提高檔案管理水平 完善檔案管理對策

文/山東同圓設計集團有限公司 邵文寧

提高檔案管理水平 完善檔案管理對策

文/山東同圓設計集團有限公司 邵文寧

隨著社會的不斷發展，科技的不斷進步，我國各個領域均得到了很好的發展，而檔案管理工作也越來越受到重視，其更被視為提升企業競爭力的有效因素之一，雖然在信息時代下，我國檔案管理工作已經得到了很好的完善，但依然有不小的上升空間。本文簡要介紹了提高檔案管理水平的措施，并提出了行之有效的完善檔案管理的相關對策，以期能夠為檔案管理工作質量的提升提供有價值的參考。

檔案管理；水平；對策

當代社會中，任何行業若要得到長足發展，均離不開高水平的檔案管理，無論是人事檔案管理，或是財務檔案管理，均占據十分重要的地位，檔案信息量激增以及現代科技的引用，不僅為檔案管理工作帶來了新的發展契機，同時也為檔案管理人員帶來了新的挑戰，如何使檔案管理工作開展得更好，已經成為各個企業亟待解決的問題。

一、提高檔案管理水平的措施

（一）優化人才隊伍。檔案管理人員綜合素質以及工作能力是決定檔案管理工作質量的重要指標，然而縱觀我國檔案管理人員，大多數均存在素質低、能力不強的現象，甚至部分人員至今仍未意識到檔案管理工作的重要性。因此今后企業應積極對相關人員進行培訓，在培訓過程中，不僅要著重提升工作人員能力，也要強化其工作素養，同時積極引進先進理念和技術，并及時、高效的使檔案管理人員掌握該方面能力及理念，另外，企業也可以積極注入新鮮血液，如聘請該專業的應屆學生。

（二）注重觀念創新。創新已經成為當代社會發展的主旋律之一，檔案管理工作若要真正得到本質上的飛躍，創新是必不可少的。企業領導者應充分認識到此點，并根據企業實際情況調整檔案管理工作模式，并在此過程中將創新理念融入其中，同時鼓勵檔案管理人員參與其中，并將自身想法以報告的形式上交到相關領導手中，實現集思廣益。另外，傳統檔案管理模式已經難以適應當代社會發展要求和發展趨勢，引入信息技術至關重要，但鑒于檔案管理工作的特殊性，在引入新技術或新管理理念之前，應對自身做出深入分析，明確發展定位，才能夠開展接下來的工作。

（三）突出自身特點。如今各個行業之間均存在著激烈的競爭關系，利用檔案管理在眾多企業中脫穎而出，也成了部分企業的發展策略之一，如在開展檔案信息化建設時不盲目跟風，努力打造帶有自身特質的品牌；或在企業內部建立館藏資源庫，實現資源共享的同時將數字化技術應用其中，可以使檔案管理工作更加便捷，另外，企業也可以嘗試與政府合作，實現OA網對接等。另外，如今大型工程在各個城市中均不少見，然而以往的檔案管理模式難以在大型項目中發揮作用，因此應盡量完善此方面工作，如實現跟蹤指導，或制定搶救保護制度。

二、完善檔案管理的相關對策

（一）強化管理意識。強化管理意識應以全面角度出發，具體可以歸納為以下幾點：一、加大基礎建設，為了更好地實現檔案分類，可以適當增加檔案架，同時購置性能佳的計算機，使硬件裝置能夠得到完善；二、安裝電腦管制程序，此程序更加利于檔案信息的存儲和調用；三、組織公平感，企業中應對所有員工一視同仁，給予所有員工相同的晉升機會，在薪資待遇方面也要有公平的評定標準；四、完善相關制度，以保證檔案的完整性、實時性以及有效性。

（二）完善管理機制。所謂“沒有規矩不成方圓”，任何企業在實際運營中均需要建立管理制度，然而大多數企業中的管理制度或年久未更改，或難以在實際工作中發揮作用，對其進行完善可謂勢在必行。企業可以嘗試引進市場機制，市場機制不僅可以起到激勵作用，同時也能夠有效約束相關人員行為，并且此種機制易于實現責任制，管理人員工作中發生失誤在所難免，但若發生失誤后出現互相推諉的現象，不僅不利于今后工作開展，也不利于企業內部團結。

（三）實現檔案信息化。信息化管理在當代適合中備受青睞，尤其在檔案管理領域，但僅擁有相關設備、相關技術或人才，也難以真正實現此目標，原因在于很多企業只注重信息存儲、更新以及調用，但卻對于信息整合方面十分忽視，導致檔案庫中相關資源不充足，當真正需要使用此方面信息時才發現為時已晚，對順利開展工作而言十分不利，因此今后也要在資源整合方面做出完善，否則依然難以使檔案管理工作的質量得到提升。

三、總結

綜上所述，研究關于檔案管理方面的內容具有十分重要的意義，其在促進企業發展、優化檔案管理質量方面均能夠起到重要作用，雖然近年來我國一直在為完善此方面工作而努力，但似乎收效并不明顯，因此今后相關機構和人員應加強對此方面的研究和實施力度，使檔案管理能夠實現更大的價值。

[1]郭素萍.推進檔案管理水平、提高檔案公共服務能力[J].山西檔案,2012,(02)S1:90-91-110.

[2]楊建明.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].經營管理者,2015,(11)16:255.

[3]李淑杰,王麗輝.融知識管理于檔案信息管理提高檔案管理水平[J].科技創新導報,2013,(02)24:177.