關于行政事業單位財務檔案管理的探討

文/撫松縣人力資源和社會保障局小額貸款擔保中心 鄧楊

關于行政事業單位財務檔案管理的探討

文/撫松縣人力資源和社會保障局小額貸款擔保中心 鄧楊

本文針對行政事業單位財務檔案管理進行了探討，以期為進一步提高行政事業單位財務檔案管理水平提供有益參考。

行政事業單位；財務檔案管理；對策

行政事業單位財務檔案是單位財務活動的真實記錄，做好財務檔案管理工作，對提高行政事業單位財務管理水平、規范行政事業單位財務活動、充分發揮行政事業單位的管理與服務職能，都具有積極的客觀作用。但在實際工作中，仍然存在部分行政事業單位不重視財務檔案管理工作的現象，成為亟須解決的問題之一。

一、行政事業單位財務檔案管理的重要作用

做好行政事業單位財務檔案管理是法律法規明確規定的工作，我國《會計法》《會計基礎工作規范》《會計檔案管理辦法》等都對財務檔案管理作出了明確的規定，也凸顯出財務檔案管理的重要性。

對于行政事業單位而言，做好財務檔案管理，一是有利于真實反映各單位的財務活動，從而使行政事業單位能夠充分利用財務信息，開展經濟決策、制定管理制度、監督檢查、考核審查等工作。可以說，財務檔案管理工作是行政事業單位管理工作的重要組成，對單位的工作開展起到重要的參考作用。二是有利于提高財務工作效率。近些年來，隨著經濟社會建設水平不斷提高，國家在各領域投入的建設資金和專項資金規模越來越大，隨之而來的是資金使用、管理、監督等工作日益繁雜。做好財務檔案管理工作，有利于客觀反映各單位資金使用情況和使用效率，及時發現存在的問題并擬定解決措施。三是有利于防止經費挪用等違規現象。在近年來的審計工作中，尤其是針對特殊行業和基層單位的審計中，財政撥款、專項經費等被挪用、亂用、擠占等現象時有發生。做好財務檔案管理，有利于進一步防止經費挪用等現象的發生，避免財政資源的浪費。

二、 行政事業單位財務檔案管理存在的問題

目前，行政事業單位財務檔案管理存在的主要問題有以下幾個方面：一是對財務檔案管理的重要性認識不夠。部分行政事業單位從領導到財務人員對資金管理、財務核算等工作都很重視，但不夠重視財務檔案管理，對財務檔案的各個環節往往忽視，造成財務檔案管理乏力。二是對財務檔案管理制度執行不力。受單位領導和財務人員意識觀念的影響，雖然單位制定了財務檔案管理制度，但有的單位不執行或執行不嚴格，檔案管理崗位職責不清晰、程序不嚴密，導致財務檔案管理存在漏洞。三是財務檔案管理不規范。有的單位對財務檔案管理場所和設施建設投入不足，導致財務檔案管理設施難以滿足要求。有的單位在財務檔案閱卷、歸檔、利用等方面的工作不規范，導致財務檔案內容不全、手續不齊全、程序不規范，造成財務檔案損毀、難以利用等問題。四是財務檔案管理人員素質有待提高。有的行政事業單位的檔案管理人員是由各科室工作人員兼任的，缺少檔案管理的專業精神和專業素質，造成財務檔案管理混亂，甚至出現財務信息泄漏等問題。

三、加強行政事業單位財務檔案管理的對策

（一）強化財務檔案管理意識。要想從源頭上加強財務檔案管理，首要的就是提高行政事業單位領導和相關人員對財務檔案管理重要性的認識，加大對相關法律法規和規章制度的宣傳與培訓，真正把財務檔案管理納入到重要工作日程。

（二）提高工作人員的專業素質。財政主管部門和各行政事業單位要加大財務人員及檔案管理人員的技能培訓，強化相關工作人員的財務檔案管理知識、檔案管理實務掌握水平，提高工作人員的服務意識。做好在崗人員的職業技能繼續教育工作，進一步提高財務檔案管理人員的管理水平。同時，各行政事業單位應協調檔案管理機關，加強對財務檔案管理人員的業務指導，促使財務檔案管理工作進入規范化、現代化軌道。

（三）健全財務檔案管理制度。行政事業單位應根據《會計法》《檔案法》《會計檔案管理辦法》等法律法規的規定，結合本單位實際，制定完善的財務檔案管理制度，明確檔案管理人員的崗位職責，理順財務檔案管理流程，從而保證財務檔案管理的規范及財務信息的安全。財務檔案管理制度要對財務檔案的歸檔、保管、查閱、保密、利用等環節作出明確規定，并由財務部門與檔案管理部門共同執行。

（四）加大財務檔案管理的投入。一方面，要在財務檔案管理場所、設施、檔案信息化管理等方面加大經費投入，建立起規范、專業的財務檔案管理體系，安排專人對財務檔案進行管理。另一方面，要在檔案管理軟件、數據庫等方面加大投入，提高財務檔案管理信息化水平。

（五）加大對財務檔案管理的監管力度。行政事業單位內部要加大對財務檔案管理的監管力度，并形成長效機制，促使財務檔案管理水平持續提高，充分發揮財務檔案的重要價值。同時，行政事業單位應主動接受財政、審計等部門對財務檔案的業務檢查，及時整改發現的問題，從而使財務檔案管理走上規范化的道路。

[1]中華人民共和國財政部,國家檔案局.會計檔案管理辦法[Z].2015-12-11.

[2]徐桂蘭.新形勢下行政事業單位財務檔案管理探討[J].行政事業資產和財務.2013（06）.

[3]劉淑杰.如何加強財務檔案管理信息化建設的幾點思考[J].管理觀察，2010（18）.