檔案部門貫徹ISO質量體系標準之探討

文/寶鈦集團股份有限公司檔案室 周消頻

檔案部門貫徹ISO質量體系標準之探討

文/寶鈦集團股份有限公司檔案室 周消頻

本文就檔案部門貫徹ISO質量體系標準做分析研究，認為在貫徹IS09000標準的過程中，可以實現檔案管理的規范化建設，可以推動檔案管理與質量認證工作的有機結合，可以規范企事業單位質量管理目標，可以有效控制企事業單位的發展方向，從而促進企事業單位的全面發展。

檔案管理；ISO質量體系；標準體系

企事業單位檔案是指單位在日常各種活動中形成的多種形式的有保存價值的資料，涵蓋了企事業單位管理、營銷、財務、物流、庫存、人事等各個部門，其存在形式一般有文字、圖紙、表格、視頻、音頻等。鑒于檔案管理內容繁雜、涉及保密等特點。企事業單位在檔案管理方面應該按照一定的管理標準加以執行，并按此標準進行考核驗收。在組織管理方面，建立符合單位自身實際情況的檔案管理體制，配置檔案管理者，制定管理制度；在檔案保管方面，按照“七防”要求，配置存放檔案的設備設施；在檔案工作建設方面，有一整套可以執行的保管、整理、統計、鑒定等工作流程；在檔案利用方面，需要建立與各個部門的連接程序，使檔案管理專業化、規范化、科學化。

一、IS09001質量管理體系的要求

IS09001標準是國際通行的管理標準，其主要內容包括：質量管理體系要求、策劃、資源管理、產品實現、采購、測量、分析改進等，該質量管理體系貫穿生產制造、設施管理、試驗檢測、售后服務等產品質量形成的整個過程，歸根到底是一個過程控制。在這個過程控制中，伴隨著具體管理行為，必然產生大量檔案。檔案室按照IS09001質量過程控制要求，編制了《質量記錄清單》，明確了歸檔分類和責任部門，在各個部門安排有專門人員負責收集歸檔工作，例如：銷售部門的《管理評審》《顧客的服務記錄》；生產部門的《崗位操作記錄》《日巡檢記錄》；人力資源部的《職工培訓登記表》等。由各單位將收集的記錄進行初步整理，然后按期歸檔。由檔案室負責整編、提供借查閱、保管。

二、遵循IS09001標準，整合檔案與質量管理的一致性

IS09001標準要求檔案管理要與質量管理保持一致，這一點在“文件控制”與“記錄控制”等章節有明確的要求，即：文件發布前的批準、審批、更改、修訂、發放、保存廢止，必須與質量記錄的標識、貯存、檢索、保管、處置等環節保持一致。這樣做的要求是為了便于評價產品與服務質量，是為了能夠隨時跟蹤質量管理體系的運行，是為了隨時掌握控制過程。由此可見，質量管控要以質量標準保持一致，質量管控的各種記錄都屬于檔案管理范疇，反之，質量管控必須依靠檔案管理獲得支持保證。只有保持檔案管理與質量管理一致，才能發揮IS09001標準認證的重要作用。所以，企事業單位在進行IS09001標準認證的過程中，必須遵照IS09001標準，對原有檔案管理系統進行改制，加強檔案管理與質量體系的密切程度，讓檔案管理與質量體系在管理目的、管理手段、管理要求等方面保持一致，趨向同步，發揮檔案管理對資料控制的重要作用。

三、貫徹IS09001標準，促進公司檔案管理的規范化科學化

貫徹IS09000標準，加強檔案資料的控制，統一檔案生成與審批程序，統一檔案文本格式，統一檔案材料分類與標識，實現檔案材料的統一性、準確性、完整性和有效性。按照IS09001質量管理體系，依據《工業企業檔案分類試行規則》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等法規，我們檔案室結合本企業實際情況，修訂了《企業檔案分類與保管期限規則》，對檔案歸檔、形成部門、保管期限等檔案根本業務做了修訂，規范了檔案管理程序。同時，我們檔案室根據檔案“保密使用”的原則，根據不同部門實際需要，修訂并完善了檔案的歸檔、保管、移交、利用、鑒定、銷毀等制度，匯編成新的《檔案管理制度》，把檔案管理全部納入質量管理體系之中。

貫徹IS09000標準，離不開人的因素。我們檔案室首先做到全員掌握質量標準要求，然后通過培訓，讓各個部門的專門人員也掌握新的《檔案管理制度》，并建立新的《檔案管理考核細則》，對于貫徹質量標準突出人員給予獎勵，把績效考核引入檔案管理，促進實現檔案管理規范化科學化。

貫徹IS09000標準，不能死板教條地照抄。IS09001體系并沒有專門的檔案管理要素，只是在控制過程中強調了檔案管理與質量管控的同步性與統一性。因此，在貫徹IS09001標準的時候，既要考慮質量標準與檔案管理的有機結合，還要防止為了貫標而生搬硬套檔案管理規則的錯誤做法。只有這樣，才能形成檔案管理與貫徹IS09000標準的相輔相成關系，才能凸顯檔案工作的重要意義。

[1]江秀萍.探討IS09001標準在企業檔案管理中的應用[J].辦公室業務,2013(11).

[2]張照芳.ISO-9000認證與企業檔案工作[J].中州建設,2013(17).