檔案庫房管理存在的問題與對策

文/寶鈦集團股份有限公司檔案室 王曉芬

檔案庫房管理存在的問題與對策

文/寶鈦集團股份有限公司檔案室 王曉芬

本文著重闡述了企業檔案庫房管理中存在的問題，并給出相應的完善措施，以促進企業檔案庫房管理改革的順利進行，促進企業單位經濟效益及社會效益的發揮。

檔案庫房；管理問題；應對措施

檔案庫房是企業重要的組成部分，保存著與企業經營相關的檔案文件，并確保檔案信息的安全性，其重要性不言而喻。近些年來，隨著社會經濟的發展及科技水平的提高，檔案庫房管理條件及技術不斷提高，取得了一定的成績。但實際中依然存在一些問題影響檔案庫房管理工作的效率，本文中重點闡述這些問題的成因及應對措施，提高檔案庫房管理水平。

一、檔案庫房管理現狀分析

目前檔案庫房管理工作并不是很理想，其中存在著諸多的問題，這些問題的存在不但影響檔案庫房管理工作的順利進行，還會影響企業發展壯大。

（一）不重視檔案的管理工作。目前檔案庫房管理工作中普遍存在的一個嚴重問題就是對其重視度不高，這在實際中主要表現在兩個方面：一方面，檔案庫房管理人員對自身工作認識度不高，簡單地認為庫房檔案庫房管理就是對檔案進行裝訂保管等事務性工作，只要不出現檔案丟失、泄密、錯亂等情況，可以將相關資料提供給檔案使用者就可以了，工作本身沒有什么大的價值，因此工作中存在輕視心理，工作積極性不高；另一方面，檔案庫房管理工作人員及相關設備存在問題，部分工作人員專業水準較低，加上相關設備不是很完善，影響檔案信息化建設的展開，最終影響檔案庫房管理工作的效率，對檔案功能發揮產生一定的掣肘。

（二）檔案庫房管理制度不是很完善。檔案庫房管理工作順利展開的前提就是有配套的制度規范，但是結合實際情況來看，部分檔案庫房管理制度并不是很完善，在實際中制度并沒有落實下去，造成實際中出現一人多職的情況；部分單位只有檔案查閱制度，并沒有制定相應的管理規范；還有部分單位缺乏完善的監督監管機制，影響檔案庫房管理工作的實施效果。

（三）檔案庫房管理信息化程度不高。社會經濟發展促進信息化技術水平的提高，檔案庫房管理工作中正在不斷推廣及深化信息化技術水平，進而影響到檔案庫房管理效率。但結合實際情況來看，目前很多檔案庫房管理工作信息化水平不是很高，電腦很多時候僅僅用于打印檔案目錄，并沒有實現檔案庫房管理電子化，也沒有網上查詢及檢索功能。這種情況造成人力資源的浪費，加大人為錯誤出現的概率，影響檔案庫房管理的工作效率。

二、檔案庫房管理工作的強化措施

通過上文分析可以發現檔案庫房管理工作的重要性，因此有必要采取措施做好檔案庫房管理工作，這也是目前亟須解決的現實問題之一。這里筆者結合實際工作經驗分析提高檔案庫房管理的措施。

（一）提高相關領導的專業水平。社會經濟發展促進檔案庫房管理模式的改革，原有的管理模式已經不能適應新的要求。作為檔案庫房管理部門的直屬及分管領導，也要根據形勢及具體要求更新檔案庫房管理知識，確保自己掌握最先進的檔案庫房管理理念，保證檔案庫房管理工作的順利進行。結合事業單位的實際情況，可以對主管及分管領導進行相關法律、法規的培訓教育及新時期政策、檔案知識、內控制度等進行培訓，提高其檔案庫房管理專業水平，促進管理效率的提高。

（二）強化相關工作人員綜合素質。檔案庫房管理工作對相關人員有著較高的技術要求，所以應該不斷引入高技術人才，同時提高薪酬待遇；強化內部人員的培訓教育工作，提高檔案庫房管理人員的專業水平。社會經濟發展促進管理模式的改革，原有的管理模式已經不能適應新的要求。其次，要通過請進來、走出去的方法不斷地引進復合型的人才，優化檔案庫房管理的人才隊伍；此外，要善于向其他先進的單位學習和借鑒，取其精華去其糟粕，完善既有的檔案庫房管理體系。

（三）做好檔案庫房管理的信息化建設。加大信息技術的投入和使用的力度對于檔案庫房管理工作效率的提高和質量的提高都有著一定的促進作用，所以一方面要積極引進計算機輔助系統，例如DA、ERP、檔案庫房管理系統等；另一方面，要做好設備的維護和系統的更新工作；此外，要加大對檔案庫房管理人員計算機技術的培訓力度，使其能夠熟練地操作和掌握計算機技能，對于小的故障能夠自行排除。

（四）提高檔案庫房管理重視程度。想要提高檔案庫房管理工作的效率，就需要提高對其重視程度。實際中可以通過宣傳檔案庫房管理工作的價值及重要性，提高相關工作人員內心對檔案庫房管理工作的重視程度及支持力度；要適當增加檔案庫房管理的資金強度，確保檔案庫房管理工作中可以適當引進先進技術裝備，提高方案管理工作效率；除此之外，還需要做好制度及獎懲機制的建設，讓檔案庫房管理工作可以有法可依，提高工作人員工作熱情及積極性，最終穩步提高管理工作的績效。

三、結束語

隨著市場經濟體制改革的深入以及經濟水平的提升，檔案庫房管理具有新的發展特點。但在任何情況下做好檔案庫房的管理都是很有必要的。為確保復雜環境中發揮檔案庫房管理的作用，就需要及時調整管理策略。

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