城建檔案工作中現存的問題與對策探析

文/中山市城建檔案館 劉紅健

城建檔案工作中現存的問題與對策探析

文/中山市城建檔案館 劉紅健

城建檔案記錄著城市建設的發展變化，為城市的規劃、建設和管理工作提供了重要的服務。城建檔案工作還存在著建檔不規范、接收不暢和保管不完善等問題，必須要通過認真貫徹執行相關法規和行業標準、加強軟硬件設施和專業技術隊伍的建設等手段，加強城建檔案工作。

城建檔案；現存問題；對策

城建檔案中蘊含著豐富的信息，記錄著城市建設的發展變化，為城市的規劃、建設和管理工作提供了重要的服務。做好城建檔案的接收、整理、保管和利用等一系列管理工作是城市建設中的一項不可或缺的工作，特別是在我國目前全面推行新型城鎮化建設的階段，做好城建檔案管理工作顯得尤為重要。

一、城建檔案工作的意義

（一）為城市規劃提供信息服務。城市規劃通過調控城市中的各類建筑技術指標與基本城市資源，全面規劃城市整體布局，確定基本方案，然后在后期城建之中采取具體措施。為實現城市規劃所代表的先進性，城建檔案提供了信息支持，縮短了城市規劃所消耗的時間與資源，并且提升了整體工作的效率。城市規劃在城鎮建設中非常重要，為保證城市規劃的效率，需做好規劃準備工作，了解地區特點與區域建設情況，進而開展城市規劃，而了解城市情況又離不開城建檔案信息的利用。

（二）記錄城市建設信息。城建檔案中記錄的便是城市建設信息，其中的點點滴滴都屬于最真實的記錄，是非常重要的城市信息資源，其不僅屬于人文精神所包含的一部分內容；也屬于城市建設工作的基礎，為城市后期的維護與更新等工作提供了有力依據。比如，在后期維護檢修一些建筑的設備時，往往會出現各類隱蔽線路的查找困難，這時通過從城建檔案中查閱該建筑的設計圖紙，就可以輕而易舉地解決問題。

（三）為城市管理工作帶來便利。伴隨著新型城鎮化建設的腳步加快，現代城市的各類管線林立，埋在地下的各類管線縱橫交錯，不管理好會為城市帶來很多麻煩，甚至引起泄漏或爆炸等事故的發生。通過加強城建檔案中地下管線類檔案工作的管理，可以為建設單位提供工程開工前的地下管線埋設信息，也可以為相關單位進行管線檢修與維護時提供重要的信息，從而為城市管理工作帶來便利。

（四）可作為參考文獻。城建檔案信息不僅關乎于城市中的具體建筑，同時關系到城市的歷史文化與社會的方方面面。在很多的社會工作中，可以將城建檔案作為參考文獻資料，以充分開發城市歷史文化資源或者服務于社會生活。很多城建檔案館都意識到城建檔案信息的重要性，紛紛變被動為主動，加強城建檔案編研工作，通過各種途徑努力開發城建檔案信息資源，出版了很多與城市歷史文化有關的書籍與音像制品等。

二、現階段城建檔案工作存在的問題

現階段，城建檔案工作仍然存在不足，筆者認為主要因為現階段我國針對城建檔案工作認識存在不足，導致我國在該領域的發展比較緩慢，而且投入力量較少，相對專業管理人員培訓機制不足，使得很多城建檔案工作無法由專業技術人員完成，從而導致城建檔案各環節的工作都存在一定的問題。

（一）建檔不規范。一些建設工程單位在實際工作中，對城建檔案工作不重視，為減少開銷，節省了城建檔案整理編制環節，導致工程檔案收集不完整，甚至造假的現象出現。此種行為一方面違反了城建檔案的相關法律法規；另外一方面帶來了許多實際的隱患，例如，當某幢建筑出現質量問題時，由于該建筑的竣工檔案不完整或不真實，不但會給追查質量的原因造成很大的困難，而且不便于后期的維修。存在建檔不規范的問題，主要是因為城建檔案的法律法規執行得不夠嚴，很多城建檔案館本身因為機制的性質而不具備執法權，所以單單依靠行政的手段去約束建設單位把工程檔案管理好是一件比較難的事情。

（二）檔案接收不暢順。我國現階段在《檔案法》中明確規定移交檔案，而落實到省一級或市一級的具體單位，同樣做出了不同區域的管理方法，但是此類規定落實到實際實施中總會帶來各類問題，使得檔案接收工作仍然存在障礙。城建檔案因為利用竣工檔案驗收后才能辦理房產證的行政手段，使得建筑工程檔案的接收還算比較順利，但是在一些市政道路工程之類的項目，由于不需要通過檔案驗收這一關，其檔案就不好接收。特別是不少城市的地下管線工程檔案，因為管線權限單位的獨立自主性很強，也使得其檔案接收不暢順。

（三）檔案保管不完善。現階段城建檔案多數仍然為紙質文件，而城鎮化建設又在快速發展，房地產與市政工程等項目的大量建設，使得紙質城建檔案的數量大增，一些條件落后的城市，其城建檔案館的庫房容量已難以承受，從而導致檔案保管條件跟不上要求。再加上人手的不足，在檔案保管的安全方面也做得不夠周全。目前很多城建檔案館已開展了檔案掃描的數字化工作，甚至電子檔案的接收，這是檔案工作的大勢所趨，做得好則對檔案保管有利；做得不好則可能因為過于重視電子檔案而忽視了紙質檔案的保管。

三、針對問題的解決對策

根據上述問題，筆者認為應該從國家法規和行業標準的執行、檔案保管利用軟硬件設施的改善和城建檔案專業技術隊伍的建設這三方面著手，去加強城建檔案工作。

（一）認真貫徹執行國家法規和行業標準。要解決城建檔案建檔不規范和接收不暢順等問題，

必須要認真貫徹執行城建檔案的國家法規和行業標準，把行政和執法兩方面的手段結合起來，才能提高城建檔案的報送和接收水平。認真執行《城鄉規劃法》《建設工程質量管理條例》、建設部《城市建設檔案管理規定》《城市地下管線工程檔案管理辦法》以及《城市建設檔案著錄規范》《建設工程文件歸檔整理規范》《建設電子文件與電子檔案管理規范》等，努力爭取上級主管部門和相關單位配合，實行城建檔案的全過程管理，在建設工程開工前做好檔案移交合同的簽訂；在工程施工中把好跟蹤指導的關；在工程竣工階段把好預驗收和最終驗收的關，從而提高工程竣工檔案的移交率、規范率和完整率。

（二）不斷改善檔案保管利用的軟硬件設施和條件。一些條件和水平落后的城建檔案管理部門要提高自身的檔案意識，摸清現狀，并到先進單位去調研學習，把不足之處和改善方案向上級領導匯報，爭取上級部門的重視和大力支持，通過人、財、物等方面的投入，不斷改善城建檔案保管利用的軟硬件設施和條件。完善辦公區域的安全設施配備，落實各項安全措施，加強檔案庫房日常的“八防”管理。針對一些地區城建檔案庫房空間不夠的問題，可以考慮與當地檔案局合作，聯合爭取建設一幢檔案大樓，目前已有不少城市成功實行這種檔案集中保管和辦公的模式。另外，查檔接待室要做到衛生、整潔、安靜、有序，盡量營造一個具有檔案文化氣息的優雅又舒適的辦公環境。隨著電子檔案查閱的趨勢，在查檔室還要配備方便群眾自行操作的電腦和觸摸屏等。

（三）加強城建檔案專業技術隊伍的建設。為提升管理工作實際效果，需要吸納一批具有專業素質的工作人員。城建檔案管理工作存在較強的專業性和一定的特殊性，需要建立一支具有城鄉規劃、檔案管理、建筑工程、管線測繪、計算機應用等專業技術水平的綜合性隊伍，才能順利保證城建檔案接收、業務指導、數字化建設、地下管線檔案管理、檔案編研、保管利用等一系列工作的全面開展。城建檔案管理部門一方面要注重人才的引進，嚴把進來的關口，根據實際工作需要招聘相關的專業技術人員；另一方面要加強對現有人員的培養和培訓工作，為員工多創造學習的機會，建立鼓勵員工參加專業技術培訓教育的相應激勵機制，不斷提高城建檔案專業技術隊伍的整體素質和水平。

[1] 文冬莉.城建檔案管理中的問題及對策分析[J].辦公室業務, 2013(13):190-190.

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[3] 馬忠玲.城市規劃檔案管理現存的問題及對策探析[J].決策與信息旬刊, 2015(32):163-163.