信息時代檔案保密工作的路徑解析

文/西安地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)院 張穎

信息時代檔案保密工作的路徑解析

文/西安地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)院 張穎

在當前社會中，新的技術為檔案的管理帶來了新的方法，更加便于對其進行日常管理，不過在這種管理模式下也給檔案的保密工作增加了一定的難度。本文將根據(jù)檔案保密工作所面臨的挑戰(zhàn)，深入分析檔案保密工作的管理路徑。

信息時代；檔案；保密工作

隨著計算機信息網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，使得檔案保密工作迎來了新的挑戰(zhàn)，同時也對該管理工作有著更加嚴格的要求。在計算機信息技術的廣泛應用中，做好檔案管理的保密工作，不但是促進檔案管理可持續(xù)發(fā)展的基本保障，同時也是推進教育體制改革穩(wěn)定發(fā)展的重要保證。

一、信息時代檔案保密工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）保密觀念淡薄。目前，對于檔案管理人員來說，有的人在思想上認為檔案管理與保密工作并不重要，存在一定的錯誤觀念。還有一些人認為，在當前信息時代的背景下，檔案在管理期間要進行保密，事實上是無密可保，有密難保。有許多檔案管理人員在日常工作時對檔案的保密制度了解的并不透徹，缺乏嚴重的保密意識，他們的這些觀念都會給檔案保密的管理帶來十分嚴重的后果。

（二）形式主義觀念較重。近些年，在檔案管理中，有一些領導和管理人員比較注重形式主義，他們認為只要根據(jù)國家對檔案管理的相關制度把檔案鎖在柜中，就可以避免檔案信息不對外泄露，這種想法放松了對檔案保密工作的警惕，一旦面臨新的問題和挑戰(zhàn)，他們將無法應對。

（三）保密技術落后。隨著信息技術網(wǎng)絡的不斷發(fā)展，給檔案保密工作帶來了更加嚴峻的挑戰(zhàn)。目前高科技在竊密方面上的應用，使得竊密和反竊密的斗爭更加激烈，從而增加了檔案保密工作的安全隱患。我國在檔案信息的保密技術上還比較落后，各種保密防范技術的開發(fā)和應用都沒有辦法跟上信息時代的發(fā)展，導致信息的防護功能較弱，因此，我國檔案的保密工作仍然處在不斷完善并探索的過程中。

二、信息時代檔案保密工作的管理路徑

（一）完善檔案保密管理制度。當前有許多國家企業(yè)和部門已經(jīng)不再使用紙質(zhì)檔案，而是使用電子信息檔案，所以管理好電子信息檔案是企業(yè)和各部門管理工作的重點。企業(yè)和各部門可以按照自己單位的實際狀況，與國家的法律法規(guī)相結合，建立一套有效的檔案管理制度，該制度主要包含檔案登記、傳閱、借閱、銷毀等內(nèi)容。另外，還要給涉密的檔案管理人員制定相應的獎懲制度。針對不同的檔案制定不同的審批手續(xù)。我國對于檔案管理工作的起步較晚，所以要盡可能地在管理期間發(fā)現(xiàn)問題，并解決問題，從而把檔案管理工作落到實處。對于地質(zhì)單位的檔案保密工作來說，該部門的保密工作十分復雜，面對這種嚴峻的形勢，地勘單位要做到以下兩點內(nèi)容：第一，要加大內(nèi)部的管理力度，制定相關的防范措施，提高涉密網(wǎng)絡的技術防范能力。第二，做好網(wǎng)絡的防泄密工作，實行責任負責制，“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”，保證涉密信息不連接到互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)。

（二）建立檔案查詢使用制度。檔案對于各企業(yè)各部門來說是十分重要的財富，因此具有巨大的價值。由于當前社會是信息技術網(wǎng)絡時代，所以建立檔案查詢使用制度是很有必要的。在檔案保密管理工作中，其在借閱時應當做到以下五點：第一，查詢重要的涉密檔案要得到有關領導的批準。第二，針對涉密等級較高的檔案，不能僅做簡單的拷貝保存，要制定嚴格的保密方法。第三，按照每個查閱人員的實際狀況，確定相應的查閱方式。第四，要對檔案中的重要信息進行加密。第五，針對不同的檔案管理人員要制定不同的權限，每一位檔案管理人員在操作檔案時都要有詳細記錄，檔案管理系統(tǒng)所使用的網(wǎng)絡要與外網(wǎng)分開。

（三）要保管好電子信息檔案。對于電子信息檔案來說，除了要按照有關規(guī)定對紙質(zhì)檔案進行保管，還要加強對磁盤、光盤等進行管理，為了避免磁盤或者光盤有劃痕的跡象，應將其收納到盒中進行保管，防止強大的磁場和熱源給磁盤或者光盤帶來損壞。與此同時，還要按照國家對信息安全的有關規(guī)定，對部門的信息進行分類管理，從而全面提高防護技術水平。在保管上，可以按照電子文件的相關保密要求，運用身份辨認方式，確保數(shù)據(jù)內(nèi)容的安全，除此之外，還可以運用復制并保存數(shù)據(jù)信息等措施，避免磁盤損壞而丟失信息，從而構建比較完善的電子檔案防治系統(tǒng)。

（四）加強對檔案管理人員的培訓。對于地質(zhì)單位的工作來說，由于他們長期在室外作業(yè)，這就會導致單位中的保密工作小組很難做到實時監(jiān)管。所以加強對檔案管理人員的培訓，并增強他們的檔案保密觀念是十分重要的。目前我國的檔案管理工作和以往相比已經(jīng)有了根本性的轉變，以往的方法很難與當前時代的發(fā)展相適應，因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)十分重要，企業(yè)及各職能部門要定期對檔案管理人員進行培訓，讓他們掌握最新的法律法規(guī)。

三、結語

隨著檔案管理的網(wǎng)絡化和智能化，使得檔案保密工作開始面臨各種新的挑戰(zhàn)，因此需要檔案管理人員轉變觀念、不斷創(chuàng)新，做好信息化檔案的保密工作，從而使檔案管理中的保密工作能夠提到一個更高水平。

[1]劉正平.探究如何做好檔案管理中的保密工作[J].神州,2013（16）:279.

[2]邱麗艷.如何做好檔案管理中的保密工作[J].黑龍江檔案,2013（04）:108.