。4.檔案管理系統的查詢功能要多樣化、系統化，要能夠滿足不同需求層次的差異化，如可以分別設置模糊查詢、高級查詢搜索框。另外，對于查詢條件的設計要結合實際需要而進行開發。5.檔案管理系統要加強本地備份、服務器備份的雙重設計，從而提高用戶調取信息文件的安全性和有效性。6.檔案的排他性使國土資源的檔案管理工作更具嚴肅性和謹慎性。

三、國土資源檔案管理系統的優化管理

（一）建立集中化、規范化和統一化的檔案管理體系。

國土資源檔案管理的規范化和統一化是確保檔案管理工作有效開展和實施的重要條件，在科學管理的過程中，要統一領導、規范制度、把握原則、落實責任，積極完善、健全和優化管理細則，明確崗位權責，對整個檔案管理工作的實施做到實時監督、層層把關。

（二）確立規則，及時立卷。依據國土資源檔案的實際情況，一方面，要建立相關的檔案管理實施細則，另一方面，要制定合理的檔案分類大綱，并將歸檔范圍、歸檔日期、檔號分類等信息納入到實施細則和規范之中。實施檔案管理過程中需要注意：第一，加強對歸檔資料的分類、整理；第二，對符合正規卷要求的要及時裝訂；第三，要明確國土檔案九大類別的歸檔范圍。

（三）健全檔案管理業務培訓機制。為確保國土檔案管理系統的有效實施，也要對相關人員進行培訓，使他們滿足檔案管理規范化的要求。不僅對國土檔案的內容清楚地進行了解，還能夠實事求是，具體問題具體分析，在工作中積累經驗，注意積累資料。為管理工作的規范化開展奠定基礎。

四、現實的應用

開發完成國土檔案管理系統后，柳州市榮安縣的國土資源局就立即進行裝備試驗，并充分地實現了檔案管理數據庫與地籍信息管理系統的有效銜接和融合。在其試用期間，很快就收到反饋，得到了認可，那些日常的檔案管理工作，例如，錄入，更新，修改等可通過系統直接進行，方便高效，在很大程度上優化了檔案室的管理環境，且提高了管理員的工作效率。目前，檔案管理系統所涵蓋的檔案資料多達兩萬多份，且運行狀況良好。

國土資源檔案管理是一項系統性較強、較為復雜的基礎工作，國土資源檔案管理系統的設計與應用無疑帶來許多便利之處。國土資源檔案是土地利用情況的信息匯總和記錄，因此，在土地資源的綜合利用上具有積極的、無可替代的參考作用，經濟的發展與土地的利用價值成正比，做好土地資源的檔案管理工作的重要性也就不言而喻了，國土資源檔案管理系統建立的越完善，資源的合理利用的價值越高，所以要努力建立完善檔案管理系統。

[1]雍艷.如何提高國土資源檔案管理工作質量——以達州市國土資源檔案管理為例[J].辦公室業務,2016(3).

[2]鞠曉悅.信息技術在基層國土資源檔案管理中的應用[J].檔案與建設,2013(2).