淺析現(xiàn)代檔案整理存在的問(wèn)題及改進(jìn)建議

文/后宰門社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心 湯嚴(yán)

淺析現(xiàn)代檔案整理存在的問(wèn)題及改進(jìn)建議

文/后宰門社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心 湯嚴(yán)

現(xiàn)代信息化的大力發(fā)展，很好地促進(jìn)了檔案整理效率和質(zhì)量提升，為社會(huì)發(fā)展和政府決策提供了很好的信息資源，所以我們必須重視檔案管理工作，其中檔案整整工作由于工作量大和枯燥，使得整理問(wèn)題很多，因此必須針對(duì)現(xiàn)代檔案整理探討更好的解決方案和改進(jìn)方法。

現(xiàn)代檔案；檔案整理；問(wèn)題；改進(jìn)

一、檔案整理工作現(xiàn)存的問(wèn)題

（一）檔案整理的意識(shí)薄弱。在政府部門和企業(yè)中，檔案整理工作是最起眼也不受重視的工作，它是所有日常工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，所以導(dǎo)致檔案整理工作不被人們重視，工作成績(jī)自然不會(huì)很好。有部分人錯(cuò)誤地以為檔案整理沒(méi)有什么技術(shù)含量，只是單一的體力勞動(dòng)，不需要過(guò)多的投入人力和物力進(jìn)行管理，這種不科學(xué)的認(rèn)知使得檔案整理的重要性沒(méi)有被領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)，甚至還有些人對(duì)檔案整理工作存有抵觸心理，認(rèn)為這個(gè)工作意義不大，勞民傷財(cái)，這些都促使檔案整理工作推進(jìn)困難。

（二）檔案整理缺乏方法。由于檔案整理工作者自身缺乏正確和科學(xué)的整理方法，使得他們質(zhì)疑檔案整理工作的重要性。領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案整理就是一般工作，不需要進(jìn)行專門管理，一般都是安排一兩個(gè)人看管，再加上目前大部分企業(yè)的檔案整理方法依然沿襲傳統(tǒng)的整理辦法，都按照之前的老思想老辦法進(jìn)行整理，得檔案整理工作不能與現(xiàn)代社會(huì)信息快速發(fā)展步伐一致，出現(xiàn)了格格不入的落后情形，傳統(tǒng)的檔案整理工作缺少信息化和數(shù)字化的管理，在高效的專業(yè)整理方面更是缺少方法。

（三）檔案整理缺乏規(guī)范流程。科學(xué)的檔案整理工作必須有科學(xué)的工作流程和操作手冊(cè)來(lái)輔助，但是目前大多企業(yè)的檔案整理缺乏這些工作流程和操作手冊(cè)，都是以人工的方式進(jìn)行隨意性整理，不能體現(xiàn)檔案整理中的制度與規(guī)范性，使得檔案的實(shí)用價(jià)值大打折扣。

（四）傳統(tǒng)檔案整理技術(shù)有局限性。從目前的檔案整理開展工作來(lái)看，未來(lái)的發(fā)展方向是以檔案信息管理為主的，其實(shí)也是我們檔案整理工作的重點(diǎn)。目前檔案整理主要還是以紙質(zhì)檔案為主，傳統(tǒng)的整理方法都是通過(guò)時(shí)間進(jìn)行檔案資料排序與排放，然后通過(guò)記錄體現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系的傳統(tǒng)做法。這種傳統(tǒng)的做法暴露出越來(lái)越多的弊端，再加上大量的電子文檔，使得目前的檔案整理遇到很大阻礙，傳統(tǒng)的檔案整理方法已經(jīng)不能適用于當(dāng)前的檔案整理需求，以電子檔案為例，其本身是存儲(chǔ)在電腦中的，其排列順序和位置都是由電腦通過(guò)一定邏輯自動(dòng)生成的，這使檔案整理人員無(wú)法記錄該類電子檔案，所以傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)局限了檔案整理工作的順利開展。

二、現(xiàn)代檔案整理工作的改進(jìn)建議

從以上分析看到，傳統(tǒng)的檔案整理技術(shù)已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前信息管理的步伐，尤其是面對(duì)電子檔案文件時(shí)，工作者完全沒(méi)有下手整理的方法，所以說(shuō)傳統(tǒng)的檔案整理技術(shù)必須要進(jìn)行改進(jìn)了，在此之前要求工作人員必須先掌握先進(jìn)技術(shù)，會(huì)利用這些科學(xué)載體去開展檔案整理工作。

（一）全面認(rèn)識(shí)和理解檔案整理工作的內(nèi)容和性質(zhì)。在整理工作進(jìn)行前應(yīng)首先明確需要整理的檔案和資料對(duì)象，然后對(duì)缺少的資料進(jìn)行記錄，所以必須使檔案整理工作人員的數(shù)量和質(zhì)量達(dá)到工作需求：

首先，這些工作人員的年齡結(jié)構(gòu)要科學(xué)，需要合理搭配經(jīng)驗(yàn)豐富的老工作人員和無(wú)經(jīng)驗(yàn)但掌握新事物較快的年輕工作人員比例，例如雖然有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)的老人，在接受專業(yè)技能培訓(xùn)時(shí)的效果往往不如年輕人，而新參加檔案整理工作的人員雖然工作經(jīng)驗(yàn)少，但是他們年輕可以快速接收新技術(shù)和新理念，所以在工作人員安排上，應(yīng)合理搭配這些人員來(lái)進(jìn)行檔案整理荼，必定能事倍功半。

其次，要求檔案整理的工作人員本身有一定的專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)還要保證專業(yè)的檔案整理工作人員的數(shù)量和質(zhì)量，如果人員數(shù)量和質(zhì)量達(dá)不到工作要求，就不能高效地完成檔案整理工作。

最后，提高檔案整理工作人員的工作意識(shí)，使他們端正檔案整理的工作態(tài)度。同時(shí)還應(yīng)選擇科學(xué)的整理技術(shù)，改進(jìn)目前使用的傳統(tǒng)檔案整理方法，例如可以多加以利用目前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等。

（二）強(qiáng)化檔案整理人員的知識(shí)技能培訓(xùn)。為了提高檔案的整理效率，必須先強(qiáng)化員工檔案整理的技能培訓(xùn)，使他們?cè)诠ぷ髦心芤愿涌茖W(xué)和先進(jìn)的方法去提高效率。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的前提，應(yīng)該是配備先進(jìn)的工作設(shè)備,通過(guò)信息系統(tǒng)和查詢網(wǎng)絡(luò)等高科技設(shè)備投入，來(lái)提高員工檔案整理效率有效果，要求員工能熟練使用這些設(shè)備和系統(tǒng)。這樣才能促進(jìn)案整理新技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用效率，而且有助于對(duì)檔案整理人員的思想與觀念進(jìn)行改革。在管理人員的結(jié)構(gòu)調(diào)整上，必須多引入年輕的新鮮血液，使檔案整理工作實(shí)現(xiàn)知識(shí)化和專業(yè)化，極大地提高檔案整理水平。

（三）檔案整理信息化。目前的信息社會(huì)使得檔案管理的未來(lái)方向也開始向信息化方向發(fā)展，建立科學(xué)的信息化檔案整理系統(tǒng)需要從以下入手：

第一，條形碼和二維碼技術(shù)的利用。目前的條形碼應(yīng)用已經(jīng)成為人們工作管理中必不可少的組成，二維碼隨著微信的普及也日漸成為信息管理的重要組成部分。我們的檔案整理工作可以有效利用條形碼和二維碼技術(shù)，通過(guò)掃描的形式快速尋找和存儲(chǔ)檔案資料，而且還利于日后的查詢。

第二，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)。目前的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù) 相當(dāng)成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業(yè)單位可通過(guò)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案整理電子化，簡(jiǎn)化日后的管理與查 。第三，加強(qiáng)檔案管理的資金投入。要完善上文所 的設(shè)備，就應(yīng)投入足夠的資金。

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