論如何提升高校辦公室行政管理工作水平

文/重慶醫科大學 蔣雅艷

論如何提升高校辦公室行政管理工作水平

文/重慶醫科大學 蔣雅艷

本文從影響高校辦公室行政管理工作水平的主要因素出發，以高校設備處行政管理工作為例，對提升高校辦公室行政管理水平的主要措施進行了探究，希望為提升高校辦公室行政管理工作水平提供積極借鑒和建議。

高校；行政管理；辦公室管理

作為學校的一個重要職能管理部門，設備處承擔著為全校師生提供服務的重要任務。主要負責教學科研儀器設備的購置、管理和維護。設備工作既是管理工作也是服務工作，因此，高校設備處辦公室行政工作管理水平的高低對于教學、科研和社會服務等工作的順利開展和順利進行具有重要的影響。同時，隨著高校辦學規模不斷擴大以及辦學水平的提升，設備處行政管理工作也面臨著眾多挑戰。

一、高校辦公室行政管理工作形勢

（一）辦公室行政管理人員的素質高低。作為高校設備管理工作的主要責任人員，設備處行政管理人員的素質高低對于高校行政管理工作水平有著直接的影響。設備處行政管理人員工作主要包括全校招標儀器設備和低耗試劑等款項的報銷付款、儀器設備購買報告立項登記、發放標書、合同登記、文件資料整理、工作明細電子檔的建立、通知內外各種會議的安排、部門二級網站的日常運行維護工作等。無論是哪一項工作，都需要以設備處行政管理人員的素質作為基本的保證。

（二）辦公室管理辦法的實施效果。高校辦公室管理辦法作為規范行政管理人員行為以及指導辦公室行政管理工作的基本規范，對于高校辦公室行政管理工作水平具有重要的影響。招標儀器設備購買款項的財務報銷需要相關財務制度的約束和規范，標書的發放以及投標保證金的辦理也需要相關招標要求的指導，會議通知以及信息傳遞也需要相關的規范加以指引。無論是哪一項辦公室行政管理工作，管理辦法的實施都是十分必要的。

二、提升高校辦公室行政管理水平的主要措施

（一）提升設備管理水平。設備管理的重點在于建立一體化的設備管理制度和體系，并結合具體的行政工作實踐經驗采取相應的設備管理方法，主要可以從以下幾個方面做起：第一，規范設備采購程序。首先，辦公室行政管理人員要擬定詳細的設備采購方案，即對設備種類、質量、數量及相關性能要求制定具體的決策目標。在決策完成后，需要深入采購現場進行實地了解和考察，對是否進行設備采購作出有關決策。第二，加強設備管理制度建設。加強設備管理制度建設是辦公室設備管理工作的核心，直接關乎設備效益的發揮和辦公室設施的完善性建設，按照行政管理工作要求，提供有關辦公設備，提高辦公設備的使用效益；對設備進行維護和保存，防止設備老化而降低設備內在的經濟效益。第三，完善設備維護、報廢制度建設。要充分考慮設備的用料特點，選擇適宜的保存環境，避免外界環境的影響而使得設備出現故障。設備的成本不僅包括采購成本等顯性成本，還包括設備的維護、保存及報廢環節所消耗的費用等隱性成本，避免不必要的維修費用和維修資源浪費。

（二）加強辦公室規章制度建設。目前關于高校辦公室行政管理的各項規章制度的健全是提升高校辦公室行政管理工作的基本舉措。辦公室行政管理工作的各項規章制度要涵蓋辦公室行政管理的各個方面，同時要兼顧各方面的利益，強化辦公室行政管理工作人員的制度意識、規范意識以及服務意識，落實各個行政管理人員的工作權限以及工作責任，明確劃分各個行政管理人員的工作范圍，將規章制度的實施和行政管理日常工作的開展相聯系。再次，辦公室行政管理各項規章制度的建立要將激發行政管理人員的工作熱情相聯系，例如績效考核制度、福利制度等都是可以激發行政管理人員工作積極性的，在規章制度的實施過程中，要重點關注管理實施的辦法和強度。通過規章制度建設，高校設備處將大大提高管理水平和保障能力。同時要集中精力建設服務型職能部門，不斷創新服務理念，改進服務方式，履行服務職能，提高服務質量，為學校建設成為學科優勢突出、辦學特色鮮明、國際化、開放型的高水平醫科大學，提供全面的儀器設備技術支撐平臺及隊伍保障。

（三）轉變管理理念，強化辦公室行政管理人員的素養。

首先，要建立考核制度，對辦公室行政人員的工作進行定期考核和評價。其次，行政管理人員要加強基礎設備管理能力的訓練和強化。例如，在開展財務報銷付款工作時，要注意對各個款項進行分類；在信息報送環節，要注意對信息的時效性以及價值性進行把握。在儀器設備購買過程中，首先要規范采購程序，對采購人員以及采購單位進行審核和考察，對采購過程進行監督和控制，以上這些都是辦公室行政管理人員需要在日常工作中進行重點關注的方面。在對重要行政文件進行起草時，要為領導提供決策支持，做好請示、通告、公告等方面的信息傳遞工作。再次，辦公室行政管理人員要秉承積極學習的態度，學習借鑒優秀的行政管理理念和方法，不斷更新自身的知識，提升自身的業務水平和行政管理專業素養。

三、結語

綜上所述，為了響應高校改革的要求，要從健全高校設備處行政管理各項規章制度、轉變管理理念、提升行政管理人員業務素養等方面切實提升高校辦公室行政管理工作水平，促進高校的發展。

[1]于喜海,馬博.樹立大局意識,增強責任意識,強化服務意識,全面提升高校辦公室行政工作水平[J].辦公室業務,2016(01):146-148.

[2]倪樂一.提升高校辦公室管理工作成效的路徑探索[J].產業與科技論壇,2015(07):220-221.