試論事業單位檔案管理及其信息化建設

文/廣西壯族自治區疾病預防控制中心 梁羨篁 楊繼

試論事業單位檔案管理及其信息化建設

文/廣西壯族自治區疾病預防控制中心 梁羨篁 楊繼

檔案管理是事業單位的一項重要工作，本文分析了檔案管理工作的主要內容、涉及人員及具體工作措施，提出了加快檔案管理信息化建設及深度分析利用檔案信息等建議，以期完善檔案管理工作、充分發揮檔案價值。

事業單位；檔案管理；信息化

檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備考查的文字、圖像、聲音及其他各種形式和載體的文件。事業單位檔案與單位和每位干部職工切身利益息息相關，妥善管理好檔案，對單位的穩定和發展具有重要意義。信息化是增強檔案管理質量，提高檔案信息利用的有效途徑，是檔案管理發展的必由之路。

一、檔案管理主要內容

檔案管理是對檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的過程，是一項綜合系統工作。

（一）檔案收集。是按照有關規定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把散布在各部門和個人手中的資料，集中到單位檔案管理部門進行統一管理的過程，是檔案管理的起點。

（二）檔案整理。是將凌亂無序的檔案資料，進行分類、組合、編號、排列、建立宗卷，使檔案形成有序整體的過程，是檔案管理的關鍵措施。

（三）檔案保管。是對檔案進行系統存放和安全保護，并維護檔案的完整、安全并便于調用的過程，是檔案管理中的重要內容。

（四）檔案鑒定。是區別與判定檔案真偽、檔案價值、保管期限，按規定處理、銷毀無保存價值的或保管期滿檔案的過程，是檔案管理中的一項必要環節。

（五）檔案統計。是通過表冊和數字的形式描述和分析檔案工作的各種現象、狀態和趨勢的工作過程，是了解、認識和掌握檔案工作總體情況的重要手段。

（六）檔案利用。是查找、轉遞、分析、利用檔案信息，滿足工作需求的過程，是檔案信息資源作用實現的過程，是檔案管理的核心價值。

信息化可以貫穿檔案管理的各個流程，使得各環節銜接更加緊密，管理更加高效。

二、檔案管理涉及人員

（一）單位領導要統管。做好檔案管理工作，需要以下基本保障措施：一是要為檔案管理部門配備足夠的專業人員，并定期輪派專業人員接受培訓，建立一支高效的檔案管理隊伍；二是要足額安排好檔案管理經費，保障耗材的購買、設備的購置維護需求；三是樹立檔案管理部門權威，要求全體職工遵守檔案管理制度，積極配合檔案管理部門工作。這些保障措施的實現，均需要單位領導來統籌安排。

（二）主管部門要細管。檔案數量卷帙浩繁、內容秘不可宣、涉及方方面面，檔案管理事物瑣碎繁雜、工作責任重大、成績不易彰顯，需要主管部門嚴管、善管、細管，需要檔案管理人員多動腦、勤用手、管住嘴、平下心。

（三）全體職工要協管。檔案是單位珍貴的資料，全體職工都應認識到其重要性，嚴格遵守檔案管理制度。檔案是一個流動變化的過程，會隨著單位發展不斷增加而增長，需要全體職工不斷配合更新相關信息，全體職工均應主動按檔案管理部門要求，及時提供真實準確的信息。

三、完善檔案管理建議

（一）完善檔案管理工作制度。依據《檔案法》等法律法規和上級部門規章制度，結合本單位實際情況，制訂覆蓋檔案管理各個環節的嚴密制度并嚴格執行。做到有制可依，遵制而行，確保檔案的真實性、準確性、完整性、及時性、安全性。

（二）加快檔案信息化建設步伐。目前不少事業單位的檔案管理還是以傳統的紙質方式進行，在面對大量的檔案是，管理人員很難對大量的信息進行處理，嚴重影響工作效率。計算機和網絡技術的飛速發展，使得檔案管理信息化變成可能，信息化管理勢必大幅提升檔案管理和利用的效能。但信息化也增加了信息泄露的風險，需要在實際工作中加以監管。

（三）提高檔案信息分析利用。當前不少事業單位檔案信息分析仍停留在簡單的統計描述階段，未能充分發揮出這些信息應有的價值。在信息化、大數據時代，如何充分發揮檔案自身價值，成為檔案管理面臨的新任務，需要深入思考、挖掘、分析、利用檔案中的信息。

（四）增強檔案管理人員素質。完善制度、信息化建設、深度數據分析等任務，都要求檔案管理人員不斷學習，不斷提升自身素質：一是政治素質。要鑒定政治責任感，提高政治敏銳性，強化政治鑒別力；二是專業素質。要熟悉檔案管理相關法規制度和操作技能，熟練使用計算機及相關軟件，努力學習數據分析和利用技能；三是職業素質。要以求真務實、一絲不茍的態度開展工作，同時做好保密工作。

綜上，檔案管理是事業單位的一項重要工作，需要領導重視、主管部門主導、全體職工配合。只有完善制度，不斷提升工作人員素質，才能更好地管理好檔案。今后還需不斷檔案管理信息化建設，深度分析利用檔案信息，為單位發展發揮更大作用。

[1]楊云華.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].才智,2016(24):292-296.

[2]周曉燕,李彥.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].科技展望,2016,26(16):29-31.

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