改制后公司廠兩級檔案管理模式探析

文/廈門水務中環污水處理有限公司 朱素貞

改制后公司廠兩級檔案管理模式探析

文/廈門水務中環污水處理有限公司 朱素貞

改制后實行公司廠兩級檔案管理模式，既可以保證基層生產檔案的有效利用，又可以保證檔案的有效集中，更重要的是摸索出一條服務于生產實踐、服從于檔案管理法規又兼顧特殊行業特點的檔案管理新路。

改制； 檔案管理模式；探析

廈門水務中環污水處理有限公司是由事業單位改制而來，下屬的各個污水處理廠由原來的獨立法人事業單位轉變成了只具有獨立污水處理任務的企業，加強廠級生產檔案管理，提高生產管理水平，尤其是對“節能減排”工作的開展具有積極的促進作用，這就要求各個污水處理廠的檔案管理也應隨之發生變化。但如何變，變多少，對此，筆者談談幾點看法。

一、改制前檔案管理情況

（一）廈門污水處理廠概述。2004年12月24日廈門水務集團有限公司與中環保水務投資有限公司正式簽約，成立了廈門水務中環污水處理有限公司主要負責城市污水處理廠的運行管理和污水管網的清通維護工作。公司成立以來，運用現代企業的管理機制，堅持“求真務實、開拓進取、科學管理、達標排放”指導方針，加強廈門市污水處理的規劃和運營管理工作，促進廈門城市污水處理事業的發展，為保護廈門市的水環境起到了較好的作用。

（二）各污水處理廠檔案管理概況。在事業單位改制之前，7家污水處理廠都成立了檔案室，各自負責管理本廠的各門類檔案。各個污水處理廠的檔案管理員積極參加市檔案局舉辦的培訓班學習，在檔案局業務指導處、市政局檔案室工作人員的指導下，廈門員當污水處理廠、杏林污水處理廠、集美污水處理廠的檔案管理先后通過了省一級達標考核。海滄污水處理廠、前埔污水處理廠、同安污水處理廠、翔安污水處理廠由于建廠較晚，來不及申報達標考核，但都已成立了綜合檔案室，設有獨立的檔案保管庫房，配備專（兼）職檔案人員，管理也已規范化。

二、在新體制下對檔案管理的看法

由于7個污水處理廠分布在公司四周，交通不便，從最遠的同安污水處理廠到公司，來回一趟需要3個小時左右，如果檔案資料全都集中在公司統一管理，勢必會給各個污水處理廠檔案的利用造成許多不便，如時間緊張、人員緊張、車輛緊張、交通費用增加等，更主要的是不能及時利用，影響生產的正常運轉。

按照“節能減排”工作要求，目前進行的福建省城鎮污水處理廠運行管理標準考核工作，是對各污水處理廠的人員配置、工藝管理、水質管理、污泥管理、設備管理、安全及應急管理等指標所進行的全面分析和考核。無論生產評價指標體系如何確定，專家評估組最終都要憑借大量的檔案資料，才能對考核的廠做出客觀、全面的評價，并形成科學、準確的結論。譬如，在我廠生產工作考核期間，福建省建設廳、環保局專家調閱我廠清潔生產審核報告、生產調度記錄、污染治理設施自動在線監測的污水流量和COD濃度數據，各級環保部門對污染治理工程的日常監督性監測數據和監察報告，廠內部污染治理工程日常運行記錄、監測數據和用電記錄、污泥產生量及外運去向等大量生產檔案。因此，基層主要檔案都是生產檔案，重視生產檔案的管理，可以為廠生產工作水平考核提供比較完整、系統、真實的信息和數據。

三、改制后檔案管理情況

依據公司廠兩級檔案管理的模式，保留廠檔案室。我們把各個污水處理廠檔案室設定為公司檔案室在各個廠的分室，用于就地保存各廠生產檔案資料；把各個廠的檔案管理員設定為公司檔案管理人員派往各個廠的分管人員；公司檔案室的管理人員設定為中心管理員，成立檔案管理網絡，保證改制后各廠檔案收集、整理不會因公司的改制而使檔案的利用受到影響。廠保管相對微觀的資料，公司管理宏觀的檔案，這樣既減輕了公司檔案室的負擔，又有利于生產檔案的快捷查詢。

（一）各污水處理廠檔案員管理好各類生產檔案。生產檔案是廠在生產活動中具有保存價值的、經過整理立卷歸檔的文字、圖表、聲像等各種載體資料料。它是生產管理工作的真實記錄，是廠生產管理工作的重要組成部分，是開展“節能減排”管理工作的重要依據。它的真實性、原始性、系統性影響到生產工作的正常秩序和常規管理，也直接影響到生產工作檢查（每年省環保局、建設廳都要對各污水處理廠進行“節能減排”檢查）的效果。

七座污水處理廠全年不間斷三班倒生產，進水泵房、鼓風機房、配電室、脫水機房等部門不斷生成大量反映污水處理系統各環節運行情況的數據資料；化驗室每天對采集的水樣進行BOD5、COD、SS、PH、MLSS等十幾項指標的分析化驗，形成大量化驗報告；再加上污水處理過程中水、電等能耗數據，每天都是一大摞原始數據報告單，這些都是污水處理生產系統最直接的第一手資料，是污水處理工藝是否順暢的晴雨表，它們的重要性是不言而喻的；各級環保部門對污水處理廠的日常監督性監測數據和監察報告，污水處理廠內部日常測定的進出口水量和COD濃度數據，生產用電記錄及電力部門的收費票據、污泥產生量記錄；污水處理廠自動監測的進出口流量和COD濃度數據等生產檔案，所以原基層檔案工作繼續沿著原來的管理制度分別建立行政、財務、物資、生產、安全、環保、水質、基本建設、設備、人事等檔案。如果沒有檔案員分管各廠的檔案，就不能及時收集保管這些生產運行數據及基層的基礎檔案，也不能及時向廠里有關有人員提供查閱，檔案保管的價值也就被打了折扣。

隨著我國污水處理事業的發展，污水處理設備的引進速度顯著提高，污水處理廠在設備管理方面的主要問題是在國外進口設備的消化、吸收和使用維護方面，任何企業若沒有一套完整的設備檔案資料，那么設備管理工作將無法進行，而每個污水處理廠的設備檔案有幾百卷，只有建立健全設備的維修檔案才能更好地為污水處理廠的正常運行提供保障。設備檔案只有存放在基層檔案室，才能及時把設備維修情況補充到設備檔案中，才能及時向設備管理員或維修人員提供查閱。

生產檔案管理的目的不僅僅是簡單地局限于生產檔案的系統化、規范化與存檔化，更重要 的是通過生產檔案的管理，分析生產活動，分析生產活動的動態變化與趨勢，探討改善生產活動的有力措施，以起到服務、支持生產活動的作用。

（二）公司檔案員做好檔案信息的編研及資源開發。污水處理是廈門中環污水處理有限公司承擔的主要職責，工作性質決定了它的檔案是大量的、原始的、瑣碎的，為了保證正常生產，許多事務性的工作也較多集中于基層檔案員，這就決定了公司檔案室解放思想，更新觀念，從封閉的檔案管理機制中擺脫出來，加強各類檔案的編研工作，對檔案進行系統整理工作，提高檔案的利用價值。大膽地利用計算機和內部網，探索檔案的現代化管理。通過構建網上檔案服務平臺，把已有檔案目錄數字化建成目錄并系統為廠提供服務。所以公司檔案員負責收集和管理有利于公司高層經理做出決策的有關檔案資料，就要對有關數據進行篩選，再進行調查研究，挖掘原始檔案里深層次的無形資產，進一步提高公司檔案管理、編研、開發、利用的綜合水平，力爭使檔案工作與電腦信息處理聯系起來，建立污水處理廠的檔案管理信息系統，保證公司檔案管理合理有序，根據編研資料，提高公司高層經理的工作效率，提高污水處理廠的運行管理和控制能力。將公司的檔案管理推向更高層次，更好地為污水處理事業的現代化服務。

四、檔案分級管理產生的效益

經過多年的運行，證明分管模式是可行的，它保證了每年污水處理廠在接受上級的各類檢查中避免了檔案資料的大搬運，上級部門檢查完各污水處理廠的檔案資料后就可以馬上到現場查看所提供的檔案數據是否真實可信。7個污水處理廠近年都通過由環保部污染防治司組織的全國“節能減排”核查考核；通過環境保護部華東督查中心對廠“節能減排”的檢查考核；并連續幾年獲得福建省節能減排先進單位；也通過廈門創建國家環保模范城市在污水治理要求方面的檢查考核；每年通過上級主管部門根據《建設部關于加強城鎮污水處理廠運行監管的意見》和《關于進一步規范做好城市污水垃圾處理產業化有關問題的通知》要求進行的考核。

綜上所述，檔案管理的分級管理模式，既可以保證基層單位的生產效率，又可以保證檔案的有效集中，避免公司中心檔案室成為報表的“堆場”。更重要的是模索出一條服務于生產實踐、服從于檔案管理法規又兼顧特殊行業特點的檔案管理新路，更好地為公司各項生產服務。