檔案信息化系統的資源組織與管理研究

陳海鷗

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檔案信息化系統的資源組織與管理研究

陳海鷗

【摘 要】對于檔案信息化系統的資源組織和管理一直是實現現代化檔案管理中的重要工作。本文主要探究了檔案信息資源的組織以及信息檔案系統的建設與管理策略。

【關鍵詞】檔案信息化 系統 資源 數字化 管理

21世紀，信息技術席卷全球，并迅速與社會生產和人類生活的各個方面進行交叉融合，在信息化時代背景下，實現檔案管理的信息化，是檔案管理發展的必然趨勢。對于檔案信息化系統的資源組織和管理一直是實現現代化檔案管理中的重要工作。本文主要探究了檔案信息資源的組織以及信息檔案系統的建設與管理策略。

一、檔案信息化系統的資源組織

（一）檔案數字化的基本原則

檔案數字化，是檔案信息化系統的資源組織形式，也是唯一的組織形式。在進行檔案數字化的操作過程中，需要把握以下三個基本原則：

安全性原則：主要包括對原有檔案元件的安全，在數字化過程中，需要對各類檔案遠近進行掃描、拆閱等，不能夠因為數字化資源操作，就對原件造成污染、破損以及毀壞。同時還需要保證原件與信息資源的一致性，盡可能地降低信息的失真情況。

規范性原則：對檔案資源的數字化組織，需要嚴格按照各方統一并且認可的規范與標準對檔案信息進行數字化轉換，要確保檔案數字化形式能夠進行有效的信息傳遞，要符合對檔案信息需求的各方主體對信息化資源的標準。

高效性原則：對于檔案資源的數字化工作，是一項工作量極大的工程，在實踐過程中，應該根據檔案管理的特點，對于數字化資源組織進行有效的工作規劃，在確保數字化過程的質量達標的情況下提升效率，應該注重整體工作的相互協作性，避免重復拖沓，降低工作效率。

（二）檔案資源的數字化處理

對于紙質檔案的數字化處理，通常是采用直接掃描的方式進行，主要利用掃描儀進行數字化處理。應該在數字化處理之前，做好充足的準備工作，在處理過程中，要根據檔案的紙張、等級、紙質材料大小選擇不同的掃描儀器，確保對紙質文件的安全無損的數字化處理。對于掃描后得到的圖像數據，應該按照規范進行命名、存儲，也可以按照常規的閱讀習慣對圖像進行一些基本的調整。

對于音頻檔案的數字化處理，就是用數字來表示音頻檔案信息，即將音頻檔案中的聲音信號進行數字化處理。目前，最常見的方法是通過脈沖編碼調制PCM來實現，數字化處理過程中，主要采用的工具為多媒體計算機、音頻制作軟件等，其基本流程：修復準備——參數調試——轉錄——質量審聽。

對于視頻檔案的數字化處理，視頻檔案數字化的硬件設備主要包括放像設備、視頻采集設備、編輯設備、存儲設備等；視頻檔案數字化的軟件設備主要包括采集軟件和編輯軟件。

二、檔案信息化系統的建設與管理

（一）檔案信息化系統建設策略

第一，要著重抓好數據庫建設，檔案信息化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。對于檔案信息化系統平臺的建設過程而言，數據庫建設是基礎也是核心，要根據檔案信息化的具體要求和目標建設處科學、不同類型的數據庫。尤其是在現階段檔案信息海量存儲的特點下，更應該做好相關檔案信息的分類工作。

第二，科學的選用建設技術路線，隨著網絡技術的不斷更新，對于檔案信息化的建設過程來說，并不一定需要利用到最新的網絡架構，其首先考量的是系統整體的安全性，與此同時，還需要考量到對檔案信息化系統使用者、適用對象的技術適應性。在建設技術路線選擇上，應該在保證整體建設的質量達標的情況下推行新技術，但不能夠單純地為了推行新技術，而不顧檔案信息化平臺的特點。

第三，統一檔案信息標準和規范，目前，檔案信息化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件管理混亂、硬件功能未能充分發揮。設定檔案信息化建設的目標、方案，必須立足于社會的檔案信息需求，制訂相應的建設規劃，建立健全的、標準的和規范的檔案業務。

（二）檔案信息化系統的管理策略

第一，加強對檔案部門人力資源的信息化技術培養，作為檔案信息化系統建設的主體，提升相關人員的信息化技術水平十分重要。一方面，檔案部門應該設立專門的檔案信息系統建設部門，主要負責檔案信息系統的建設和日常管理。另一方面，檔案管理部門應該通過持續的培訓、實踐來提升基層人員的信息技術能力。

第二，改進檔案信息化管理體制，首先，應該加快對檔案部門的信息化硬件設備的建設，應該根據實際需求，按照相關標準要求進行辦公室自動化建設，創造一個良好的檔案信息化管理的環境。其次，還要實現對檔案信息系統的集中式管理，不能夠不能各行其是、自建系統，造成信息分割和資源浪費。

三、結語

新形勢下，檔案管理已經不再是一個單獨的問題，而是一個集合了多種新技術的綜合性學科。檔案信息化管理是現代化檔案管理發展的必然趨勢，想要進一步的提升檔案信息化系統的社會應用效率，就必須要做好檔案信息化系統的建設和管理工作，繼而實現檔案工作各個環節計算機化和檔案工作現代化。

參考文獻：

［1］金更達，何嘉蓀.基于元數據的電子文件集成管理與服務研究.檔案學通訊，2015（5）：59.

［2］陳芙蓉，馬仁光.海量存儲體系在數字檔案館建設中的作用［J］.中國檔案，2015（5）：54～55.

作者單位：（承德市衛生和計劃生育委員會）