機關事業單位檔案信息資源共享的瓶頸及建議

文/寧化縣發展新型墻體材料領導小組辦公室 范日金

機關事業單位檔案信息資源共享的瓶頸及建議

文/寧化縣發展新型墻體材料領導小組辦公室 范日金

本文簡要分析了當前我國機關事業單位檔案信息資源共享存在的瓶頸，并針對性地提出促進檔案信息資源共享的建議。

機關事業單位；檔案信息資源；共享；瓶頸；建議

一、檔案信息資源共享的內涵

檔案是內容和原始存儲載體的統一體，兩者不可分離，并具有法律憑證作用，而檔案信息并不因存儲載體的改變而改變，它可以依附于原始存儲載體或經過轉換的其他存儲載體，檔案信息資源又是檔案信息的一個重要組成部分。本文從以下幾個方面來闡述檔案信息資源的共享：首先，它是以網絡作為傳輸媒介以打破檔案信息傳輸的時空阻隔，其大大提高了檔案信息傳播效率，拓展了檔案信息傳播范圍。其次，它是以用戶為中心開發信息資源，為公眾提供一種新型的信息服務方式。再次，它是信息技術與現代科學管理體制的完美融合，沒有科學的管理，檔案信息資源的共享就可能偏離正確的發展軌道和背離我們的初衷。最后，它是最大范圍內的充分共享，而不是無限制的共享，因為它具有內向性、機密性和回溯性的特點。綜上，檔案信息資源共享的內涵：它是一種以網絡為工具，以用戶為中心，以利用為靈魂，將信息技術與現代管理體制完美融合，為公眾提供最大范圍內充分共享的信息服務的新型檔案管理模式。

二、檔案信息資源共享的瓶頸分析

（一）傳統觀念束縛。當前機關事業單位檔案部門受一些自我封閉、觀念保守、重藏輕用、本位主義等傳統思想觀念的束縛，極大地制約了檔案共享的開展，抑制了實現資源共享的自覺性和能動性，使資源共享的協調、協作缺乏實際行動。這些觀念導致在進行檔案信息化建設時，對檔案信息資源共享的意識不強，對檔案信息化建設不太重視，要么不愿意開展這項工作，要么也只是在搞一點面子工程，資源共享的動力不強，認識不足。

（二）信息技術落后。檔案信息資源共享需要運用到多種復雜技術，我國的信息技術水平同國外一些國家相比，還存在著較大的差距。我們缺少先進的信息分類檢索與導航系統及信息傳播與利用的平臺，檢索軟件落后，檔案信息分類較粗，戰略約束力不足，致使與之相關的網絡建設、理論研究、標準與規范制定、應用軟件的開發與手段應用等方面都不同程度地存在著許多亟待解決的問題。

（三）資源共享漏洞。大數據時代的到來，使檔案信息資源交流更加廣泛，隨之而來，檔案信息資源的安全漏洞問題也成為不法分子獲取相關情報及信息的途徑。一方面，過于強調安全則會阻礙信息化的進程，人們過分考慮檔案工作的政治性和機要性，檔案信息資源則會長期處于封閉狀態，不讓其傳播和被利用，是對國家利益和用戶權益的一種損害；另一方面，過于強調共享則會形成安全上的漏洞，在網絡環境下，操作系統、硬件設備特別是黑客技術給檔案信息服務的安全性和可靠性帶來了一定挑戰，是影響檔案信息服務安全的主要因素。

（四）隊伍素質偏低。長期以來，雖然各級機關事業單位檔案部門在人才管理方面作出了不懈的努力，為檔案事業的發展奠定了一定的基礎，但在我國列入統計范圍的機關事業單位檔案部門專職檔案人員中，受過正規檔案專業教育的人員或具有中高級專業技術職務的人員屈指可數，人員結構比較單一，高層專業人才偏少，人員流向不盡合理，隊伍素質整體偏低，尤其是在兼職檔案人員身上，這些現象表現得更為突出。

（五）資金動力不足。機關事業單位檔案信息資源共享是一項高投入的事業，經費不僅需要服務器、交換機、計算機、掃描儀、數據庫、應用軟件等軟硬件基礎設施建設方面的投入，也需要后期日常維持、人才培訓及軟件開發等方面的投入，而爭取大資金投入，對于一般的機關事業單位檔案部門來說仍然是“奢侈品”，沒有充足的資金就無法保障檔案信息資源共享的順利實施。

（六）法規制度缺陷。政府對檔案信息資源共享建設的有關指導大多停留在宏觀的戰略框架上，全國性的指導推動及實施力度不大，涉及具體運作方面的立法還比較薄弱，尤其是網絡環境下的檔案立法工作，檔案界大多援引我國相關的信息法律作為執法依據，并沒有專門的適應檔案信息共享發展需要的法律法規，缺乏有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究的嚴肅性和權威性。

三、促進檔案信息資源共享的建議

（一）樹立共享意識。人們觀念的轉變和更新是一項長期而艱巨的任務，相關部門要擺脫傳統觀念的桎梏，充分感受信息化給檔案事業所帶來的機遇和挑戰，要走集成與聯合的道路，打破地區之間、部門之間、人與人之間原有的藩籬，由僅僅為本單位服務向為全社會開放服務的觀念轉變，由等客上門的被動服務向分層次、立體型的主動服務的觀念轉變，由片面追求單個檔案部門的“小而全”“大而全”向尋求網絡整體和資源共享的觀念轉變。

（二）推廣技術應用。檔案信息資源的共享離不開技術應用的推廣，我們要摒棄落后技術引進先進技術，特別是多媒體技術、數據庫技術、海量存儲技術、數字通信技術、數據加密技術、智能檢索技術等現代信息技術是檔案信息資源共享實施過程中的催化劑，可大大提高共享建設的進程及效率。在技術應用的推廣過程中，我們要統一檔案信息資源的加工標準、記錄標準、傳遞標準、檢索標準和控制標準等國家標準，保證全面的兼容和規范化，避免各自為政現象。

（三）平衡共享安全。平衡檔案信息資源共享安全就是檔案信息資源的合理利用，它是相對于社會無限利用需求的一種有限控制行為，是能夠給社會帶來正效益的利用行為，并不是追求檔案利用率的最大化，而是排除掉不合理利用和無效利用后的合理利用。在現行檔案法律法規的指導下，安全為共享提供環境，共享為安全體現價值，各級機關事業單位檔案部門要以辯證的方法處理開放與保密兩者的關系，進一步完善安全防范措施，確定檔案信息資源的密級程度和開放范圍，使該保密的得到保密，該開放的及時開放。

（四）提高人員素質。機關事業單位檔案信息資源共享建設對檔案工作人員的人員結構和知識結構提出了更高的需求，不僅需要一批具有相關專業知識的技術人員保障各種專業設施的正常運行，還要充分發揮單位現有人才在檔案信息資源共享中的重要作用。通過嚴格的選人機制、培訓機制和激勵機制，使檔案人員除了熟練掌握檔案專業知識和檔案工作基本技能外，還能掌握計算機知識、網絡知識、數據管理知識及電子文件管理知識，以提高檔案人員的整體素質。

（五）多方籌措資金。機關事業單位檔案信息資源在整合與共享過程中，網絡基礎設施的建設、數字化檔案信息資源的建設、檔案標準化建設、檔案信息的安全保障以及檔案工作隊伍的建設等等，都需要大量資金的投入。在機關事業單位檔案信息資源共享的過程中，一是要大力爭取政府的支持，向他們廣泛宣傳資源共享的重要性與必要性。二是要在有限資金的投入和使用過程中，提高整合與共享的效益，以保障檔案信息資源共享建設的順利開展。

（六）完善法律法規。機關事業單位檔案信息資源共享是一項龐大的社會系統工程，創造一個良好的法制環境，是實現資源共享的重要保障。為促進我國機關事業單位檔案信息資源共享的發展，檔案界應借鑒國外及相關行業的立法經驗，并會同有關部門組織相關專家開展深入的調查研究，在打破信息壟斷、解決信息矛盾、保證信息安全、防范信息犯罪、推動知識創新、保護知識產權等方面，進一步完善相關法律法規，使檔案信息資源共享有法可依、有據可查。

四、結語

隨著共享意識的逐漸形成、技術應用的深入推廣、安全漏洞的全面平衡、隊伍素質的不斷提高、共享資金的多方籌措和法律法規的逐步完善，機關事業單位檔案信息資源的共享建設定能朝著更快、更高、更好的方向發展。