秘書學專業(yè)學生成為準秘書前的功課準備

文/河北農業(yè)大學 高旺

秘書學專業(yè)學生成為準秘書前的功課準備

文/河北農業(yè)大學 高旺

隨著2011年秘書學本科定位以后，秘書學學科地位迅速得到提升，將進一步推動我國秘書工作朝著專業(yè)化和標準化趨勢發(fā)展。為了在畢業(yè)后及時準確定位自己的準秘書角色，秘書學專業(yè)學生在大學期間需要不斷積累與沉淀，全面提高自己的專業(yè)能力和綜合素質。

秘書學； 學生 ；功課

大學期間，秘書學專業(yè)學生在成為準秘書前應從哪些方面做功課準備呢？我們先來深刻理解“秘書”一詞的含義，即是指身處領導機構或領導者身邊，以處理信息和綜合服務的方式輔助領導者實施管理的工作人員。細細品味“秘書”的定義，可以發(fā)現(xiàn)秘書工作的形式——三辦一謀，即辦文、辦會、辦事，當參謀。而一位優(yōu)秀的準秘書集“三手一身”，即：辦文高手、辦會能手和辦事巧手。秘書學專業(yè)學生應當從這四點入手做好功課，為其日后工作打下堅實基礎，迅速轉換自己的角色，順利進入秘書工作崗位。

一、功課一：辦文高手的積淀

辦文主要是指各種文件的撰寫以及收發(fā)文件及后續(xù)處理工作。針對辦文工作具有它獨立的一套工作系統(tǒng)，包括明確的行文規(guī)則、詳細的公文擬制、嚴格的公文辦理等內容。秘書學專業(yè)學生在大學期間重點應培養(yǎng)自己獨立的寫作能力，可以從以下幾方面入手準備。

（一）學好教材。縱觀全國開設秘書學專業(yè)本科的學校在課程設置上都有共同的課程，比如《應用文寫作》《文書學》《基礎寫作》等等。學生要認真上好這些相關寫作課。重點把握《應用文寫作》這一門課，它不僅對今后秘書辦文工作有重要的作用，而且在其他方面也有重要的意義，例如可以指導畢業(yè)論文的寫作，公務員招考中的申論部分等等。掌握好這門寫作課程，可以使我們具有專業(yè)優(yōu)勢，提前掌握辦文的核心內容，入職后快速適應辦公工作。

（二）多讀書。讀書有助于知識的積累和經驗的豐富。秘書學專業(yè)學生應當利用大學這一黃金時期去閱讀大量的書籍。在此推薦幾類書籍：首先是專業(yè)書籍，要想成為秘書工作領域的行家，就要擁有專業(yè)書籍。可以充分利用本校圖書館借閱秘書學專業(yè)的書籍，全面了解本專業(yè)的發(fā)展狀況。其次是經典著作，那些經過時間篩選出來的經典著作是最富有財富的好書。經典書不但能讓我們重溫遠去的時代，還能讓我們審視當下的時代。多讀經典著作可以克服我們眼界的狹窄，還可以培養(yǎng)我們的閱讀品味和鑒別能力。最后是文學作品，優(yōu)秀的文學作品蘊含真善美，通過閱讀文學作品可以提高我們的審美能力和文學修養(yǎng)。

二、功課之二：辦會能手的奠基

會議是各級各類社會組織實施管理的重要手段，一般情況下，會議大都由秘書部門參加籌備。辦會是秘書專項業(yè)務工作，通常情況下秘書把“辦會”稱為“做會”。會議辦得是否成功很大程度上取決于秘書對會議的周密計劃和組織落實。秘書學專業(yè)學生要想在入職前成為辦會能手，在大學期間應做好兩方面的功課。

（一）掌握會議理論知識。“辦會”是秘書日常工作之一，針對“辦會”相關知識秘書學專業(yè)開設的《秘書實務》和《秘書學導論》等一些專業(yè)課，其中包含“辦會”的一些理論知識，學生要認真掌握。總體來講，“辦會”主要抓住三個要點，會前周密設計方案，認真負責地做好準備工作；會中特別要注重細節(jié)，嚴密確保各項活動進行，熱情周到做好服務工作；會后妥善處理一切有關事宜。特別強調要重點熟記四個條件：人的條件、物的條件、事的條件和文的條件。

（二）模擬實訓。辦會不同于辦文，辦文是細水長流的工作，需要一點一點積累，而辦會需要從實戰(zhàn)中強化。如果只掌握辦會的理論知識，不去實踐應用，直至畢業(yè)參加工作也會一團亂麻。秘書學專業(yè)學生要經常模擬實訓辦會，可以依托學校學生社團和本院等平臺，積極主動去爭取承辦整個活動或會議的機會，從中積累辦會經驗。同時充分利用好教學實習，在實習期間主動參與本實習單位舉辦的會議工作中去，這樣會加深印象。

三、功課之三：辦事巧手的修煉

怎樣把辦事辦明白和辦漂亮，秘書需要潛心鉆研，下一番苦功夫，重點是積累處事技巧，才能在辦事時游刃有余。秘書學專業(yè)學生先重點慢慢培養(yǎng)自己的辦事能力。

（一）端正對事的態(tài)度。秘書工作的事情會很繁瑣，秘書學專業(yè)學生要提前做好心理準備，在大學期間需要端正遇事的態(tài)度。面對小事不能小看，要更加注重，耐心處理好；遇事不能拖延，現(xiàn)在網上很流行一個詞“拖延癥”，其實詮釋了當下某些人遇事拖拉，遲遲不行動，一直處于被動地位。學生要培養(yǎng)主動意識，遇事立刻解決掉；碰到難事不能選擇逃避，逃避只會讓事更加難，不如直面難事，需找突破口，全面擊破。

（二）高效管理時間。秘書如果要想把事情辦得漂亮，重要一個前提是他（她）時間管理的高效。大學期間要充分學會高效管理時間。一方面要閱讀時間管理書籍，這是間接經驗會對我們有很大幫助，并且都是成功人士經過實踐檢驗的；另一方面要獲取直接經驗，從自己的學習和生活入手，管理時間，每一個時間段去做什么提前安排好。日計日清，每天查看完成情況，不斷反思與改進。

四、結語

經濟的快速發(fā)展和科技水平的提高，使得各行各業(yè)對秘書的需求不斷擴大。對于秘書學專業(yè)學生來說，畢業(yè)后會越來越成為各行各業(yè)秘書崗位招聘的首選。因此，在經濟社會發(fā)展和國家重視秘書學學科建設的大好形勢下，秘書學專業(yè)學生要抓住這一機遇，在大學期間做好秘書學職業(yè)生涯規(guī)劃，重點提升自己各方面的能力，從而畢業(yè)后順利成為一名出色的準秘書。

[1]張躋國.秘書應讀好哪些書[J].秘書,2014(3).

[2祁炳才.談秘書素養(yǎng)及工作方法[J].秘書,2014(8).