事業(yè)單位檔案管理中的保密以及有效方法

文/吉林省通化縣國土資源局 王紅靜

事業(yè)單位檔案管理中的保密以及有效方法

文/吉林省通化縣國土資源局 王紅靜

檔案是歷史的見證，無論對于個人還是集體，檔案都起著不可比擬的作用。我國事業(yè)單位檔案管理制度雖然已經(jīng)趨于完善，但由于存在檔案管理人員保密意識不夠、管理設(shè)備落后等情況，檔案保密工作仍有諸多問題。本文針對事業(yè)單位檔案保密工作中存在的問題，提出了提升工作人員保密意識、更新管理設(shè)備的解決方法。

事業(yè)單位；檔案；保密管理

我國檔案制度的建立時間較長，檔案管理制度也基本完善。公民個人的升學(xué)進修、工作就業(yè)、升職調(diào)級等都離不開檔案，所以說檔案對于個人的生存發(fā)展來說非常重要。事業(yè)單位因為所屬行業(yè)的性質(zhì)不同，其檔案除了對于個人有著不可忽視的作用外，部分單位還有涉及國家機密的情況存在。很多事業(yè)單位的檔案關(guān)系到單位的發(fā)展前途甚至國家的前途命運，如果這部分檔案失泄密就會給單位國家?guī)頍o法彌補的損失。因此事業(yè)單位檔案管理必須加強保密性，在保守國家秘密的同時，還要注重保障個人的隱私。

一、檔案管理中保密的重要性

檔案是客觀記錄歷史的原始材料，歷史重大事件（社會或個人）的真實還原。對于事業(yè)單位而言，檔案的保密工作對個人和國家都具有重大意義。

（一）從個人角度來講。檔案是伴隨個人一生的重要文件，是每個人尋找工作、晉升職稱、入黨評優(yōu)等重大事件必不可少的重要憑證。同時檔案中可能含有個人隱私，檔案雖然不是私人物品，但仍然具有高度附屬性：一個人一生只能有一份檔案，每一份檔案也只能屬于一個人。因此，檔案的保密工作涉及到個人隱私。在當今社會普遍重視隱私權(quán)的情況下，做不好檔案保密工作就會損害個人隱私權(quán)，踐踏法律尊嚴。

（二）從國家角度來講。事業(yè)單位檔案保密工作還會涉及到國家利益，影響國家安全。事業(yè)單位人員檔案具有一定特殊性，這些單位職員的檔案中可能會涉及國家重大事件或重大政策，檔案中的這些信息一旦泄露，將會對國家的利益和社會的穩(wěn)定產(chǎn)生極大影響。

二、事業(yè)單位檔案保密工作現(xiàn)狀

雖然事業(yè)單位檔案管理制度已經(jīng)基本完善，人們對檔案也越來越重視，但就檔案保密工作來講，目前還存在著一些問題。

（一）檔案管理人員保密意識不夠。很多檔案管理人員認為人事部門檔案記錄的基本都是職員的人生履歷，保密性要求不高。這種片面性的認識導(dǎo)致許多人事部門存在檔案隨意放置、讓外人隨便進入檔案室的情況。這種現(xiàn)象極易泄露檔案機密，被不法分子利用，竊取個人隱私或國家機密，給個人和國家?guī)順O大的損失。究其根源就是事業(yè)單位檔案管理人員對檔案保密工作的重視不夠，保密意識不高。

（二）管理設(shè)備落后。我國的檔案制度從建國初期就開始實施，很多檔案存放設(shè)備和檔案管理設(shè)備都存在著使用年限較長、破舊落后的情況。很多事業(yè)單位不重視檔案管理工作，認為沒有必要將有限的財政投入到看似沒有什么用的檔案管理部門，這就造成了目前事業(yè)單位檔案管理設(shè)備落后的現(xiàn)狀。一方面，檔案長期處于混亂落后的狀態(tài)下，檔案資料很容易受到毀損。另一方面，落后的管理設(shè)備也無法有效地保證檔案的隱私性，造成保密工作難以開展。

（三）檔案存放雜亂，查找效率低下 。事業(yè)單位工作信息量大、涉及范圍較廣、檔案分類存放工作復(fù)雜致使許多事業(yè)單位干脆將各種檔案混在一起進行存放。某些單位當有人需要調(diào)用檔案時，就讓此人在混亂的檔案堆中進行查找，這種讓非工作人員進入檔案室進行檔案查找的做法，嚴重影響了事業(yè)單位檔案管理的保密性，應(yīng)當明令禁止。

三、事業(yè)單位檔案保密管理的有效方法

（一）加強宣傳教育，提升檔案管理人員保密意識。應(yīng)當組織開展保密工作學(xué)習專項活動，讓事業(yè)單位檔案工作人員認識到，檔案的保密性不僅涉及到個人的隱私，還關(guān)乎國家的利益，從思想上解決相關(guān)工作人員保密意識淺薄的問題。另外還應(yīng)建立檔案保密工作獎懲制度，對于貫徹落實好檔案保密工作的職員給予獎勵，而對于缺乏保密意識的職員應(yīng)進行批評教育。從制度和意識上雙管齊下，加強檔案管理工作的保密性，保護個人隱私，維護國家利益。

（二）更新管理設(shè)備和技術(shù)。年代久遠的檔案記錄的史實都是國家的財富，它不僅記錄著歷史，還有這極其深遠的現(xiàn)實意義，所以引進新設(shè)備，保護好這些珍貴的歷史記錄勢在必行。更新管理設(shè)備所需的費用并不高，事業(yè)單位應(yīng)當投入部分財力，將老舊的檔案管理設(shè)備替換掉。有了干凈整潔的檔案管理設(shè)備，檔案才能長時間保存，才能發(fā)揮出檔案的服務(wù)功能。同時對于保密性較高的檔案應(yīng)當采用數(shù)字化、指紋識別等現(xiàn)代技術(shù)。

（三）分類存放，電腦檢索。管理人員對待工作應(yīng)當認真負責，在工作時間應(yīng)當將檔案分類整理，把檔案按照不同文件類型、不同時間段進行分類放置。當利用者需要調(diào)閱檔案時，應(yīng)當有檔案工作人員到檔案庫房進行檢索，外人不能進入。有條件的事業(yè)單位可以建立信息化檢索，利用電腦對檔案進行檢索，減少人工檢索對檔案的損壞，也可以加強檔案的保密性。

四、結(jié)論

事業(yè)單位的檔案保密工作是個長期而又艱巨的工作，需要全體檔案管理工作人員持之以恒的努力，只有這樣，事業(yè)單位檔案管理才能實現(xiàn)的現(xiàn)代化，國家和個人的權(quán)益才能得到有效保障。