文書檔案的收集整理

文/新疆農業職業技術學院 趙海麗

文書檔案的收集整理

文/新疆農業職業技術學院 趙海麗

文書檔案涉及每個單位的方方面面，與社會、民生息息相關，發揮著不可替代的作用。本文主要先闡述了文書檔案收集的重要性、特點、主要渠道和好的做法，系統解讀了文書檔案整理的要求和規范化程序和收集整理工作的幾點思考。

文書檔案；收集；整理

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理業務事務活動中產生的，對本單位工作具有利用價值的，紀錄、反映本單位主要活動和基本歷史的文件材料，對單位發揮著不可替代的作用。

一、文書檔案的收集

（一）文書檔案收集工作的重要性。檔案收集是檔案工作的起點和關鍵點，是所有工作的前提和基礎，收集工作不到位，后期的整理、編研、統計、利用無從談起。這就要求文書檔案的收集工作要堅持全面收集、齊全完整的原則。也只有做到齊全完整收集，分級集中統一管理，才能維護本單位檔案全宗。

（二）文書檔案的特點。不同于其他的門類檔案，文書檔案具有內容豐富、涉及面廣，種類多，數量大，源頭相對分散，查閱頻繁，利用率高等特點。在一定程度上，文書檔案的齊全完整收集相對其他門類檔案要更有難度。另外，網絡信息化的高速發展，無紙化辦公的普及應用，無形中對文書檔案的收集提出了新的挑戰。

（三）文書檔案收集的主要渠道。1.外單位來文。包括領導、負責同志外出參會帶回來的文件，尤其是涉及本單位的文件材料。例如上級批復，通報，決議，報告等。2.本單位內部產生的文件。包括本單位內部召開會議形成的文件材料，各類報表和統計分析等其他材料。前者例如單位大事記、黨政工團紀檢監察審計部門印發的紅頭文件，會議紀要，工代會決議，領導講話等。后者例如單位職工信息冊，黨員信息統計表，統計年報，基層報表，人事、勞資報表等發文登記簿之外的文件材料。3.其他類文件材料。例如本單位與外單位聯合簽署的協議、合同、責任書等。

（四）文書檔案收集的建議做法。1.檔案員要提高檔案收集的敏銳性，熟知檔案收集的范圍，才能做到準確全面收集。具體可以參照國家檔案局8號令、9號令以及《新疆維吾爾自治區實施《中華人民共和國檔案法》辦法》。以此為參照，更能保證收集文件材料的價值性。2.主動追蹤事件的結果和過程材料。請示報告一般單位內部產生，容易收集，而上級的批復情況往往被忽視，這就需要檔案員積極主動聯系當事人、經辦人及時移交，避免遺漏。3.主動查詢宣傳報道背后的依據和佐證材料，發掘有價值的材料。目前網絡宣傳、微信平臺宣傳，傳播速度之快，范圍之廣，可謂驚人。在收到紙質版正式文件之前，往往各路報道已經眾人皆知。這些也需要檔案員多加關注。4.積極爭取領導重視，做好檔案法制意識宣傳。檔案收集不僅僅是專兼職檔案員的事，應形成“領導重視，員工留心”的氛圍。5.將定期移交收集和及時收集相結合。一方面是每年年初做好上一年度文書檔案的移交，另一方面，對于重大事件的材料要求隨辦隨歸，辦畢歸檔。前者主要指有專兼職檔案員負責的常規性業務中產生的材料，按一定規律循環，不容易缺失遺漏的文字記錄，例如工作計劃總結、年度考核。后者主要針對突發性事件、臨時性活動中產生的材料，時間長容易遺漏缺失的記錄材料，例如大事記，信訪及處理意見，單位成立三十年慶祝活動，群眾路線、三嚴三實、兩學一做、“訪惠聚”等專題教育材料。6.加強文書形成等行政職能部門和檔案部門的溝通銜接，及時做好交流，促進文書檔案收集的齊全完整。7.以“提高服務質量，提升服務水平”為抓手，促進文件材料的收集。做好檔案利用，提供高效高質量的檔案服務，讓領導和廣大職工感受檔案工作的重要意義，從而發自內心樂意主動做好文件材料的收集和移交。8.協調處理好電子文件和紙質版文件的關系。電子版文件在提高工作效率和降低辦公成本上確實有優勢，但如果不符合電子文件歸檔與管理規范（GB/T 18894）和電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范（DA/T 38-2008）要求的必須移交紙質版文件。9.必須處理好分散形成和統一管理的關系。依據《檔案法》第五條，檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。對于將符合移交條件的重要材料據為己有，拒絕移交者，要依法追究責任。

二、文書檔案的整理

（一）文書檔案整理的要求。文書檔案整理工作必須依據《新疆維吾爾自治區《歸檔文件整理規則》實施細則》（以下統一簡稱《細則》）有序開展。這就要求文書檔案整理需要做到以下幾點。1.齊全完整，符合檔案保護要求。具體工作中遇到問題，產生疑惑時，一定要對照《細則》要求，逐條逐項解決。2.對于破損的、要修裱補救，超大幅面的頁面要折疊。例如，半簾存根尺寸不到A4幅面，最好粘貼在A4白紙張，或者拿兩張A4白紙分別做封面和封底，裝訂成多頁的一件。這樣邊角處也不容易卷起折損，更有利于保管。3.字跡模糊或者易退變的要復制。例如，人事調動一式四聯的材料，存到單位的可能是最后一聯，字跡模糊，或者藍色字跡的都不符合歸檔文件保管要求，都需要進行加重濃度復印，并與原件合為“一件”，一同保管。4.收集的文件材料中難免存在普通訂書針，曲別針、大頭針等易銹蝕的金屬物，這些不符合要求的裝訂材質會對歸檔文件造成腐蝕，整理時必須去除。文書檔案都是以件為單位歸檔，裝訂時必須使用符合要求的不銹鋼訂書針進行裝訂。

（二）文書檔案整理的程序。1.鑒定歸檔范圍。具體是指，對照國家檔案局8號令對收集的材料價值進行再判斷，是否屬于文書的歸檔范圍。經鑒定屬于文書歸檔范圍的，再鑒定歸為永久還是定期，定期的還要進一步判定是30年還是10年。與此同時，還要判定機構問題。不同的單位，機構問題劃分也不相同。事業單位一般建議采用黨群類和行政類的組織機構分類法。2.裝訂組“件”。自2003年開始，文書檔案由“卷”轉“件”，一事一“件”，一“件”可以多頁，目錄中只顯示一條條目。用不銹鋼訂書針裝訂。頁數多的不易用訂書針裝訂的“件”可以借鑒“卷”的裝訂方法，用線穿孔裝訂，也可以分兩“件”裝訂。例如會議記錄、年報、報表、名冊等。3.排列文件，確定順序，編寫件號。按事由重要程度、形成時間，結合查閱利用率進行排序。同類事由相對集中排列，相近事由的排列在一起，并且排列在前，零散的排列在后。確定排列順序后，編寫件號，也就是“室編件號”。使用一個流水號，從“1”開始連續編寫，不允許空號、跳號、重號。4.編制目錄。按照“件號”順序編寫目錄。一般應包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數等字段信息。文件屬性信息越全面詳盡越好。需要注意兩點，一是目錄件號和“室編件號”要一致；二是格式要規范，方便后期與檔案管理系統銜接，例如時間統一使用“20150203”八位半角阿拉伯數字格式不足位填零，文號中統一使用“[2015]12”半角方括號。5.最后就是入盒。按照目錄、歸檔文件、備考表的順序進行排列。其中，歸檔文件按照“小號在上，大號在下”的順序排列入盒。

三、文書檔案收集整理的幾點思考

（一）檔案員責任重大。檔案員是具體操作者，承擔著收集、整理等各項工作的重擔。歸檔文件的齊全完整性，一定程度上取決于檔案員的檔案意識和責任意識。歸檔文件質量的高低，很大程度上取決于檔案員的思想素質和業務能力。檔案員在收集，整理中都不能有絲毫馬虎。

（二）文書檔案工作的連續性。文書檔案整理工作具有系統性、連續性的特點，收集、整理環節有密切聯系。收集是整理的“第一步”和基礎，整理是對收集工作的檢查和補救完善。不能孤立二者單獨開展工作。

（三）相應的制度要健全。檔案收集整理工作主要依靠檔案員，也就是能自主、自發熱愛檔案工作，盡職盡責做好檔案工作。相應的獎懲制度也要跟上，并建立相對穩定的長效機制，形成一套完整嚴謹的工作規范和工作紀律。良好的檔案工作習慣、優秀的檔案工作行為應該和檔案一樣具有連續性，傳承性。

四、結束語

只有做好檔案的齊全完整收集，才能使充分發揮利用憑證作用。對一個單位來說，歸檔完整的文件材料才能夠如實記錄本單位某年的基本工作情況，系統真實地反映本單位的情況。

合理界定文件材料的歸檔范圍，科學鑒定檔案保存價值，準確劃分保管期限，為后期的保管統計，開發利用打下堅實的基礎，從而保證單位檔案資源建設有序開展。